新时期高校人事档案管理存在的问题与对策

文/苏颖超

新时期高校人事档案管理存在的问题与对策

文/苏颖超

人事档案管理工作的成效直接关系着高校的自身发展，对个人未来的生活和工作也具有重大的影响作用，因此其安全性要保证万无一失。对人事档案的安全保障工作需要有一套完善的系统和工作制度的支持，不同的档案管理人员分工合作，以减少出错概率，从而促进对人事档案整理、使用及保管等工作的有效进行，切实保障人事档案的完整性与安全性

伴随我国经济体制及人事制度的改革深化，在信息技术飞速发展的新形势下，人事档案管理工作也暴露出了一些新问题与不足，本文就当前在高校中人事档案存在的问题进行剖析，并提出相应对策。

一、人事档案管理的重要性

人事档案管理为社会的人力资源管理提供着人事数据和信息支持，是用人单位招聘时对个人学习、工作及生活情况了解的重要凭证，是高校在日常管理工作中十分重要的一环。

档案记录着所在单位中所有员工从事的活动以及活动本身情况，通过个人档案信息可有助于了解员工的工作态度和工作能力，从而为选拔员工提供了一个重要的参考依据。此外，人事档案还是优化高校人事管理的重要途径之一，其人才培养、人才选拔和人才的资源配置等都需要详实的人事档案信息作支撑。

人事档案管理工作的成效直接关系着高校的自身发展，对个人未来的生活和工作也具有重大的影响作用，因此其安全性要保证万无一失。对人事档案的安全保障工作需要有一套完善的系统和工作制度的支持，不同的档案管理人员分工合作，以减少出错概率，从而促进对人事档案整理、使用及保管等工作的有效进行，切实保障人事档案的完整性与安全性。

当今信息时代的发展给高校的人事档案管理工作带来了众多便捷之处，但也对传统的人事档案管理方法提出挑战，如何面对新形势下人事档案管理工作的优化将是未来高校档案管理工作人员值得深入思考的问题。

二、当今高校人事档案管理中存在的问题

1.档案管理制度有待进一步完善

据调查目前我国大多数高校中，档案收集的范围不够全面，许多应纳入的信息及资料未得到完整的保存，尤其是在工作移交不清时易导致档案资源的流失。不仅不利于人事档案的集中管理，也极易发生档案受损、档案丢失等情况，对个人今后的发展存在一定的限制。同时，由于归档的标准不统一，导致人事档案的目录不清，给日后的查找带来了较大的困难。

虽然面对信息化的新环境与形势，各高校也在不断地完善规章制度。但在实际的执行过程中，并未达到理想效果，比如由于执行力度不够，而不能充分发挥人事档案的实际作用。

2.信息化档案管理的意识有待提高

伴随信息化改革进程的不断深入，人事档案的信息化对高校的人才培养、提高效能、增强竞争力等方面发挥着关键作用。但在现阶段，我国部分高校对人事档案的管理重视程度不足，表现在对档案管理的认识不够充分，将档案管理当作一种简单的信息统计工作，并未意识到其重要性和对其它工作的促进作用。因此，各高校在人事档案管理上的投入明显不足，且人事档案的信息记录也仅停留在简单记录层次，未能及时更新人事信息的变化，导致人事档案信息存在一定的滞后性。

3.档案管理人员专业水平有待提升

在高校人事档案信息化管理工作中，人才因素占据着关键的位置。档案管理人员的专业水平与素质不但关系着档案工作是否顺利开展，更关系到高校的管理和未来的发展水平。从目前情况来看，从事档案管理的工作人员整体的专业素养仍然较低，其中大多数是老一辈的工作人员，对于信息化的档案管理还不能完全适应，档案管理的理念和方式方法比较落后，与高速发展带来的庞大信息量所需的新技术不能匹配。另有一些高校的档案管理工作直接由其他部门的领导或职工来代替，但这些工作人员在从事档案工作时的专业基础知识和技能水平都远远不够。

三、提高高校人事档案管理工作的几点建议

1.完善档案管理制度，规范档案管理工作

为进一步提升高校人事档案管理的效率，需要完善档案管理制度，加强档案管理规范化水平。首先应加大对高校人事档案管理的监察力度，促进档案管理水平的提高。其次，要进一步明确档案工作的负责人，严格按照档案管理制度规范档案工作。与此同时，也应合理的增加对档案管理工作的资金支持力度，以保证档案工作的顺利进行。最后应加强高校人事档案调取工作的灵活性，尽量保证“档随人走”，进而可不断提高档案管理的效率。

2.提高对高校档案管理工作的认识

由于高校人事档案记录着个人的政治面貌、主要学习和社会经历、品德作风等情况，其对个人的工作及人生发展都具有着特别重要的意义。因此，在档案管理工作中应重视“以人为本”的管理原则，各大高校的档案工作人员应当根据时代的发展，努力创新人事档案的管理理念，增强服务的意识。

作为人事档案管理的工作者，必须积极地做好各类材料的收集、保存与汇总工作，确保档案中的重要内容完整保留，并结合实际的需求增加现实功能，从而来完善档案的功能体系，比如可增加保险、绩效等内容，以此助力于高校更全面和详细地了解各人员的具体情况，更方便的为各部门选择合适人才。必须保证每一材料都有凭有据，对那些未满足归档要求的材料必须积极地进行补充，切实实现档案工作的规范运行。

3.提高档案管理人员的专业水平

从我国各高校当前的人事档案工作来看，管理的过程中存在着两个挑战，一是人事档案纸版的妥善保存；二是人事档案电子化的长期保存。由于档案的“寿命”有限，利用先进信息技术来长期保存大量的档案信息是当前档案管理的发展趋势。

这就需要档案管理工作者必须具有一定的专业水平，同时还应具有一定的服务意识及保密意识，也就需要强化档案管理人员的队伍建设，培养一支具较高专业素养的档案管理团队。应当定期地提供档案管理方面的学习和培训机会，使档案工作人员的业务水平能得到加强和更新，以适应飞速发展的社会所需的信息化档案管理要求。

由于人事档案对个人的一生都具有着非常重要的意义，也为高校各项工作的顺利开展与发展提供有力的保障，因此需要对其进行系统、完善和有效的管理，从而为个人和单位带来帮助。但当前高校中档案管理存在的问题也是不容忽视的。对此，档案工作者应对档案管理中出现的各类问题进行透彻的分析，让档案管理紧跟时代的步伐，充分满足新时期的需求。

（作者单位：榆林学院）