关停企业档案管理实践与探索

文/陈世琼

为贯彻落实中央和重庆市委市政府的统一部署，加快推进供给侧结构性改革，重庆能源集团松藻煤电公司在积极稳妥地化解煤炭过剩产能，顺利完成同华煤矿、罗家坝发电厂、恒宇公司关停工作的同时，本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，扎实抓好关停退出单位的档案移交和管理工作。目前，松藻公司总体要求顺利完成了关停退出单位移交资料归档组卷工作，完成档案整体移交工作，去产能各类档案17715卷。

一、高度重视，明确分工，确保指导督办到位

1.上级机关高度重视，加强指导，检查督办。重庆市档案局对能源集团就如何做好关停企业档案处置工作做了专门培训，并明确了档案处置标准。市档案局、能源集团对公司档案管理给予肯定的同时，要求进一步改进关停档案收集整理规范性，提升信息化管理水平，实现新增档案电子化、历史档案数字化，管好现有档案，更好发挥历史档案的利用价值。

2.公司领导高度重视，明确分工，落实职责。松藻煤电公司将关停档案工作列入重要议事日程，在人、财、物上给予全面保障。在实施关停前期，公司专门成立了以董事长、党委书记、总经理为组长、总工程师为副组长的去产能档案工作领导小组，下设档案移交工作督导组、档案移交、监交工作小组，由公司办公室牵头，资产财务部、组织人事部、人力资源部等对口业务部门协同，具体负责督导落实此项工作。

3.主管部门高度重视，提前谋划，抓好落实。公司办公室在检查档案工作时，提前对去产能单位档案移交工作作了安排和部署，对归档范围、归档时间等作了明确规定，安排去产能档案单位作好接收去产能档案的硬件准备，并多次组织档案专业人员对同华煤矿、恒宇档案的组卷归档情况进行督办，并要求落实整改措施及时间。

二、严格把关，有序移交，确保规范操作到位

在具体的操作过程中，松藻公司依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定以及重庆市档案局要求的移交标准，做好事前、事中、事后的档案移交工作。

1.移交前严格把关、分步实施，防止种类不清、杂乱错装。松藻公司在档案交接之前对所有要移交的档案进行全面清理工作，严格按照“就近移交、集中管理”的原则，认真清点核对档案数量，做到账物相符，发现问题及时找出原因并解决，严格做到“三不移交”：收集不齐全不移交，整理不规范不移交，无归档目录不移交。在此基础上，制定档案移交计划，分节点分步骤移交，按照不同种类不同移交的方法，分种类、分部门、分时间地移交档案，做到财务档案、人力资源档案、组织人事档案、综合档案分类移交，不同种类集中清理，避免了所有档案集中移交时出现档案混乱、装错等问题。

2.移交中严格把关、认真核对，防止门类不齐、原件损坏。档案移交、监交工作小组严格审核档案交接文据每一项的清点，认真核对档案数量，做到账物相符，检查案卷内容做到 “门类内不缺一个目录，目录内不缺一个案卷，案卷内不缺一份文件”，查看档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况以及有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。移交方和接收方档案分管领导、档案主管部门、档案经办人员必须按程序签字盖章，交接文据要求双方各保存2份，并报送一份到公司档案馆备存。

3.移交后严格把关、加强管理，防止标准不一、管理混乱。接收方对去产能档案要严格按照公司档案规范、标准以及“八防”要求管理。同华煤矿按标准将所有档案进行收集、组卷、归档后完整移交就近的松藻煤矿统一管理；发电厂文书、科技、会计档案移交到电运公司，退休人员档案同步移交公司人力资源部统一管理；分流安置人员人事档案跟随本人移交所在单位对口部门统一管理；恒宇公司在关停期间，聘请2名档案专业人员清理和规范档案，做好移交准备工作。

三、对照标准，加强管理，确保综合考评到位

为确保移交档案的完整性和统一性，松藻公司档案馆严格对照《档案管理办法目标考核办法》标准对移交档案进行综合考评达标。

1.统一规范，认真整理归档。移交关停企业档案的接收后，坚持档案的整理原则和标准，对关停工作期间形成的档案按现行标准整理归档，对未整理的零散文件材料分类存放、有序排列，便于移交。同时，聘请专业档案工作人员对关停发电厂、水电所、恒宇公司的文书档案、科技档案等，按照档案的最新标准和规范要求进行整理、组卷、归档，并录入档案系统，进入电子化管理。

2.规范运作，严格监管流程。对移交的档案仍然按标准规范运作，档案存放必须归类摆设、管理有序、查阅有据，在移交过程中档案实现原柜原装，保证了档案移交过程中的完整性，并给今后档案的查询工作带来了便利。需借查阅关闭退出单位封存的档案，必须严格履行审批手续，经“借阅人申请→经办部门负责人→办公室主任→分管领导”等签批后方能查阅，对借出的档案及时催还。

3.严细管控，做到人走场清。在关停企业的人员分流安置过程中，要求档案人员将原单位档案按管理标准归档，完整移交之后方能进入分流单位。对关停单位档案的装具、设备分类清理，按要求统一移交到档案接收方。

四、正确导向，综合利用，确保作用发挥到位

历史是最好的见证，松藻公司关停档案的有序移交为正确决策、化解矛盾、解决纠纷起到较大作用。

1.去产能档案化解关停难题，为企业提供历史素材。在关停工作中，面临许多历史遗留难题影响决策，由于之前从事具体工作的人员都已退休，无法联系，对现任领导做出正确的决策是一个严峻考验。为了方便查阅，档案人员及时将2008年至2010年查阅频繁的重大决策档案记录资料编研为电子文档，把每年的会议记录制成电子目录便于关停缮后工作组成员查询，有效提高了去产能档案查询的快捷性。比如，渝黔高铁压履同华煤矿矿产资源时，经查阅相关档案资料，利用档案为高铁压煤赔偿提供依据，为企业争取了一定补偿金。

2.关停档案化解群体事件，为企业挽回经济损失。发电厂关停期间，厂地矛盾利益的拉锯战越演越烈，周边村民在利益的驱动下，寻找各种借口向发电厂高额索赔。通过档案查询发电厂建厂初期的征地红线图，证实村民反映的柴山属于厂区征地区域范围，为厂地矛盾纠纷提供了有力的证据，不仅有效化解了突发群体性事件，而且为企业避免了重大经济损失。

3.关停档案化解劳务纠纷，为企业减少经济损失。发电厂关停后一个月，某村修建队劳务用工人员要求给予每人上万元一次性补偿，否则将对厂区公路进行堵路或越级上访。通过合同档案查询，发电厂仅与修建队签订了工程服务合同，劳务人员与发电厂不存在劳动用工关系。在证据与事实面前，上访人员无言以对，表示不再到厂纠缠。还比如，在采煤沉陷赔偿纠纷中，同华煤矿周边村民再次向矿谋取赔偿，骗说未对采煤沉陷农房进行赔偿。经查阅厂地协调档案资料，查到了原始采沉赔偿依据，佐证了赔偿的事实，为企业避免了经济损失。

松藻公司去产能档案工作，不仅完成了归档资料的整理、组卷、归档、移交，同时对部门移交的不归档资料也纳入整理范畴单独存放。目前，全面完成了去产能档案移交管理，并全部按照档案专业化管理要求集中管理，所有去产能档案组卷规范，排架科学，库存有序，管理有控，并纳入松藻公司档案管理体系同等检查、同等考核。