图书情报档案一体化管理的实现途径之研究

袁道明 （南京林业大学 210037）

图书情报档案一体化管理的实现途径之研究

袁道明 （南京林业大学 210037）

早在上世纪八十年代，国家教育局与国家档案局就提出了“图书、情报、档案一体化”的计划。图书情报与档案管理一体化，有利于资源优化配置，真正实现资源共享。但就目前信息网络化程度愈来愈深的情况来看，我国对三者的整合依然面临巨大挑战。为此，笔者通过对我国图书情报档案一体化管理的必要性以及现状的分析，提出切实可行的解决方案。

图书情报档案；一体化管理；实现方案

所谓图书情报档案一体化管理，就是指将原本独立不同的三种信息整合在一起的管理方式。而一体化并非将图书、情报和档案所属的部门简单地结合在一起，而是运用科学的方法手段，对三者进行统筹规划，使其改变以往杂乱无章的无序状态，从而提高信息资源的利用效率，真正地实现资源共享。为各个生产及科研领域提供更方便更快捷的服务。

一、图书情报档案一体化管理的必要性

1.图书、情报、档案需要通过互补来实现信息体系完善的目标

图书、情报、档案的性质和特征等因素决定了三者各自存在弊端，其中，档案受到记载内容的限制，通常档案所记载的内容仅在一定时期内有效，若利用者超过此时间才对档案进行利用的话，很有可能不会奏效；图书提供的信息更新速度慢，且真实可靠性较差，与情报和档案相比；而情报的真实度则因传递媒介而异，现实中存在因传递媒介的失误导致信息内容错误的情况，因此，情报的真实性不高1。

同时，随着社会经济的繁荣发展和信息网络化程度的加深，大数据时代成为引领信息高速发展的方向标。因此它要求多种信息整合到同一平台，供利用者从多种角度对一事物进行判断，并为利用者查看和提取信息提供方便。

2.图书、情报、档案一体化能适应信息技术发展的需要

社会总体的发展离不开知识、技术的创新与进步，因此，随着知识与技术在社会发展中的作用不断增大，商业、高校等社会各领域对信息资源的需求量不断增加。将图书、情报、档案三者进行整合，使其形成一体化管理的方式，有利于各类信息的相互补充、相互融合，实现信息资源的合理配置，进而为信息需求者提供一个多角度、综合性较强的一体化信息查询平台。

同时，由于目前我国图书、情报、档案三者“各自为政”的弊端日益显现出来，这种相互分裂的信息传递模式必定会制约社会经济和科学技术的发展。因此。在这种现状之下，对三者进行整合，使三者在一体化管理的模式下发展。从这一角度来讲，对图书、情报和档案一体化的管理，并非将三者简单地相加，一体化管理所产生的社会和经济效益会极大地超过三者在分离状态时各自对社会的作用。

二、实现图书情报档案一体化管理的有效途径

1.深化一体化管理的思想和理念

唯物主义认识论强调，实践是认识的来源，同时认识又对实践具有重要的反作用，因此，树立图书、情报、档案一体化管理的先进理念是网络信息化发展的重要基础。由于目前图书、情报、档案的管理归属于不同的机构，不同机构之间由于管理模式和理念等差异，通常很少主动寻找机会进行沟通和交流。所以，由于对于一体化管理的优势和必要性没有一定程度上的了解，因而三个机构达不成共识。针对三个机构内部人员的消极的思想现状，应积极对其进行一体化管理重要性及必要性的思想引导和教育，使其对一体化管理形成正面的认识，促成管理人员思想理念的转变，为图书、情报、档案真正实现一体化管理奠定良性的思想基础2。

2.整合资源，搭建一体化网络平台

将网络作为提取信息资源的平台，以国家级的图书、情报、档案管理机构作为节点，以省级的图书、情报、档案管理机构作为网点，以基层级别的图书、情报、档案管理机构作为成员，建立全方位、多层级的信息资源交流与共享的网络平台。不同级别的管理机构通过自身建立的网络平台，将其所有的信息资源进行集合、转换与开发，共同建立统一的电子信息资源体系。这种整合手段使图书、情报、档案所包含的信息则全部被收入到虚拟的网络世界中，管理人员通过建立的网络平台，实现对图书、情报和档案的一体化管理。

与此同时，建立一体化的网络平台，查询者即可利用此平台对一事物从多种角度进行判断，并为查询者查看和提取信息提供方便。

3.加强管理的重视程度、政府应出台相应的法规设定统一标准

图书、情报、档案的管理是否起到应有的作用完全取决于管理人员对此问题的重视程度和实际的执行能力。若管理人员对于图书、情报、档案的一体化管理不给予重视，认为三者的一体化管理对于社会经济的发展和信息资源的共享无任何益处，那么，可想而知，图书、情报、档案一体化管理实现的道路必定困难重重；反之，若管理人员对于图书、情报、档案的一体化管理认识到位，并为一体化管理的实现提供大量的人力、物力和财力的支持，则必定会加快图书、情报、档案一体化管理的形成速度。

根据以上论述，笔者在此提出政府应加快出台相应的法规设定一体化管理的统一标准的建议。政府出台相应的法规，统一一体化管理的标准，不同区域的不同机构根据统一的规则规范自身的管理行为，从而确保其能够统一地加入到一体化的网络平台当中。同时，设定统一的管理标准，能够管理机构的行为加以约束和控制，使本质上不相同的图书、情报、档案信息相互补充、相互配合、相互交流和沟通，从而协调平稳发展。

4.引进和培养综合性信息管理人才

阻碍图书、情报、档案一体化管理实现的又一个重要的原因是综合性信息管理的专业人才的稀缺，因此，相关的管理机构可从以下几个方面着手改善现状：

一方面，应当积极倡导高校培养专业能力较强的综合性信息管理人才，高校可以根据自身的教学安排，增添信息管理方向的院系或者教研中心，将图书、情报、档案的管理课程整合在一起集中教学，这种方式有利于使该专业的学生潜移默化地形成一体化管理的理念。同时，也要对处在管理岗位的工作人员进行定期的专业培训，使其理论知识与实践切实结合在一起，而且也应当培养工作人员熟练操作计算机和处理网络问题的能力，使其适应日渐重要的图书、情报、档案一体化管理的工作模式3。另一方面，相关的管理机构也应当适当引进该专业的综合性管理人才，不仅要求其掌握一体化管理的相关知识，同时也应当具备熟练计算机完善网络平台的能力，因为在一体化管理尚未成熟的阶段，管理人员中能够独立操作该系统的人并不多。

三、结语

通过以上论述我们可知，图书、情报、档案一体化的管理模式，是加快信息技术发展的必然要求，是大数据时代形成的必要条件，更是世界领域信息资源共享的手段方式。因此，我国图书、情报、档案的管理机构必须打破传统的独立管理理念，积极建设图书、情报、档案一体化管理体系。就目前来看，我国图书、情报、档案一体化管理的实现尚处于积极摸索的阶段，这一理念从产生到最终实现也必将是一段漫长且曲折的过程。希望通过本文关于图书、情报、档案一体化管理的必要性的论述及加快一体化管理模式实现方案的提出，能够起到抛砖引玉的作用，为管理部门提供一些借鉴。

注释：

1.赵新堂，尹小波.图书情报档案一体化管理途径研究[J].科学大众（科学教育），2016（2）：133-133.

2.苏洁.我国高校档案、图书及情报的一体化管理策略[J].企业改革与管理，2016（10）：200-201.

3.赵晚珠.档案图书情报一体化管理的新思考[J].太原理工大学学报，2015（41）：47-47.