利用品管圈降低门诊药房调剂内差的实践与体会

梁田

商丘市第一人民医院药学部,河南商丘 476000

近几年,品管圈的应用较为个广泛,主要是由同一工作场所的人员为解决工作流程问题开展的工作活动,能在提高工作绩效的同时,自动组成团队,遵循PDCA循环方式,落实计划单元、实施单元、确认单元以及处置单元等。另外,在品管工具处理的过程中,要对持续性品质管理工作进行系统化分析。落实集中化服务窗口,能在降低药房调剂内差数量的基础上,维护用药安全,从根本上提高服务质量以及工作效率。

1 品管圈发展背景

品管圈管理理念起源于上世纪50年代,在我国台湾地区全面开展,目前应用在门诊药房,能一定程度上提高服务窗口的实际应用效率。主要是指工作在同一个环境以及工作性质相似的人员共同组成的管理团体。在品管圈的常规化工作体系中,要形成自下而上且质量持续改善的控制体系和运行结构[1]。结合管理要求和控制措施,开展相应的管理工作,确保品管圈管理能符合医院药剂科的实际发展诉求。

2 材料分析

该文以某医院门诊在2016年7—12月门诊药房开展品管圈活动,并对项目实施前后进行调剂差错数据进行对比,在分析和总结的基础上,着重阐释圈员解决问题的能力和责任感,及时对其积极性和沟通协调能力予以管理和分析。

3 方法分析

该文医院门诊部的品管圈是由门诊药房15名工作人员自愿组成的,且彼此之间是不同学历以及不同职称的医护人员,药房的组长担任辅导员工作,经过自荐以及投票选举,选出一名圈长。

3.1 结合实际情况确定主题

借助全体圈员的建议和意见,深度分析药房的工作现状,并且提出相关问题,从而判定活动主题,无论是从上级政策还是项目的重要性和迫切性,都要积极落实圈能力,实现评价法主题效果的最优化,也为药品调配差错的处理效果优化。

3.2 对管理现状进行分析

结合实际情况判定目标,确保工作模式和流程管理工作的完整性,从而结合实际情况调剂内差错误差检表,集中统计1个月内调剂内差件数的显示情况,制作改善前柏拉图。借助数据分析量表能有效对品项错误和数量进行系统化阐释。例如,借助柏拉图发现,品项错误和数量错误占整体调剂内差错数量的80%左右,因此,判定整体活动管理机制中要将降低数量错误和降低品项错误作为活动重点。应用品管圈手法,能为提升圈员自信心创设良好的环境,判定目标值是现况值和改善值之间的差额,带入不同数据后能对计算公式进行目标分析。

3.3 对成因进行集中分析和审定

圈员在工作开展过程中,也要改善重点项目,借助鱼骨图对人员管理、设备管理、材料管理以及环境管理等单元给予更多的关注,讨论分析后得出相应信息。技术人员总结引起调剂数量错和品项错等问题的因素,主要分为以下几个方面。①实际工作量较大,药师工作存在超负荷的问题,工作压力增大就会在细节工作方面存在偏差。②药师工作专注力不足,注意力不集中,对核对项目缺乏认知,不能仔细管理相关工作[2]。③轮转以及实习人员较多,相关工作人员不能对具体问题进行集中分析,尤其是对管理工作的后续发展缺乏有效的认知。④一部分药品存在包装相似的问题,加之药品规格不一,常常会混淆药师的配药管理工作。⑤调剂药框较小,药品存在放置不当的问题,加之药品的拆包管理工作落实不到位,就使得码放凌乱等问题较为严重。⑥药师对新进的药品存在了解不明确以及不到位的问题,整体药柜管理不到位,调剂标签排序也较为混乱。综上所述,相关问题引起的药房调剂内差,需要引起医院相关部门的高度重视。

3.4 对对策进行拟定和实施

结合实际情况开展相应的管理工作,确保管控机制和管理措施的完整性,为后续提高实施效果提供保障[3]。

①要运行弹性排班操作,优化工作水平的同时,维护窗口的安排和处理工序,从根本上合理化调剂相关资源,实现调剂审核药师组合项目的完整性,进一步落实轮换方案,只有从根本上避免长时间超负荷疲劳工作,才能从根本上减少工作人员的工作强度,满足工作需求。尤其是在上班时间刚刚开始和下班前,由于患者人数较少,及时拆包,对药品的基本情况予以全面了解,码放整体的基础上,维护环境的整洁性和完整性,提高实际工作效率。需要注意的是,在医院高峰期,要有效增加人员,保证服务窗口数量符合要求,并且灵活调动相关科室中的具体工作人员,只有从根本上维护整体取药和管理项目的秩序以及完整程度,才能避免药房取药排长队,一定程度上杜绝嘈杂混乱的问题[4]。

②医院要结合实际情况配置多个大药篮子,对于门诊患者较多的时期,要有效处理药品多以及取药量大的问题,提高整体服务水平和及基本质量,实现管理工作的全面优化。另外,每个窗口购物要利用不同的药篮子进行备用,以保证药品在调剂过程中不会出现偏差,从根本上规避药品错装以及溢出等问题。

