加强照片档案的收集与管理促进医院文化建设

胡玉娥

襄阳市中医医院，湖北襄阳 441000

加强照片档案的收集与管理促进医院文化建设

胡玉娥

襄阳市中医医院，湖北襄阳 441000

照片档案是以感光材料为载体、以影像为主要反映方式反映国家机构、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的历史记录价值的、历史记录。简洁、真实、形象、直观，使用价值和查考价值珍贵性。在宣传医院上发挥着重要。医院文化是医院在医疗市场竞争中突出竞争地位、优势和竞争特殊的重要组成部分，照片档案发挥着鼓舞职工、激励情致的作用。该文对当前医院照片档案中存在的问题进行了详细分析，并提出相应对策。

照片档案；收集；管理；医院文化建设

照片档案是指国家机构、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中直接形成的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般分为底片、照片和说明3部分。照片档案可以最简洁、真实、形象、直观地记录国家机构、社会组织、企事业单位或个人在历史长河中发展的面貌，具有非常高的使用价值和查考价值的珍贵性.具体到医疗行业的医院一个单住中它具有反映医院历史面貌、重要人物、核心事件等。是医院档案管理中纸质档案补充，为医院管理人员在撰写《院史》《院志》《医院大事记》《名医录》和宣传医院新业务新技术的进展中等可以发挥重要的凭证作用、宣传作用、参考作用及使用价值。当前，医院面临着激烈的竞争环境，如果不断提升医院文化软实力竞争力，为医院的可持续发展注入生机和活力，才能从竞争中脱颖而出。医院文化是医院在医疗市场竞争中突出竞争地位、优势和竞争特殊的重要组成部分，在潜移默化中发挥作用和影响，实现鼓舞职工、激励情致，从而为医院的发展带来经济效应和社会效益的双丰收。

1 当前医院照片档案中存在的普遍问题

医院的照片档案均产生于各项事件的摄影活动。受照相机器材、洗印成本、照相人才的专业等多方面的限制因此效果参差不一。笔者从工作中接触到当前医院的照片档案普遍存在以下问题。

1.1 文字说明记录不准确，或是无文字说明

文字说明是照片共同构成了照片档案的基本要素，它包括符号部分和文字部分。符号部分是照片册内照片的顺序号；参见号是该张或该组照片有联系的其他照片或其他门类的档案的档号，包括保管期限的类别。文字部分包括摄影时间、摄影者和文字说明应由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等6大要素组成[1]。拟写文字说明要求符合历史客观事实，实事求是、文字简洁、语言通顺。需用阿拉伯数字表示时间，用圆点替代“年、月、日”字样。常用横写的格式。大幅照片的文字说明必须另纸书写，与照片一同保存。如果一张反映医院大事记的照片，缺少了标准文字说明，多年以后，后人无法辨认和了解其弥足珍贵的价值，将不能准确地揭示和表达出事物的本来面目。因此照片和文字说明必须要相辅相成，互不可分。

1.2 收集种类不齐全，分类、入册不规范

反映照片档案的底片部分缺失。如现在使用的数码相机和手机拍摄的档案类照片，是存在最多的现象。在移交和分类整理上不科学，形成的档案照片未经整理分类工作人员直接交到相应的档案形成部门而不是按照规范上交到医院的综合档案室进行保管，影响了照片档案的质量。照片档案的反映内容单一、连续性不强[2]；反映的事件主、次性不强；重复内容多，重点不突出，降低了照片档案今后的利用价值。应制定明确的档案照片的接收、归档、保管、利用制度，做到有章可循，让分散在各职能部门和有关人员手中有照片档案价值的照片和底片一起，尽快地集中到档案管理部门，实行统一、标准管理。要购置由芯页和封面、封底组成照片册。应按照照片档案形成的时间、事件分类、排列顺序。医院照片档案的收集时间上应注意，有归档价值的照片，应在当月移交至相关的档案管理部门，一般不应跨年度。医院照片档案的收集范围一般为医院职能活动工作成果资料；国家、省级领导人和在医学领域中有突出专长领军人物参加的医院有关的重大活动的资料；医院组织或人员参加的重要会议和事件；涉及医院权益的资料以及其它具有长期保存价值的照片资料。照片档案收集齐全后，就要遵循有利于保证照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，系统地进行整理。其保管期限按照照片的价值，依据《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期3种。在照片档案资料应在形成后一个月内与底片部分同时归档。照片档案的编号一般分为二类，一类为工程类，一类为综合类。分别按照不同的类别编号方法进行编号组成照片册。大幅照片可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。档案照片的堆放高度不宜超过5 cm，以竖直放置为宜。力求做到分类合理、方法科学、格式规范。

