高校图书馆与院系资料室协同发展论析

尚铁英

（肇庆学院 图书馆,广东 肇庆 526061）

高校图书馆与院系资料室协同发展论析

尚铁英

（肇庆学院 图书馆,广东 肇庆 526061）

高校图书馆和院系资料室协同发展不仅顺应了时代环境的要求，而且也是读者需求的必然之势。相关政策支持、专业技术支持、网络条件支持等成为馆室协同发展应该具有的重要共同基础。而要做到协同发展，就必须要改革管理体制，构建文献资源互用机制，并尽早实现馆室联网。只有这样，才能使广大读者最大限度地共享学校图书馆和院系资料室的各种文献资源，从而实现一起进步合作共赢。

高校图书馆；院系资料室；协同发展

协同发展是高校图书馆与院系资料室基于学校政策的统一管控，而在文献资源管理过程中同呼吸共命运，彼此之间相互配合，一起进步共同发展。在新形势下，尤其是网络提供的便利条件，使得高校图书馆和院系资料室相互之间有足够的理由和条件合作创新驱动，坚持共建共享，以实现馆室双方之间协同发展。

一、协同发展是必然之势

当协同发展成为高校文献资源管理的一种常态时，我们就会发现这一主张的最终目的就不仅是馆室之间合作共赢这个层面的问题，而且为重要的深层次问题能够最大限度地满足不同层次不同类型的读者对不同文献资源的需求。高校图书馆与院系资料室是命运共同体，协同发展是顺应时代环境和读者需求的必然趋势。

（一）协同发展可以助推文献资源编目更加优化

文献资源编目犹如导航一样可以为读者提供便捷的搜索途径，在文献资源共建共享过程中无疑具有非常重要的地位和作用。即便是在馆室“各自为政”观念支配之下的文献资源管理过程中，馆室尤其是学校图书馆特别注重对编目的优化处理。编目是一项技术性、实践性都很强的工作，通过馆室协调更能使该项工作做得细致扎实、准确无误。我们知道，图书馆编目人员是经过系统化业务培训并经过长期的编目实践逐步成长起来的具有编目素养和技能的人才，对编目要素、编目流程、编目方法、编目手段等很为熟悉，能够做到驾轻就熟，而这刚好是各院系资料室资料员所缺乏的。协同发展可以发挥学校图书馆编目工作上的优势和特长，强化对各院系资料室资料员编目技能的培训，由此来壮大馆室文献资源的编目队伍，提升编目人员的业务能力，以使编目工作得到更为广泛的普及并更好地推进各院系资料室文献资源编目工作。又由于各院系资料室处在课程教学的第一线、专业学科建设的最前沿、教学研究与科学研究的“主战场”，所以院系资料室资料员与本专业师生读者经常进行面对面交流，能够在第一时间获取本专业师生读者群体对编目质量评价信息的及时反馈，通过馆室合作就能够在遵循编目标准和规范的前提下不断改进编目工作，从而使编目方法和手段更加合理化科学化，使编目由内容到形式更加简洁明了。

（二）协同发展可以促使经费更加合理使用

文献资源共建共享是一个动态的过程，吐故纳新、剔旧换新就必然地成为协同发展的应有之义。这个过程中，采访毫无悬念地成为文献资源建设和馆室之间协同发展的出发点，并作为新旧文献对接的重要手段。在文献采访过程中，经费使用是一个敏感而又必须面对的问题。在高校经费预算中，学校图书馆和院系资料室之间、专业学科之间、师生规模大小之间、藏书特色之间、藏书规模之间如何分配采购经费？如何安排采购经费比例？针对这些问题，决策者都需要认真审视学校办学理念与人才培养定位，都需要对馆室、专业、学科、规模等作动态性评估与分析，都需要经过科学而又严密的论证，以做到心中有数，从而促使经费合理预算和分配。如果学校能够牢固树立全局意识，坚持馆室之间协同发展，那么就完全能够做到打破学校图书馆与二级院系资料室以及各二级院系资料室之间可能存在的壁垒，并按照统一部署协调整合馆室文献资源，从而把有限的经费用到刀刃上；就可以努力做到重点突出兼顾一般，并把握好馆室文献资源需求的轻重缓急，使经费使用更为合理，更能解决燃眉之急；就可以把专家推荐与学科馆员拟定有机地结合起来，减少文献资源的重复购置，降低文献资源的次品数量，从而不断提升文献资源的采访质量，并为在全校范围内构建科学合理的文献资源信息系统打下良好的基础。正如有的研究者所说，就可以“在购书经费划分时能更准确地按照实际情况进行分配，使得有限的经费得到更好的运用，在一定程度上缓解购书经费紧张与新书经费上涨带来的矛盾”[1]。

