加强会计档案管理的对策研究

林丽叶，陈秋男



加强会计档案管理的对策研究

林丽叶1，陈秋男2

（1.漳州职业技术学院经济管理系，福建漳州 363000；2.兴业银行漳州分行, 福建漳州 363000）

随着经济的发展和社会的进步，人们对会计档案管理更加重视，它在工作中发挥的作用也越来越大，对于它的管理要求也随之不断地提高，在会计业务中，档案的管理十分重要，是不可或缺的一部分。但如今它存在很多的问题，在完善加强档案管理方面，还有很多难题需要解决。比如提高单位领导对会计档案管理的重视，进行信息化管理系统的改造，按期销毁会计档案，健全会计档案管理基础设施建设，完善会计档案管理制度，改善专业人员素质等，需要采取多种方法来加强它的管理。

会计档案；档案管理；问题；对策

《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，并予以公布，自2016年1月1日起施行。

一、会计档案管理概述

（一）会计档案与会计档案管理概念

1.会计档案概念

会计档案是指单位在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算材料。它包含文字、图表等各种形式的会计资料，也包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

2.会计档案管理概念

会计档案管理属于档案管理的一个重要部分，涉及单位会计凭证、会计账簿和财务会计报表等资料，反映单位财务状况和经营成果的一个比较全面性的统计资料。可以说会计档案包含着单位管理的大部分内容的记录，也是进行有效管理的重要凭证。而对于会计档案的管理，最初是进行收集，然后到分类和整理从而形成系统资料，再到保管和使用维护，可以说是一条比较明晰的线路。当然由于这些工作都是环环相扣的，因而一个方面的问题可能影响到其他方面，因此必须保证每个环节不出任何差错。

（二）会计档案的重要性与会计档案管理的意义

1.会计档案的重要性

健全完善的会计档案，在实际工作中不仅是记录了本单位的发展历程，还具有一定的历史价值，不仅能指导单位的发展方向，还能反映单位的所有经济活动现状，为以后科学的决策提供有价值的信息以及后续的发展提供依据和参考。

众所周知，会计档案不仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。

近年来，国家档案局对机关和企事业文件材料的定期保管期限进行了调整，将会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限从15年延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限也由3年5年延长至10年。会计档案的重要性由此也可见一斑。

2.会计档案管理的意义

进行会计档案管理最重要的意义就在于内部管理正规化的需要，随着单位本身的扩展，人员和机构也随着增加，必然要求管理方式的变更。因而建立有效的财务管理，并且依靠会计档案的管理做出具体的规范，也成了必然的选择。

同样地，会计档案管理本身对于财务管理工作也至关重要，毕竟进行会计编制不可能凭空而来，单纯靠临时的编制也不成系统，必然需要一定的参考资料。因而进行会计档案的有效管理，也同样有利于预算编制的科学性和系统性，进一步加强了财务管理的作用[1]。

二、会计档案管理存在的问题

会计档案管理存在的问题主要有：

（一）单位主要负责人对会计档案管理重视不够

有的单位主要负责人对会计档案的管理不够重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。

（二）信息化管理程度较低

现阶段会计档案管理本身已经有了很大的进步，相对而言完整性和系统性都有了一定的提高。但就技术水平来说，信息化程度还是并没有明显的跟上时代步伐。很多单位还是停留在过去的主要针对纸质档案的管理方式，而对于电子档案重视程度不够，也没有投入过多的人力物力来进行管理模式的更新换代，更缺少相关的信息化管理的方法。而在这样的情况下，硬件条件的缺乏必然的导致会计档案管理无法跟上时代，从而拖累到整个管理系统的进步。

（三）会计档案的鉴定销毁不及时

目前，各单位所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理，这不仅造成了大量陈年会计档案的累积，也不利于查阅，更占用了相当大的储存空间。

（四）会计档案管理基础设施设备薄弱

很多单位不具有防水、防火和防虫等基础设施设备，且多数没有按规定对会计档案进行分门别类保管，随意堆放。再加上会计档案多且杂，会计档案的存放地点大多没有固定，可以随意搬动。这就很容易造成会计档案的缺失和遗漏，同时也不利于相关会计档案的保密。

（五）档案和会计部门对会计档案的管理职权不清

当前，部分单位并没有专门的档案管理机构，因而档案由其编制部门直接管理；或者在有档案部门的情况下会计部门在编制完档案之后自行保存，而不是进行归档工作。在对于档案进行操作的过程中，档案管理人员往往参与程度也不够，很多情况下都是会计部门自行决断。这样的情况也是必然的导致各个部门之间的权力划分不明确，产生分工上的交叉和缺漏，甚至因缺乏相互牵制而导致舞弊发生。而类似的行为也是必然的会影响到进行会计档案管理的效率与质量，也会导致档案管理的公正性受到损害。

（六）会计档案管理人员素质有待提高

执行终归是需要人来完成，而管理的落实也离不开人的执行。因而对于会计档案管理水平的提高而言，不仅需要有设备技术，要有管理制度，更需要有人的执行。而这方面确实也并没有做到最好的需要，会计档案管理人员一般而言多数对于经济管理和档案管理有所了解，然而思想革新跟不上，对于新技术新办法缺少认识，对于会计档案认识不全面、收集不全面、保护不全面的情况时有发生。因而实际上还是要加强对于人的管理，才能够真正的把管理方法落实到位。

