浅议卫生监督档案管理的特点及建议

王杰楠

摘要：文章中笔者根据自己的实际工作情况，浅议了卫生监督档案管理的特点及建议，希望对以后的工作提供一定的参考与帮助。

关键词：卫生监督；档案管理；特点；建议

一、卫生监督工作档案的特点

1.内容系统

从施行绩效考核开始。档案管理工作非常规范化。获得各有关部门的关注，其内容涉及突发公共卫生事件处置，放射卫生，学校卫生，医疗卫生，公共场所卫生。健康教育、信息管理与行政处罚，人力综合素质等方面。各个时期，不同内容的各类文件、总结、报告、方案、工作计划、督导、培训等业务工作原始记录以及科研成果和项目、信息利用、基本建设、人力资源等资料。根据绩效考核规定开展整理搜集，统一归档，打造系统、完整的卫生监督工作档案。

2.形式多样

卫生监督工作档案既包括各类原始的纸质资料，还包含以光盘、课件、数据库、录像等电子文件，还有荣誉证书、纸质出版物以及各种媒体集成资料等。

二、档案对推动卫生监督的意义

1.具有凭证依据

“原始记录性是档案的本质属性”。档案能为各级卫生监督机构资质评定，职务晋级及人员职称等提供系统、完整而原始的资料；为各种评估给予真实和原始的材料和数据。专家组经过对工作档案的查阅，能全面、迅速地对各项指标及工作质量水平，完成情况等开展准确判断，提供客观评价。所以，档案的准确性，完整性和系统性可全面体现工作成绩。为各种工作考核和评定给予多方面材料支持。也是反映和记录卫生监督机构发展历史的重要表现和载体。

2.是绩效考核的重要组成部分

绩效考核是科学评价卫生监督工作实施程度，推动各级卫生监督机构切实履行基本公共职责的重要方法。是衡量政府投入效率，推动政府部门切实履行管理指导职责的重要路径，规范的档案管理是绩效考核的主要内容，根据绩效考核规定，把日常工作原始而真实的工作形成的资料或记录全面、及时地整理收集，并对它完善和分类归档，规范的档案管理为绩效考核给予大量翔实、丰富、规范而准确的材料，可以真实反映卫生监督机构实际工作进行情况，是绩效考核的主要组成，在信息技术高速发展时代。电子档案在信息处理，分析，开发利用及传输方面快捷，高效，各种媒体集成全面，直观，显露以前的档案管理模式和方法的不足。运用电脑网络技术，电子文件改革档案管理已正在应用中，档案管理应从封闭式迈进开放式，提升档案信息的网络化和电子化建设，全力建立配套完整的查阅与检索系统，向广大卫生监督工作者提供资料。

3.是卫生监督工作者的重要信息资源

“科技档案是一种特殊的中介物，”它是资源也是信息，卫生监督工作档案是工作人员在管理和实践过程中形成的原始记录。是经验的结晶和集体智慧，且所积累的信息有通约性功能，是相互交流，借鉴，学习，参考的主要资源，能为科研人员经验交流提供学习和借鉴平台，从中吸收好的工作做法和经验。增加科研水平和工作效率。

4.增强卫生监督管理和决策水平

卫生监督工作档案具有系统性等特点。所以对档案资料开展综合评价和统计分析。可直观地反映出各级卫生监督机构工作水平和质量，经过纵横向比较，能马上发现工作中的问题，有针对性地进行改进和完善，推动工作整体水平增加可为及时调整各项业务技术指标，开展新技术评估或新业务以及设备设施、财务、人力资源等管理和投入提供真实、准确的依据，为卫生监督部门和政府科学管理和决策给予指导，全面增加卫生监督工作水平。

三、档案管理对推动卫生监督的建议

1.增加卫生监督档案管理基础工作水平

在档案管理工作的进行过程中，管理人员必须全面关注卫生监督档案的作用，根据实际情况，配备专兼职档案管理工作人员，设置档案室。负责完成单位内部档案资料的形成积累以及归档整理工作。同时，可以进一步细化有关的管理规章制度，明确档案管理工作的主要职责。实施责任化管理的方式。并对卫生监督档案的各种载体和门类开始统一；具体到档案管理工作人员以及档案管理部门，主要是完成档案的整理、收集、登记、统计、鉴定等基础工作，同时进行档案利用服务以及检索工具编制。应该关注的是，在卫生监督档案管理基础工作中，最为重要的就是保证档案资料归集的及时全面，同时对于有保密要求的档案资料，应该严格执行保密制度，避免档案的机密内容泄露，保证档案资料的可靠安全。

2.提高对卫生监督档案的开发利用

卫生监督档案具有较高的使用以及保存价值，在卫生监督档案管理工作的进行过程中，还必须关注对卫生监督档案资料的综合开发利用。卫生监督机构档案管理部门必须建立卫生档案利用制度，规范卫生监督档案的利用范围、程序要求以及利用手续，尽量支持内部单位部门全面进行档案利用。

3.推动卫生监督档案管理的信息化开展

运用信息化进行卫生监督档案管理工作，不但能够落实各类档案资料信息全面及时的整理归集，提高卫生监督档案资料的形成速度，而且还能够增加卫生监督档案的利用检索水平。在卫生监督档案管理信息化的落实过程中，首先必须保证档案管理信息化内容的全面，必须涵盖专业档案、文书档案以及影音图像资料，把以前的档案资料转为电子档案。在档案的储存方面，尽量的运用大容量存储设备，同时做好必要的备份。在档案的调取与查阅方面，必须运用智能化的档案管理软件开始操作，并打造档案管理信息化平台，落实档案资料利用、查询、编研以及检索的网络信息化。