③要制定药品电子货位码,工作人员能借助调剂标签对药品进行集中识别和分类,按照药品的顺序依次打印货位码,从而提高工作效率和整体工作质量。另外,由于药房每天要经手的药品数量较大,只有有效记录药品的实际位置,才能保证调剂质量不会存在偏差,药柜分类摆放以及调剂标签分类处理等都能有效提高工作效率。但是,再完整的人工操作也会存在一些偶然事件,因此,要积极融合计算机技术,在原有基础上,对某时间段内药品的使用频率进行全面整合,结合数据对比提高药品管理工作的完整性,实现管理系统和计算机系统的完整性融合。除此之外,要将标签按照货位顺序进行打印,在快速定位药品的同时,结合定位药品的管理标准,保证轮转人员和实习生能熟悉药品管理工作,在迅速找准药品的同时,降低出错率,实现工作强度的全面落实[5]。

④要严格执行双核查机制,确保工作流程符合常规化标准,利用双复核机制,能在强化责任心的基础上,维护核查实效性。规范部门容易混淆的药品管理工作,实现双复核制度,提高工作效率的同时,保证其溯源性,将责任落实到个人管理工作中。设计个性化标签,保证包装相似的药品能区分放置,便于药师进行药物管理和摆放,引入货位码的同时,按照标准化流程分类管理,并且提高制作效果。在规范化管理的同时,满足新药发布和学习制度的综合性管理要求,对新药进行调剂差错有更加系统化的认知,维护确认效果的管理水平[6]。

4 结果分析

在应用针对性实施对策的过程中,借助检查表统计门诊药房的内差件数,改善前是每周88件,改善后是42件,下降率为52.0%,改善率约为109.7%,超出预期效果。具体情况如下①改善前每周数量错41件、品项错为30件、标签6件、放错筐问题4.75件,审核错3.75件,内差总件数为88.75件。②改善后数量错22.25件、品项错为11.25件、标签3.5件、放错筐问题2.5件,审核错1.25件,内差总件数为42件。基于此,整体下降率分别为:数量错45.70%、品项错62.50%、标签41.70%、放错筐问题47.40%,审核错60%,内差总件数为52.77%。

另外,药济圈活动改善前后,对整体项目的解决问题和责任感管理工作给予重视,确保自信心和积极性得以全面落实,满足品管圈的实际要求,获取成就感和愉悦感,维护无形指标的基础上,落实自我评价过程。活动成长值是活动后平均值和活动前平均值之间的差值,将正负值作为评价的成果,正值表有所提高,且负值表有所下降。

除此之外,结合相关数据能有效分析出品管圈对医院门诊药房调剂内差产生了有效的影响,由于品管圈更加注重人参与决策的机会和解决问题的能力。圈员能在平台上发挥自身的实际水平和潜能,在被尊重以及被认可的基础上,能实现自我成就感[7],真正完成角色的转换,成为项目活动的主体,从而有效激发工作热情,确保质量改善机制得以全面完善和维护。只有从根本上提高管理水平,才能在建立自下而上的质量整合体系后,应用检查表、头脑风暴以及管理措施的完整性升级[8]。

5 结语

综上所述,借助品管圈活动能在提高调剂管理效果的同时,为后续工作的全面升级提供保障,更重要的是,利用新型管理机制也能维护用药安全,确保活动过程和处理效果的完整性。在品管圈项目中,借助有效的激励机制和应用措施,能深度挖掘员工的工作积极性,提高其创造性和主动性,更好地完成团队合作工作,深度落实管理要求和管理条款,保证药剂科、参与者都能从品管圈管理中获益。

[1]陈久艳,陈喜东,尚尔宁,等.“品管圈”活动在降低门诊药房调剂内差件数中的成效分析[J].中国药业,2015,22(2):30-31.

[2]章新晶,陆社桂,邹霞,等.品管圈活动在降低门诊药房调剂差错件数中的应用[J].医药导报,2015,30(9):1253-1254.

[3]高冬虹.“品管圈”活动在门诊药房药学服务质量提升中的应用[J].中国药业,2015,21(14):77-79.

[4]邹国盛,潘霞,林宁,等.品管圈活动在降低门诊药房调剂差错中的成果分析[J].中国医药指南,2013,17(18):406-407.

[5]刘学菲,杨焱,钟传书,等.品管圈在降低基层医院门诊药房调剂差错率中运用[J].临床医药文献电子杂志,2016,3(30):6104-6106.

[6]岳延涛,李立喆,李鑫,等.“品管圈”在降低门诊药房调剂内部差错件数中的应用[J].医药前沿,2016,6(32):335-336.

[7]王妍,朱建军,丁燕娣,等.品管圈活动在降低门诊药房调剂内差件数中的效果观察[J].中国医药指南,2015,17(24):298-299.

[8]董洪明,李智,许静,等.品管圈活动在门诊药房降低处方调剂内差件数工作中的应用[J].北方药学,2016,13(3):156-157.