三、加强会计档案管理的对策

针对会计档案在管理中存在的主要问题，相应地提出以下改善会计档案管理工作的对策。

（一）提高单位主要负责人对会计档案管理的重视

会计档案的管理离不开单位主要负责人的统一领导和加强管理，《会计档案管理办法》中也规定了单位领导要重视档案管理工作，必须妥善保管会计档案，要便于查阅、严防资料的泄露。因此，单位主要负责人必须认识依法管理会计档案的重要性，依法加强会计档案的管理工作，实现依法管理会计档案的目标[2]。

（二）进行信息化管理系统的改造

硬件方面的改善相对而言要容易一些，主要是需要进行新设备的添加和信息管理模式的建立，进行资料收集和电子数据化管理，然后形成比较系统性的管理方式。当然由于信息技术的更新换代非常快，而其他部分实际上也是必然的在进行信息化的更新，因而尽可能的保证跟上时代也是信息化管理的必然要求。

而建立相关的信息化管理意识，加强人员的专业素质也是必须跟上的工作，通过人和软件方面的改善，才能够真正的实现信息化管理的完整性。

（三）按期鉴定销毁会计档案

《会计档案管理办法》规定，单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。因此，各单位应依法按期鉴定销毁会计档案，以便腾出储存空间，节约档案保管所需的人力和物力成本。

（四）健全会计档案管理基础设施设备建设

会计档案管理离不开健全的基础设施设备建设，会计档案管理所需的基础设施设备主要有档案室、档案橱或档案柜、档案装订机、消防设备、防盗门、报警器、摄像头、光盘、U盘等，健全会计档案管理基础设施设备建设，有利于会计档案的保管、储存、防火、防盗、防潮、防虫，确保会计档案管理质量，提高会计档案管理水平。

（五）明确部门职权，完善管理制度

对于部门权力的交叉和缺漏的部分，一定要进行明确的规范，从而避免出现争抢或者不管的现象。而对于部门之间的配合协作状况，也必然的需要进行更加细化的规定，从而保证能够有效地执行下去。对于会计档案管理工作不可能完全由一个部门来完成，因而一定程度的合作是非常有必要的，这方面的规范，是必然需要做好的。

管理制度最重要的方面也是如此，在引进和发展新技术的同时，也必须及时的更新管理制度，做好会计档案各项衔接的工作，正是档案管理的重中之重。也只有比较妥善的处置好会计档案管理合作的问题，才能够更好地保证效率。

（六）加强内部审计的监督

对于会计档案长期由编制部门保管的单位，应加强内部审计监督，以防止会计人员在没有其他部门或人员的相互牵制下进行舞弊的可能，定期或不定期地对会计档案进行检查、审阅，以起到震慑作用，杜绝舞弊发生，加强内部审计在风险管理中的作用。

（七）注重专业培训，改善人员素质

人力资源的改善始终是单位管理的重点。随着新的档案管理技术和方法的出现，必然的要求职工要进一步加强自身的专业素养，保证及时的适应新的模式。因而需要加强培训工作来完善职工的专业水平，另一方面也要适当引进相关具有经验的专业人士，从而保证人力资源的作用能够正常发挥[3]。

综上所述，随着社会的进步，信息化，现代化已完全融入了我们的生活，与时俱进跟上时代的脚步是每一个单位发展必须要做的，这一切需要多方面的改变和努力，强化会计档案管理是其中必不可少的一部分，我们要从多方面去努力，不断加强完善会计档案管理工作，促进单位的发展，推动社会的进步。

[1] 张娜. 新时期事业单位会计档案管理中存在的问题及对策[J]. 中国经贸,2015(12):264-264.

[2] 刘云峰. 浅析会计档案管理中存在的问题及对策[J]. 办公室业务,2015(07):71.

[3] 王伟娜. 会计档案管理的强化路径及现实意义阐述[J]. 办公室业务,2016(08):124-124.

（责任编辑：黄文丽）

Countermeasures to Strengthen the Management of Accounting Files

LIN Li-ye1, CHEN Qiu-nan2

（1.Zhangzhou Institute of Technology, Zhangzhou, Fujian, 363000, China；2.Industrial Bank Co., LTD, Zhangzhou Branch, Zhangzhou, Fujian 363000, China）

With the development of economy and the progress of the society, people pay more attention to the management of accounting files. As it becomes more and more important in work, the requirements of accounting files management are constantly promoting. Management of accounting files plays an integral role in accountancy service, but there still exists many problems. In terms of strengthening file managements, a lot of difficulties need to be solved. Nevertheless, there are several countermeasures to strengthen its management. For example, unit leaders must attach more importance to the management of accounting files; transform the accounting records information management system; complete destruction of accounting files on schedule; construct infrastructure of accounting files management; introduce institutional improvements in accounting file managements; improve professional quality of employees, etc.

accounting files; management of files; problems; countermeasures

1673-1417（2017）03-0022-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2017.03.0004

G275.9

A

2017－06－14

林丽叶（1965—），女，福建龙海人，本科，副教授，研究方向：会计。

陈秋男（1992—），女，福建龙海人，本科，助理会计师，研究方向：会计。