（三）协同发展有助于优化文献资源的典藏结构

不管是哪个层次的高等院校，都依托专业学科设置数量不等的二级院系，比如肇庆学院就有14个二级院系（部）。各个二级院系资料室往往根据本单位各专业学科的定位以及发展方向，对有限的购置经费作出相应的切割，以有效开发和利用相关专业学科的重要文献资源。因此，各二级院系资料室都相对较多地拥有了本专业学科的优质文献资源。比如，文学院资料室就有较为丰富的中文各专业图书文献资料，涵盖了汉语言文学、广播电视学、秘书学、书法学、汉语国际教育等专业学科发展所必需的重要文献资源。学校图书馆立足于学校层面，全盘把握整个学校文献资源的典藏规模和比例结构，因此会花费不少经费购置了与以上各相关中文专业的优质文献资源。如果不协同发展，馆室之间没有沟通，没有做到文献信息共享，那么必然会造成资源浪费、资金分配失当。如果馆室长期密切合作，做到了协同发展，定制统一的采访计划，定期或不定期互通文献资源信息，从而形成长期有效的信息沟通机制，那么就能够准确了解文献资源尤其是专业文献资源的分布状况，避免毫无计划地重复购置，减少资金浪费，推动馆室文献资源典藏结构更趋合理，更好地满足各个层次各个读者群体的文献信息需求，以实现“每个读者有其书，每本书有其读者”的愿望。

二、协同发展的共同基础

高校馆室之间的协同发展必须拥有相应的基础性条件，这是协同发展的共同基础。在我们看来，相关政策支持、专业技术支持、网络条件支持等就是馆室协同发展应该具有的重要共同基础

（一）相关政策支持

新常态下，上至中央政府下到基层单位都特别倡导创新驱动，都非常重视协同合作。这已经成为不同行业管理者的主流观念和当今社会的主流意识。高校馆室之间的协同发展顺应了这一潮流，也是这一主流意识支配下的长效工作机制。从学校层面看，各高校应该贯彻中央相关精神，把创新驱动、合作共赢作为馆室文献资源建设工作的主导思路。要适时出台相应的政策和措施，要求从人力、财力、场地、业务、管理等方面作出相应的规定，坚持以图书馆为主导以资料室为辅助协调一致改革管理体制，实现馆室之间、室室之间的密切合作。这样就可以在政策层面给予图书馆和资料室以支持，从而理清馆室之间、室室之间的责任和义务，澄清共建共享过程中的一些模糊认识，解决协同发展过程中遇到的困惑与矛盾，清除馆室、室室之间可能存在的障碍。所以，协同发展中相关政策支持是馆室开展文献管理工作的前提性基础条件，具有非常重要的导向作用。

（二）专业技术支持

专业技术支持也是馆室协同发展的共同基础之一。文献资源共建共享工作具有一定的业务技术含量，需要有专业上的业务培训和技术指导。比如，建立全校书目查询系统统一技术标准规范，建立馆室统一的编目管理系统，采用统一的文献著录格式，做到著录详简级次和文献类型标识符的统一化等[2]。这些都是专业性比较强的工作。各二级院系资料室由于长期以来各自为政等原因，学校和各二级学院忽略了资料员业务知识的再学习以及业务能力的再培养，因此，各院系资料员文献资源管理的专业理论素养还不够扎实，专业知识素养还不够深厚，而对编目、查询、著录等更为专业化能力的训练少之又少。相反，图书馆在专业技术方面具有非常大的优势，文献资源管理者经常开展专业能力培训、业务学习，并在工作中践行相关专业技术，形成了较为良好的专业技能提升机制。比如，图书馆可以制定统一的人才培养目标和规划，定期选送优秀人才到其他高校学习进修，定期对系部资料员进行统一的业务培训。这样图书馆就培养了一大批具有较高素质的专业管理人员[3]。他们不仅熟练地掌握了文献资源管理的各种业务知识，而且懂得为读者提供文献信息服务的技术手段。如果做到了馆室协同发展，那么他们就能游刃有余地给予院系资料室资料员专业技术指导。这些就为馆室协同发展在专业技术层面提供了强有力的支持。

