浅谈以档案室（馆）图书馆为主导的高校资源平台信息服务工作

文·宋天苏

浅谈以档案室（馆）图书馆为主导的高校资源平台信息服务工作

文·宋天苏

档案室（馆）和图书馆是高校负责信息资源管理最重要的部门，由其主导建设统一的校内信息资源管理平台，既可以保证充分发挥信息资源的利用价值，也便于资源建设同步进行。信息服务是资源建设的关键，根据高校专业设置和特色，从工作实践中总结，探索符合高校自身发展的信息服务工作体系，推动资源建设水平提高。

高校信息资源；信息服务；参考咨询

档案室（馆）和图书馆是高校内部机构中的信息资源收集保存利用部门，信息资源的统一共享特质为促使两部门联合主导资源平台建设打下坚实基础。档案室（馆）图书馆统筹博物馆、网络信息中心和教学相关部门信息资源建设，共同推动智慧信息化校园，激活研究沉寂资源，为教师学生学习科研和其它创造性成果产生提供资料信息支持。档案信息资源不同于档案实体、档案信息，它是经过整理加工的可利用的资源，应具备可开发性、可利用性，其研究重点不包含对档案实体的开发利用，如复制、借阅等。其次，在档案信息资源与信息资源的关系方面，档案信息资源是信息资源中不可分离的一部分。[1]图书馆信息资源处于既有文献资源的集成服务模式（期刊、图书等传统信息资源种类，信息资源主要呈现为PDF 文档和自由文本形式的文献对象），又有越来越多的第三方知识服务产品日益侵蚀着学术图书馆的服务拓展空间。[2]饱有丰富信息资源的档案室（馆）和图书馆面临如何破解信息资源的开发与利用，促使信息资源建设和教学科研水平提速前进的现实应用瓶颈。

一、信息服务是高校信息资源建设的客观需要

数字化对高校档案室（馆）与图书馆工作产生深刻影响，需要从循规蹈矩文本资料收集整理查阅中，转变为文本资料数字化存储，对资源进行知识化管理，资源来源更加多样，信息利用需求快速增长等学界理论研究尚在进行，但工作实践已迫不及待，必须快速建立统一资源信息平台和高质量的信息服务。档案服务工作通过对档案进行收集、整理、编研等过程，将档案及档案相关产品提供给用户，实现档案信息共享。档案馆作为档案事业的主体，在档案文献（纸质或是电子）的组织与服务方面积累了丰富的经验，为社会服务、科研活动和学术交流提供了有力支持。[3]图书馆信息服务包含高校教师教学科研，学生专业学习、继续深造和实习创业的方方面面。

（一）教学

高校的核心业务是教学，高等教育的教学内容设置和专业特点密切相关，尤其是艺术类教学既需要基本技法的练习传授，也需要艺术历史文化的传承，在实习实践中完成对作品的雕琢。教学过程中教师学生对档案、图书和一些第三方提供的信息资源需求与日俱增。教师学生对此渴求已久。

（二）科研成果申报立项审批结题

教师科研人员申请省部校级课题过程中，需要对某个领域全面客观可靠准确的图书档案情报信息资料。高校图书馆学科馆员开展工作较好的院校，学科馆员为科研组或团队提供全部资料信息支持。科研发现也需要档案图书资料科学信息化管理后对其提供可研究观察的脉络。对教师科研人员的信息服务目前主要由学校档案室（馆）和图书馆担当。

（三）个人创作

艺术高校教师学生对个人创作一直孜孜以求。传统技艺和学校优势学科发展过程中累积的历史档案图书资料是教师学生创作思路来源，档案室（馆）图书馆对学校历史上有重要影响力的教师和学者都建有较完善的作品、著作收集以及大事活动的相关档案编研和收藏。

（四）学术和社会重大活动服务

高校越来越多承担社会服务和重大活动的任务，举办有一定影响力的艺术展览，对省内民间艺术历史梳理总结，对学生创业孵化提供支持指导。每一项重大活动方案规划及影响力资料收集归档，为重大活动提供信息资料周到的服务，确保学校重大活动收到良好效果。

（五）工作室教学

教育行政机构对高等教育要求学以致用，重视实践教学，艺术高校更要强调学生动手能力强的特点。工作室教学是学校针对实践强的学科培养学生动手能力的创新教学方式。学生可以在学院资料室，充分利用学科资料，现场展研结合，学生和教师一起进行专业学习。

（六）行政管理

教学计划的编制、人力资源管理和各部门的协调配合等行政管理过程需要关于同类重点院校乃至教育行政主管部门的综合信息资料评估，教师个人学术评定、人才引进、学生学习期间重要记录都需要档案室（馆）及图书馆提供详实的原始文本记录“凭证”和查检。为学校决策层提供信息资料情报是档案室（馆）图书馆等信息资料管理部门的职责。信息服务高校行政管理，常态化权威性作用日渐凸显。

