长庆油田工程建设档案管理创新实践

文/孔文祥 杨晓芬

长庆油田工程建设档案管理创新实践

文/孔文祥 杨晓芬

长庆油田是中国石油天然气股份有限公司所属分公司，其下属采油采气单位的勘探开采区域涉及陕、甘、宁、蒙、晋五省区。长庆油田的工程建设档案包括地面和地下两部分，地面部分即为基建档案，地下部分是油田企业特有的油田勘探开发档案，包括钻井、录井、测井和试油（气）资料四大部分三十余项内容。工程建设档案主要由各采油（气）单位产建项目组、施工单位及监理、监督单位各方在工程施工过程中形成

近几年，长庆油田一直以档案是企业的重要知识资产和核心信息资源为理念，把档案工作作为企业发展的基础工作之一，加大对各类档案的管理力度。油田勘探开发和基本建设档案是油田的主体档案，工作涉及面较广、管理难度大，历来是油田档案工作的重点。

一、强化管理机制

1.组建档案网络。每年项目开工伊始，各采油（气）单位都会组成产建工程项目组，指定一名项目副经理分管档案资料工作，项目组有专职资料员统筹项目组资料收集归档工作，各专业组室有兼职资料管理人员负责本组室资料，施工单位及监理、监督公司也有专职资料员，相关人员组成一个工程档案工作网络，确保任何一部分档案都有专人负责。

2.严格考核管理。从2014年开始，油田公司将工程竣工资料管理的职责纳入项目组的职责范围，同时也纳入项目经理业绩考核，占5%权重，对于管理不达标的单位严格按要求进行年终奖兑现。

3.制定法律规范。项目组在与施工、监理、监督、设备厂家等单位签订协议、合同中明文规定乙方所必须承担的有关档案资料的责任。通过这些措施从而为项目工程档案管理提供了有力的法律保障。

二、完善管理制度

1.实行源头控制。根据中石油下发的《建设项目档案基本归档范围及保管期限表》和《油气勘探开发类档案基本归档范围及保管期限表》制订了《长庆油田各类档案归档范围》下发给各项目组，要求严格按照此范围进行归档，确保各类档案应归尽归。同时每年开工之初，要求项目组向建设单位档案室提供年度工程划分表，以便档案室在年底收集资料时更好的掌握资料的齐全程度。

2.实行不定期抽查制度。公司档案馆不定期派人去各采油（气）单位项目组进行资料汇交督促检查。在督查过程中，对项目组资料员提出的问题现场进行解答，同时到施工现场抽查施工单位资料整理归档情况，发现问题记录在案，同时向建设单位档案室提供相关信息，请他们在收集档案时注意该施工单位相关资料的整改情况，对未整改的单位通报公司基建工程部，列入黑名单，次年进场资格审查不予通过，坚决杜绝虚假、不规范资料。

3.严格实行“两验一引进”工作要求。在工程建设中，要求档案室工作人员及资料员及时跟进，设备仪器开箱验收、工程竣工验收及项目引进等活动时，必须有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收，没有档案人员的签字同意，工程验收不许过关。

4.开展多方面培训工作。每年初油田公司都会举办项目经理培训班，每个项目组的所有经理人员都要参训，档案馆领导到会就工程档案归档要求进行讲解规范。工程开工后，项目组都会邀请公司档案馆相关专业人士给建设单位、施工单位、监理监督单位的资料员进行业务培训，确保所有资料员掌握相关档案管理规范和要求，以便更好的完成归档工作。

三、加强电子文件管理

1.“双轨制”归档要求。从2005年开始，油田公司实行“双轨制”归档，即所有工程建设档案在归档纸质文件的同时，必须归档相对应的电子文件。

2.在线全文检索。电子数据借助中石油档案管理系统平台进行数据管理。档案管理系统有个衍生的离线客户端，方便施工单位野外断网的情况下工作，现场即可进行资料录入形成机读目录，在完成全部数据录入之后形成一个加密数据包，资料员在归档时携带加密数据包、资料刻录光盘和纸质档案，建设单位档案室将加密数据包直接导入档案管理系统，实物和电子文件检查合格即可办理档案交接手续。随后档案人员将光盘中的电子文件逐一对应上传档案系统，所有有账户的员工便可进行文件级检索查阅。

（作者单位：长庆油田公司档案馆）