（三）网络条件支持

在网络发达的今天，高校图书馆和院系资料室必然要充分利用网络条件来管理文献资源。在馆室协同发展过程中，可以利用网络技术条件实现馆室之间的愉快合作。这样馆室不仅可以共同开发并利用文献资源管理软件、文献资源自动化检索系统，而且还可以促使馆室统一著录文献资源并分专业入藏文献资源，同时还能够实现各院系专业文献资料室和学校图书馆之间的自动联网，以及专业文献资源的数字化分类管理等，从而形成纵横交错的全校性文献资源数据库服务系统。正如一些研究者所提倡的那样，图书馆在实现网络化的同时，也应积极协助资料室开展计算机化管理，加强资料室的硬件、软件设施建设，建立以校园网为依托的校内资源共享网络[4]。这所谓的协助，其实就是协同发展，合作共赢。

三、协同发展的重要举措

无论短时期内主观上愿意不愿意，客观条件上有没有可能，高校馆室之间协同发展都必然会成为新形势下高校创新驱动理念支配之下的必然之举。那么，高校馆室之间在拥有上述共同基础的前提下，要促进相互之间协同发展共同进步，还必须采取合理有效的重要举措。

（一）要改革管理体制

当下，大多高校的管理体制是学校图书馆与各二级院系资料室之间无论在人事管理上，还是在业务管理上；无论是文献资源开发上，还是在文献资源利用上，都基本上各自按照各自的文献资源建设计划去操作，相互之间较少有必要的信息沟通，更缺少全校性统一的规划。所以，形成的事实是高校馆室之间、室室之间对文献资源的开发和利用大多是老死不相往来，较少有全校一盘棋的观念和思想，更没有建构完善的文献资源管理体制。这种现象显然不符合新常态下高校文献资源管理的发展理念，因此，必须急切加以改革，以促使管理体制更加完善，更加有助于文献资源的共建共享。

在文献资源管理体制上，我们主张建立在学校分管领导统一协调下的主辅管理体制，从而形成由分管领导、图书馆、资料室三位一体建构而成的管理架构。在这个架构中，“三位”中的每一“位”都有自己的职责范围和功能，各司其职，协同创新，以在文献资源管理中做到上行下效。

其一，分管领导把握学校文献资源建设的大方向。分管领导主要把大政方针、全局意识、总体思路、重大疑难问题等作为抓手，从宏观层面考虑并决策学校文献资源建设与管理的相关问题。所以，分管领导在文献资源建设中要发挥的作用主要就是引领导航、决策统筹和协调。

其二，图书馆在业务上主导学校文献资源建设与管理。学校图书馆是一所高校文献资源建设与管理的中枢机构，要站在文献资源建设与管理的制高点和第一线具体落实学校的有关精神。基于图书馆在高校文献资源建设和与管理中的优势地位，我们倡导由图书馆主导包括各二级院系资料室在内的文献资源建设与管理工作。相对于各二级院系资料室来说，高校图书馆具备全校规模最大技术最优结构最合理的文献资源管理队伍，拥有专业学科最全数量最多馆藏结构最合理的图书文献资源，建设有覆盖面最大检索系统最完善读者服务最优越的网络环境。所以，高校图书馆的主要作用就在于业务上主导包括二级院系资料室在内的全校文献资源建设与管理工作，从文献资源开发和利用角度具体落实学校的办学理念和人才培养方案。关于这一点，有研究者认为，高校图书馆作为文献信息的组织协调者，要从宏观上把握全校信息资源的分布情况，从学校文献信息资源的整体建设出发，规划协调与院系资料室的人员、经费和设备使用，负责对全校文献信息系统的维护与管理，具体研究解决全校资料建设与发展中的一些策略问题，逐步完善各项制度，走协同发展之路[5]。

其三，资料室主管所在院系专业文献资源的建设与管理。各院系资料室要紧跟学校文献资源建设与管理的步伐，在图书馆具体业务指导下把工作重心放在专业学科文献资源开发和利用上。资料室是各二级院系为专业学科发展、本专业师生教学科研等提供专业文献服务而精心打造的文献资源重地，但在新的管理理念下，也必须接受图书馆的业务指导并提供相应的读者服务，积极推动馆室一体化建设，从而使馆室在学校统筹协调下有序地开展工作，形成更为合理的业务管理体制。