二、信息资源存放分散阻碍信息服务工作的开展

高校信息资源存放部门多，收集管理规章制度不健全，领导层不重视，部门之间工作协调衔接机制没有建立，对新出现的信息资源收集意识不强，信息分析人员工作不主动，导致高校信息资源利用还无法发挥重要现实作用。例如艺术类高校的教学资源形式多样、丰富多彩，然而这些传统资源有着各自的特点，音乐类、舞蹈类、书法类等需要现场感悟的学科，想要将它们转化成为优质的网络信息资源是非常困难的，艺术类高校的资源信息化程度不高，这种情况造成了网络信息资源整合对象的缺失。[4]由于档案室（馆）图书馆博物馆美术馆收藏范围不甚明晰，造成一定程度的收藏跑冒滴漏现象，二级学院配有资料室，信息资源分散，没有得到集中信息大数据管理，信息分析数据基础不全面，部门之间信息没有共享，工作缺乏交流，使得信息服务工作开展阻碍重重。

三、档案室（馆）图书馆牵头建立高校信息资源平台的契机

高校信息资源平台建设应建立档案室（馆）图书馆主导，网络信息部门负责硬件设施维护，教学行政部门联合的工作机制。因为图书馆和档案室（馆）长期从事信息资源管理工作，在资源收集著录检索方面有成熟的工作经验和人员保障，在设备采购和管理运行方面可以从业务需要出发，尽可能减少重复购买或者采购但不能满足需要的行政浪费，还有助于给信息资源利用部门工作人员提供专业的信息咨询服务。档案资源建设平台包括两个板块：一是馆内档案资源建设；二是馆内外合作，主要包括档案馆与其他档案馆、图书馆、博物馆以及其他企事业单位、个人或组织通过一定的合作共建共享协议，开发特定的档案产品。这种合作往往都基于某种共同的利益而展开。[5]档案室（馆）图书馆共建信息资源平台有理论和现实基础。教师学生有特定的检索信息需求后，通过统一信息资源平台可以得到全面的信息来源，减少来回切换多个信息持有部门对信息的简单描述。高校统一信息资源检索平台建立顺应了信息资源统一共享潮流，也大大开拓了校内外信息资源的利用范围。

（一）信息资源数字化、共享理念达成共识

信息资源已不在为存储容量而发愁，大数据数字技术解决了存储数据和利用数据的障碍，传统积累下来的纸质、文本、实物等多种形式的档案图书资料都可以用数字表达，信息即为资源，信息资源利用意识逐渐增强，信息资源的开发共享潮流不可阻挡。研究者的视野范围得以快速扩大，可以快速得到研究方向的档案情报图书多种形式信息资源的多层考察，无论对于撰写理论综述，还是古今中外概念辨析，思想智慧的论述都更加趋于理性。

（二）工作机制便于主导建设

档案室（馆）和图书馆主要业务内容贴近于信息资源管理平台，主要理论基础共融共通，未来技术趋势方向一致，主导高校信息资源建设平台既有理论研究基础又有实践积累，是上佳的合适责任承担者。两馆承担信息资源建设平台任务，还需人员意识、业务和技能方面有所转变和进一步提高，意识上不再拘泥于本部门业务范围，从全校信息资源综合利用角度安排部署工作步骤，分工与合作并举，在强调条块分割时，也要工作中互为补充，齐心协力才能将信息资源管理平台框架快速完成细节极近完美。

（三）利用沉积的资源

图书馆档案室（馆）主导建立信息资源平台是促使部门发展的机遇。图书馆是高校文献信息中心，档案室（馆）是高校重要原始文件记录重大会议活动记载中心，图书馆涵盖的信息资源范围较广，档案室（馆）的信息资源“凭证”价值较高，综合利用发现挖掘信息资源中的知识价值。两馆信息资源丰富，数字化程度在近几年飞速前进，信息管理系统建立较早，信息分析工作也是最先开展。例如在档案领域，数据挖掘的对象由档案管理数据，尤其是用户信息，扩展至档案内容信息；数据挖掘的范围由档案管理系统中的信息扩展至网络信息资源；在档案管理机构的应用由传统实体档案馆到数字档案馆，其应用逐步扩展，数据挖掘的层次、深度逐步提升。由于档案领域传统的信息组织方式无法满足数据挖掘对高质量信息的需求，导致数据挖掘技术应用面临诸多问题。[6]

四、信息服务工作开展的方向

高校教师学生及其他使用信息资源者，对信息资源进行检索、复制、借阅和下载等行为时，可归纳为信息利用行为范畴。图书馆信息服务和档案信息服务是信息服务范畴内的讨论。信息服务的进阶是知识服务。从方式方法上， 信息服务依靠的是先进的信息技术与手段开展服务， 而知识服务则是依靠智慧组织服务。信息服务是以规范化的信息资源收藏和组织为标志， 信息服务是从工作对象而言， 它组织与提供的是信息或信息资源。知识服务是从工作方式而言， 是知识化的服务。[7]高校作为信息服务需求密集机构，信息服务乃至知识服务的作用不容小觑。图书馆档案馆（室）拥有本校、国内外信息资源的存储与来源，也是对外信息资源连接的纽带，资源平台的建立与高水平的信息服务工作开展直接影响学校综合实力和国内同行研究能力地位。

