文书档案管理的办公自动化应用探讨

刘慧婷

摘 要：随着技术的不断进步，传统的档案管理模式，已经不能满足时代的发展需要，因此需要利用自动化的方式，对档案进行一定的管理，提升管理的科学性、技术性。自动化的管理模式，不仅提高了整体的工作效率，而且使得文书管理更加安全，更加具有时代性。本文主要从自动化管理的优势，影响自动化管理的因素，以及相对应的策略分析。

关键词：文书;档案;管理;办公;自动化;应用;探讨

随着信息时代的来临，越来越多的技术开始运用到生产生活中，这些技术不仅能够方便人们的生活，对于我国生产等方面也是有着不可忽视的作用。传统纸质的文书管理，已经不能够适合时代的要求，逐步被自动化的管理方式所代替。自动化管理模式，不仅提高了工作效率，对于文书管理本身安全问题也起到了不可忽视的作用。自动化管理模式具有很多优势，例如能够实现信息的共享，有利于各个文书管理之间的协调发展。但是，此种管理模式在其发展过程中，也会受到一些因素的影响，例如，管理人员不仅需要具有较高的专业水平，还需要具有较高的计算机技术水平。因此，需要采取一些措施，去解决这些影响因素，促进管理模式的协调健康发展。

一、运用办公自动化管理模式的优势分析

（一）工作效率的提高

传统纸质管理方式，不仅耗费了大量的人力、财力，而且这些文书在管理上存在着一定的难度，经常会发生找不到相应档案的现象。随着计算机技术的不断普及，自动化模式逐步的建立起来，它能够较快的对文件进行管理，通过分类的方式进行储存，便于下一次的查阅。这样自动化的管理模式，提升了工作效率，提升了整体的管理质量。

（二）有利于资源的共享

自动化形式的管理，不仅有利于提升整体的工作效率，对于资源的共享也有着不可忽视的作用。文书管理模式，与其他的系统建立一定的联系，通过网络这个大平台，很容易查询到相关的信息，实现信息的共享。利用计算机等技术，将档案形成一个又一个体系，将这些体系加以连接，进而形成一定的数据库，相关人员在查询某一档案时，使用数据库，找到档案的原始资料，提升工作效率。自动化管理模式，利用新兴的科技水平，实现资源的共享，进而为档案管理的可持续性发展奠定一定的基础。

（三）提高传输的安全性能

传统的管理模式，传送相关的信息时，往往采用的是邮寄的方式，在此过程中，存在着很大的安全隐患，容易发生信息泄露、丢弃等状况。另外，由于多是纸质性文件，因此在保存的过程中，也会发生文件丢失的现象。自动化管理模式，利用计算机等技术，将各个文件通过电子形式加以保存，提升其安全性能。例如，如果需要传输某个信息时，只需要将电子版的相关信息加以传递即可。

二、影响自动化管理的因素

（一）保密性受到一定的影响

由于自动化的管理模式，是以电子版的方式加以保存的，所以在运行的过程中，很容易受到外界的影响，对其保密性造成一定的威胁。例如，有些人会在原有的电子档案基础上，对其进行修改，而且此类修改，在后期的查询中，很难被发现，这样一来，很容易导致信息的泄露，保密性受到一定的影响。

（二）人员素质的影响

新型模式，要求人员的具有较高的素质，不仅具备相关的专业知识，还要有较为扎实的计算机技术。但在实际的工作中，由于选拨的标准、管理部门自身的影响，面对自动化的管理模式，往往出现专业水平不高，人员素质普遍较低的现象。自动化的管理模式，需要高素质的人才加以支撑，这样才能够真正促进档案管理的长效发展。

三、相对应的策略

（一）提升文书的保密性能

由于网络自身的弊端，自动化管理模式下，文书的保密性受到相应的制约，因此要对其进行提升的工作。具体来说，主要分为两条路径：第一条路径，科学地设置外网、内网。相关人员通过路由器屏蔽其他网络，避免其他网络的侵略，导致文书信息泄露现象的发生。同时，还需要加大对防火墙的设置力度，通过安装防火墙，避免一些病毒的侵蚀，减少信息丢失的风险，对一些内容信息加以禁止，提升保密性功能。通过路由器、防火墙两个体系的设置，能够有效的防止信息的侵蚀，提升保密性。

第二条路径：引进先进的技术，并对其进行一定的创新，使其能够更好地提升信息的保密性。比如缩微技术，能够将盖有手印的文件转化成图像式加以保存。这样一来，不仅保存了文件原本的信息，也避免了其他人对文件进行篡改现象的出现。同时，还可以安装一些软件，避免文件的丢失，提升信息的保密性。

（二）提升人员的综合素质

由上面的影响要素可知，自动化的管理模式，需要有较高的素质的人员加以支撑，因此要不断提升员工的综合素质，进而促进自动化管理模式的可持续性发展。具体而言，主要包括以下几个方面：第一个方面，提升员工的选拨标准，这些标准，不仅要包括专业水平，还应该包括计算机技术掌握情况，只有提升选拨的标准，才能够使得整个管理模式更具有科学化。

第二个方面，加大培训的力度，通过定期对员工进行培训的方式，不断提升员工的技术水平。企业在培训时，不仅要注意对员工理论知识的培训力度，还应该注意对员工实践操作的培训力度，在实践操作中，如果发现问题，相关管理人员要指导员工解决这些问题，促进整个档案管理的技术水平。同时，员工也应该在平时的工作中，加强交流，将自己积累的经验与他人交流，在工作遇到的困难，也可以相互协作，共同加以解决。

（三）提升设备的应用环境

自动化的管理模式，需要运用到较多的电子设备，因此需要对这些设备的环境加以改善。首先，引进先进的技术设备，提升设备上的支撑力度，另外，对现有的设备进行强化，使其能够更好地服务于相关的档案管理。在部门内部，也要鼓励员工对设备进行创新，提升设备整体的创新力度，在一定程度上，也提高了员工的工作积极性。

四、结语

综上所述，随着时代的不断进步，越来越多的企业管理运用自动化的模式，对其生产的内部进行一定的管理。档案管理，也不断改进自身的发展水平，通过发展自动化管理模式，进而提升管理的科学力度，促进管理的可持续性发展。

本文首先对自动化管理模式的优势进行了一定的论述，自动化管理模式，提高了整体的工作效率。此种管理模式，极少使用人工，大多数是自动化的模式，通过计算机等技术，管理档案，提高工作效率。另外，自动化管理模式，还有利于建立相关的数据库，提升资源的共享。同时，还能够提升安全传输的安全性能。但是，这种管理模式也会受到一些要素的影响，比如，信息的保密性，由于网络本身的弊端，导致信息的保密性受到一定的威胁，容易出现信息泄露，文件丢失等现象。另外，自动化的管理模式，需要高素质的员工加以支撑，但在实际的工作中，员工的素质普遍不高，影响了管理模式的创效发展。从这些影响要素出发，提出相对应的措施，首先，提升管理模式的保密性，主要有加强内网与外网的管理力度，通过路由器、防火墙等设施，加强对于信息的保护，减少信息的泄露。另外，还需要加强对员工的培训力度，提升其的综合素质能力。再有，加大对设备的建设力度，促进管理方式的长效发展。最后，希望本文能够为相应的理论建设贡献力量。

参考文献：

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