（二）要构建文献资源互用机制

馆室之间、室室之间建构文献资源互用机制是实现校内资源共建共享的有效途径，也是相互之间协同发展的重要举措。最近几年，国务院、教育部就高校人才培养出台了一系列指导性政策与精神，这为地方性普通本科院校未来发展指明了发展的方向，同时也开启了高校文献资源建设与利用的新思路。在地方性普通本科院校向应用型人才培养转型的关键时期，各二级院系各专业更加趋向于复合型应用型人才培养。其资料室文献资源建设仅仅盯着本专业学科显然是落伍了，有限的文献购置经费、不健全的馆藏结构、不太合理的管理制度等都制约了资料室的发展，也妨碍了本专业的人才培养，更不利于本专业教学与科研的正常开展。在馆室协同发展理念下，构建文献资源的互用机制就显得非常必要，而且也具有相当程度上的可操作性。因此，必须要消除各院系资料室对专业文献资源的封锁和垄断现象，采取措施实行跨专业跨学科借阅与服务；要协调好馆室之间的协作关系，以期构建馆室、室室之间互借互阅的保障体系，并制订配套的规章制度，使各院系资料室文献资源能够得到充分利用，从而真正实现校内馆室、室室之间文献资源的共建共享，以便于文献资源管理者齐心协力共同为全校师生提供优质的读者服务[5]。

（三）要尽早实现馆室、室室联网

有好的政策、与时俱进的管理理念、健全的管理体制、厚实的基础条件，就为实现馆室、室室联网提供可能。在网络环境下，高校师生充分利用网络技术和条件，把网络搜索当作获取文献资源最为便捷有效的手段和渠道。因此，应该抓住机遇凭借着校园网优势，尽快把学校图书馆和各二级院系资料室联接起来，从而把各二级院系资料室专业文献资源纳入到学校查询借阅系统。比如，各二级院系资料室按照图书馆统一规定的文献编目规范与标准、搜索引擎、查询方法等在校园网建立专业文献资源网站，并实现专业文献网站与图书馆无缝链接；与此同时，图书馆要派专人提供业务指导，并由院系资料员专门负责管理，由此把全校各二级院系资料室与学校图书馆捆绑在一起，全面实行文献资源的网络自动化管理，使广大师生能够最大限度地共享学校图书馆和院系资料室的各种文献资源。

综上所述，高校图书馆和院系资料室协同发展是必然之势，而相关政策支持、专业技术支持、网络条件支持等条件成为馆室协同发展的重要共同基础。要做到协同发展，就必须要改革管理体制，构建文献资源互用机制，并尽早实现馆室联网，由此使读者最大限度地分享学校图书馆和院系资料室的各种文献资源。

[1] 谭文佳.试论高校图书馆与院系资料室合作的优势及意义[J].科技情报开发与经济，2010(10):19-21.

[2] 马龙超.大学图书馆分馆管理模式之思考[J].情报业务研究，2005(2):132-133.

[3] 黄碧.试论网络环境下高校图书馆与院系资料室的一体化建设[J].内蒙古科技与经济，2009(12):129-130.

[4] 曹漫祥.高校图书馆与院系资料室文献资源共享分析[J].内蒙古科技与经济，2008(11):131-132.

[5] 章亚娟.网络环境下高校图书馆与院系资料室的协调发展[J].现代情报，2004（8）：60-61.

Collaborative Development between University Library and Department Reference Rooms

SHANG Tieying

(Library of Zhaoqing University,Zhaoqing,Guangdong 526061,China)

ract:The collaborative development of university library and department reference rooms not only complies with the requirements of the times,but also is the inevitable trend of reader's demand.Relevant policy support,professional technical support,and network support have become the important foundation for the development.To achieve coordinated development,it is necessary to reform the management system,the establishment of the mutual use of literature resources,and to achieve the early realization of the library room network.Only in this way can we provide access for the readers to all kinds of resources both in the library and the department reference rooms,and to achieve a win-win cooperation.

ords:university library；department reference rooms；collaborative development

G253

A

1009-8445（2017）01-0089-04

（责任编辑：禤展图）

2016-04-11

尚铁英（1964-），女，河南舞钢人，肇庆学院图书馆副研究馆员。