（一）咨询服务的重要性

信息服务的重要体现是帮助用户使用信息资源，对用户信息资源的使用行为调查统计，对资源服务反馈调整以达到满足服务要求。图书馆参考咨询服务帮助读者使用图书馆资源，对学科可进行定向课题服务。档案信息咨询服务处于“你问我答，你用我取”的被动模式，用户对档案的利用需求往往受限于档案馆现有的载体形态和馆藏资源，尚且无法得到综合性的档案信息和统计结果。[8]由于教师学生之间信息素质有一定差异，利用信息目的各有不同，论文课题科研立项要求也不尽相同，教师学生对信息服务的要求也众口难调，因此信息咨询服务是信息服务工作开展行之有效的方式之一。

（二）统一信息描述，统一著录

信息资源的平台建立，信息资源的统一标准化著录、信息标准化描述势在必行。在坚持图书馆档案室（馆）著录格式基础上，信息资源建设标准化应对高校信息资源建设的内容和形式做统一规定，组建标准化建设机构，以特定形式发布，作为高校信息资源建设共同遵守的准则和依据。主要研究内容包括：一信息资源建设内容标准；二信息资源描述标准；三信息资源建设服务标准；四信息资源建设管理标准等。[9]信息资源系统的建设注重信息资源分类编目质量，检索结果数量和查准率依赖信息资源的管理，提高信息资源管理水平可以提高信息服务工作水平。

（三）建立工作交流机制

以档案室（馆）牵头建立高校信息资源平台，档案室（馆）与图书馆应当建立密切联系工作制度，二者信息资源收集范围各有分工，但对高校而言也会有所交叉，为避免遗漏应当研究图书资料档案收集界限与价值。在国家相关规定存缴的基础上，突出院校特色资源建设。在信息服务工作过程中，分析信息需求修订信息资源建设工作方案。资源建设与信息服务关系密切，档案资源建设与档案服务之间是一种双向联动的关系。一方面，档案资源建设是档案服务开展的强力支撑。另一方面，通过档案服务的开展，广大档案用户的需求得到满足，这对于构建良好的档案利用体系具有重要的导向作用，档案服务就能为档案资源建设提供不竭的动力。

（四）合理利用信息资源

信息服务工作的开展应当注意利用信息资源的界限。根据信息资源的类别、来源和性质，确定合理使用的人群和范围。图书馆资源馆藏纸质资源，公开政府信息，教学重大会议活动档案等可公开使用的资源，图书馆购买第三方公司电子资源的提供需要相关协议规定予以明晰，还有法定需要保密和涉及隐私信息、国家安全和保密期内信息则不予提供。

（五）移动服务

档案与图书馆移动服务如火如荼开展，高校信息资源手机用户受众最广。移动终端实用信息资源的特色是，信息资源要求简单快捷全面，检索服务次数频繁，对内容获取质量要求较高。高校图书馆最先开展移动信息服务，在用户需求驱动下，图书馆通过移动图书馆平台，切实履行了“以人为本”的服务理念，将图书馆的数字资源推送到用户“掌中”，更好地推动图书馆资源的充分使用，实现了图书馆资源的价值。[10]档案馆对移动服务的研究和工作实践也日渐开展起来。作为信息服务开展工作较早的部门，应始终关注信息资源的建设和信息使用者的体验。

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[1] 牛力、王钰涵.面向政府的档案信息资源开发利用研究综述[J].档案学研究，2016 （2 ）:61.

[2] 孙坦.开放信息环境: 学术图书馆信息资源建设的重定义与再造[J].中国图书馆学报，2013（5）:13.

[3] 王兰成、刘晓亮、黄永勤.论互联网新媒体档案信息资源的建设与服务[J].档案与建设，2014（1）:18-19.

[4]陈勇军.艺术类高校网络信息资源整合有关问题的探析[J].南京艺术学院学报，2013（6）:165.

[5][10] 周耀林、赵跃.档案资源建设与服务联动模式探析[J].档案学通讯，2015（5）:52-54.

[6] 马广惠、朝乐门.信息分析方法在档案领域的应用现状综述[J].北京档案，2015（5）:21.

[7]柯平.当代图书馆服务的创新趋势[J].高校图书馆工作，2008（2）:4.

[8] 王晨、李耀庭.大数据视阈下档案学研究的困境和启示——基于CNKI 档案类期刊的共词聚类分析[J].北京档案，2016（6）:17.

[9] 富琳、钟永文.国内高校图书馆信息资源建设研究述评[J].图书馆学研究，2016（22）:34.

[10]高春玲、张文亮.关于我国移动图书馆服务的理性思考[J].图书馆建设，2013（11）：82.

（作者单位：山东工艺美术学院）