随着数码技术的不断成熟与完善，现在应用数码相机进行照相已经非常普及，数码技术拥有成像迅速方便、后期处理及时、远距离传输快速.数字影像不褪色、不变形等优势成为取代传统胶片照片档案的发展趋势。但是，数码档案照片在电脑上使用软件进行后期处理受应用软件的影响，对数码照片档案的真实性有较多制约。在保证数码照片档案的真实性，主要应注意选用PAW格式存储数码照片。在初级收集时就应注意数码照片的格式，以便有利于归档、储存。数码照片存储格式大多采用JPG、TIF、RAW 3种。如果用高分辨率打印机打印或照片彩扩机扩印出有损压缩技术处理的图像，数码照片的成像就会显现出受损的迹象，由此会给数码照片档案的利用造成影响。另外在选用加密光盘存放数码照片档案时应注重存取速度、容量、价格等重要的参数。数码照片最常用的存储介质有硬盘、软盘、光盘、磁带、U盘和网络，但病毒、死机、操作失误等因素会造成硬盘上存储的数据损坏或丢失。数码照片的保存应首选光盘，在存放管理做好防光、防尘、防火、防水、防气体、防挤压、防干燥等方面工作。在将数码档案照片存在光盘存储时，可以应用加密软件对光盘进行加密，防止他人更改照片档案数据，可有效保证数码照片档案的原始性和真实性。在各种照片档案的存放过程中都要注意控制温度、湿度，防压、防光等破坏，采取积极措施防止数码照片档案的老化[3]。

2 照片档案在医院文化建设中发挥的作用

医院文化是医院发展的灵魂和支柱，它不仅包括医院固有的建筑、文化设施、环境绿化等；还包括医院的主体成员医院职工在长期的医疗活动中形成的科技人文、道德规范、规章制度、价值观等。医院文化是医院在技术力量、设备、人员要素、经营理念、医院精神等核心竞争力上的综合展示。一张高质量的档案照片可以起到画龙点睛的作用,它让一幅宣传画面灵活、生动、富有生气如果配以的说明能让读者用最短的时间了解到最多的信息[4]。医院的照片档案是医院从事医疗活动、科研、行政管理、党务工作及其他各项活动形成的，以静态方式展示的有保存价值的历史记录。医院通过让员工参与制作医院文化册，设置宣传医院风貌、领导关怀、专业学科专家、精良设备、先进技术、重点专科、科研科学、医院建筑风格、诊疗环境、精神文明、社会公益活动、版块的投稿及设计。可让员工自觉形成良好的职业习惯、道德准则、行为规范和价值观[5]，增强自豪感、成就感，从而提高医院整体凝聚力和向心力。通过制作医疗专家专科特长、就诊时间、国家、省市级重点专科、专药等科普小册子，用照片配以通俗易懂的文字介绍说明，可以让老百姓、让社会了解医院、理解医生，在构建和谐医患关系上发挥应用的作用。

医院的文化宣传园地通过照片档案宣传医院和员工参加的公益活动，如各类专家义诊、扶贫济困活动、党员活动日活动、各类文体娱乐活动照片档案可反映医疗员工的精神风貌，缓解工作压力，提升服务激情。医院的照片档案是医患沟通的桥梁和纽带是展示医院风貌的窗口。一张张体现医护人员真情细节、辛苦付出的照片、记录了医院不断发展壮大的过程中一代代医务人员的付出、拼搏、汗水与成绩、骄傲的瞬间，广大干部职工增强了自豪感，从而激励、带动更多的人为维护医院形象、维护医疗行为更加努力学习和工作。特别是拍摄有患者赠送医务人员个人“医术精湛、医德高尚”类的牌匾和锦旗瞬间的照片，更起到加强医患沟通、改善医患关系、积极配合治疗共同的意愿和话题，有效减少医疗纠纷。

照片档案是医院在经营发展中的宝贵财富，为医院文化建设发挥着积极的作用。不仅能够为医院树立良好形象，扩大影响力，而且还能为医院文化建设提供科学依据和创造途径，有助于提升医院的核心竞争实力。医院的照片档案医院文化是建设中行之有效的重要载体和展示医院形象的高效、直观平台、形式多样、内容丰富，医院从事档案相关的工作人员应充分挖掘照片档案的资源优势，不断探寻充分发挥医院照片档案积极作用的渠道，把医院文化建设推上更高的台阶。

[1]赖苏平.浅谈照片档案的收集与整理[J].办公室业务，2016（6）：146.

[2]麻丽.浅议如何加强照片档案的收集工作[J].中国管理信息化，2016（7）：215.

[3]冷静，陆微微.数码照片档案的老化及其防治对策[J].兰台世界，2010（22）：36.

[4]刘卫萍.照片档案的作用与利用[J].山西档案，2006（5）：31.

[5]李红宙.照片档案对企业文化建设的作用[J].办公室业务，2016（9）：114.

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.30.088

R197.324

A

1672-5654（2017）10（c）-0088-02

胡玉娥（1970-），女，湖北襄阳人，硕士，档案副研究馆员，研究方向：医院档案管理。

2017-07-28）