加强环境监测档案管理能力的思考

文/马亚妮

加强环境监测档案管理能力的思考

文/马亚妮

“环境监测档案是环境保护管理工作顺利开展的基础，具有十分重要的参考价值和实用价值。文章梳理了环境监测档案的发展现状及常见问题，并提出了加强环境监测档案管理的一些措施和建议，能够更好的促进环境监测档案管理工作的提升”

环境保护档案是在环境管理和环境监测活动中形成并归档的科学技术文件材料，主要包括环境保护法规文件，规划、标准、监督和污染事件仲裁文件等等。其中，环境监测档案是环境保护档案管理工作中一个重要组成部分，强化环境监测档案管理工作，提升环境监测档案管理能力，对于更好地体现监测档案的实际价值有着十分重要的意义。

一、环境监测档案发展现状

环境监测是环境保护立法、规划以及决策的依据，全面强化环境监测档案管理能力，可以有效促进环境监测工作再上新台阶。虽然我国环境监测工作起步较晚，但是随着政府、企事业以及个人对环境监测重要性认识不断提高，环境监测档案管理呈现出快速发展的势头。

1.环境监测档案需求的变化

随着社会经济发展、人们生活水平提升以及环保意识的不断增强，环境监测档案的需求也逐步提高，不再是简单的提供几个数据或者几张图纸，而是要全面打破时间、地域的限制，能够系统地、完整地保存环境监测档案信息，及时、准确地向第三方提供所需的档案信息。既可以满足相关机构、企业的使用，也能够满足政府的规划和决策，进一步体现环境监测档案的实用价值。

2.环境监测档案载体的变化

传统的纸质档案种类繁多，占用空间大，查阅速度慢，不具备远程调阅功能，存在一定的弊端。因此，磁盘、光盘等新型电子档案载体应运而生，并且很快开始大面积应用，逐渐成为当今社会上档案贮存的主要形式。环保单位可以在局域网中完成内部文件的起草、签发等工作过程，对于大气、水源的网络在线监测技术也已成熟使用，获取的大量原始数据直接从网络上完成传递后并进行归档。电子档案将成为现在甚至未来一段时间里档案的主流应用载体。

二、存在问题

1.档案管理人员业务水平无法满足档案管理发展需求

随着环境监测工作的深入开展，传统的档案管理已难以适应形势发展的需求，因此对环境监测档案管理人员队伍的专业素质和业务能力提出更高的要求。但是，多数环境监测档案管理人员学历不高，也不是档案管理专业毕业，很少接受专业的档案管理培训。缺乏系统掌握环境监测档案以及信息技术管理的复合型人才，无法实现标准化、精准化的档案管理要求，更谈不上对环境监测档案的开发和利用。

2.电子化档案管理工作进展滞后

一是环境监测单位的档案管理人员年龄偏大，思想观念落后，依然习惯性使用传统手工操作方式，采用纸质版进行档案资料收集归档，对档案管理工作的电子化缺乏足够认识，没有有效应用电子化档案管理系统。二是电子文档跟纸质档案在保管方式上有所不同，它通过计算机、通信网络、图文扫描等先进技术产生的电子文件信息进行统一的虚拟化储存管理，其原始文档容易遭到删除、篡改和复制等外力破坏，进而影响档案信息的准确性和真实性。三是随着信息技术的快速发展以及环境监测档案信息的进一步开放，电子档案系统面临着黑客攻击、病毒感染等一系列威胁，而在接入互联网时遭受的非法访问更是不计其数，甚至会发生由于重要信息数据丢失而引发的重大社会事件。因此，电子化档案管理的安全问题不容小视。

三、措施及建议

1.提升档案管理人员的业务素质

一是档案管理人员切实提高思想认识，树立爱岗敬业、尽职尽责的工作精神，自觉养成良好的政治素质和职业道德，推动环境监测档案管理工作全面发展。二是优先选用相关专业的人员从事档案管理工作，通过集中培训或在职深造、交流学习等各种形式提升现有档案管理人员的业务水平，让所有人员都能够熟练掌握环境监测专业知识和档案管理中的实际操作技能，力争做到理论跟实践相结合。三是加强档案管理人员的技能职称考核，建立常态化的奖励机制，激发员工工作活力，全面提升环境监测档案专业的人才当量，努力打造能力强、业务精、素质高的档案专业队伍，以适应环境监测档案管理工作的快速发展。四是紧跟时代的步伐，伴随着档案管理由纸质化向电子化的逐渐转变，环境监测档案管理人员要从传统档案管理中解脱出来，主动进行计算机、通信网络以及电子档案系统的学习，充分发挥信息网络的优势，进一步提升档案管理效率。

2.全面实现环境监测档案管理电子化

环境监测档案主要有数据量大、覆盖面广、数据联系紧密等特征，传统的纸质档案已难以满足工作需求，采用计算机对档案进行管理的新技术应运而生，它能够打破档案管理中时间和地域的限制，进一步实现环境监测档案的开放管理，从而达到档案资源的合理配置。同时，它可以将档案协同办公、在线监测和档案管理有机结合在一起，既可以提高环境监测档案资料查阅速度，又可以利用计算机储存容量大、运算速度快和逻辑判别精准的功能，根据不同需求对现存档案从各个方面、角度进行综合分析，并且环境监测档案信息的提取、利用将会更加便捷。

3.强化电子文档的安全和技术管理

一是组织档案管理人员以及网络技术人员，定期对电子档案的软硬件进行安全性检查以及必要的维护，包括电子文件的完整性、可读性，是否存在漏洞或感染病毒等，可以及时发现并消除存在的安全隐患，确保电子文件档案的保存完好。二是应用一些先进的安全技术措施，例如签署技术、防火墙、身份验证、防写措施等，有效避免黑客侵入、病毒感染等造成的危害，确保电子文件档案的安全性和完整性。三是做好电子文件档案载体的物理保护，要合理控制档案室内温湿度，对光线、灰尘、有害生物采取必要的防范措施。四是电子文件档案在保管、使用时，要避开磁场以及电场，可以选用镍合金等制成的防磁金属柜，但是不得选用铁制盒子。

总之，环境监测档案是环境监测机构在活动中直接形成的历史记录，能够为社会环境污染治理、改善人类居住环境提供重要依据。档案管理人员应切实增强服务意识和大局意识，全面提高自身业务能力，确保档案信息的完整性、准确性。同时，进一步做好档案管理工作，能够充分发挥环境监测档案在我国环保管理和经济建设中的作用。

（作者单位：榆林市环境监测总站）