集团化企业财务共享中心建设探讨

郭芳

摘要：随着社会经济的不断发展和人们生活水平的提高，企业规模不断扩大，逐渐向集团化发展，很多企业铺设了许多分支机构，并且进程不断加快。有些集团化企业为提高财务管理水平和效率，降低运营成本，采用了集中化报销流程，这其中体现着财务共享服务这一新型财务管理模式的思路和方法。本文将会对在传统财务管理模式下报销流程中存在的问题进行分析，然后对财务共享服务进行简单介绍，最后以集中化报销流程为例对财务共享服务建设进行阐述，旨在为其他集团化企业提供更多的财务管理经验。关键词：集中化报销流程；集团化企业；财务共享服务随着企业的发展，很多企业向着集团化模式发展，甚至进入了重规模、轻效益的阶段：由于我国集团化企业目前大多数采用分权式财务管理模式，随着分支机构的增加，财务人员越来越多，运营成本越来越高，企业的经济收益会受到影响。因此，伴随着集团化企业分支机构的增加，传统的分权式管理模式已经不能够适应公司的发展，尤其对于费用报销流程来说，采用分散式的财务管理模式会增加风险，管理上有所难度。财务共享服务是近些年来出现的新型财务管理模式，具有优化组织结构、提升核算流程效率、降低财务核算成本以及为企业创造价值等重要作用。集中报销流程就是根据财务共享服务理论制定的新型费用报销流程，它能够对分支机构财务进行实时控制管理。本文将通过对集中报销流程设计的分析来介绍财务共享服务，为集团化企业在新形势下加强财务管理提供理论指导。一、集团化企业采用分支式管理中费用报销存在的问题（一）运营成本增加，负担加重在传统分支式财务管理模式下，随着分支机构的增加，为满足工作要求需要设置相应的岗位，工作人员也因此大幅增加，此外还有相应的财务管理设备的投入，运营成本也越来越高。而依照财务管理服务构建的集中化报销流程在降低保险公司运营成本方面有很大的作用，因为其财务共享中心的设计通常选址于薪资水平较低的地点，集中化报销流程也能够减少岗位设置，节约人力物力，显著降低运营成本，提高集团化企业的收益水平。（二）风险发生率高很多公司一味的扩大规模，增加分支机构，追求更多的营业收入却忽视了公司内部财务管理的建设，监管制度不完善，导致失误频发，给公司带来很多风险。相应监管部门出台了一系列的政策来对集团化企业的财务行为进行规范，收到了一定成效，也给集团公司人员敲醒了警钟。财务管理服务能够明显提高财务管理水平，加强对财务活动的监管，对于风险控制具有重要意义。（三）预算系统与实际费用报销的脱节很多集团化企业的预算制度不健全，预算管控不严格，对于很多采用费用包干制来进行预算管控的集团化企业来说，由于预算制度的不健全，对实际费用报销工作的监督力度不强，费用报销充满随意性，公司的全面预算和实际费用报销之间是脱节的，预算制度并没有真正发挥作用，费用报销也不够科学合理，集团化企业因此在财务上漏洞百出。（四）越权审批费用频发在传统的财务管理模式下，由财务工作人员采用人工方法对审批费用的流程的完整性和准确性进行检查和核实，这个过程就往往存在很多人为因素，审批权限不能贯彻执行，越权审批的现象频频发生，给集团化企业的财务管理带来不好的影响。很多集团化企业因此也建立了一定的授权制度，但是在实际操作中仍然存在越权和舞弊的行为，很多财务审批人员为自身利益而漠视财务管理制度。（五）会计核算数据不准确对于分支机构较多的集团来说，存在会计核算不准确、不真实的情况，其原因是多方面的。首先，许多财务管理人员的综合素质不高，专业知识掌握不足，造成会计核算准确性低。其次，实际费用与报账费用不一致，导致了会计核算结果不真实。此外，分支机构较多，费用核算口径不一致也导致了核算准确性低，严重影响了集团的财务管理。（六）各分支机构报销流程繁琐且不一致传统费用报销流程一般为报销申请人首先将纸质报销凭证和发票等交给权限审批人审核批示，然后再由分支机构的财务负责人进行审批，通过后将费用支付给报销申请人，最后会计入账，进行记录。其过程繁琐，工作效率极低。而集中化报销流程下，财务共享中心的部门和专业人员相对集中，且一个地域的财务活动交由一个财务共享中心负责，能够简化费用报销流程，明显提高工作效率和质量。二、财务共享服务简单介绍随着企业互联网的不断发展，财务共享服务模式在许多公司和国内大型企业得以兴起和推广。其作为一种新的财务管理模式，能够帮助企业明显降低运作成本，优化企业组织结构，提升核算流程效率。共享服务最初在1993年被提出，之后随着信息化进程的加快，财务共享服务模式在国内外许多大型企业应用和推广。其建设过程一般分为方案设计、迁移实施和项目管理三个环节，费用报销是财务共享的流程之一，集团化企业实行集中化费用报销流程是财务共享服务的重要体现。三、体现财务共享服务理念的集中化报销流程（一）集中化报销流程的组织结构集团化企业需要建立财务共享服务中心或者相应的费用管理部门，根据财务共享服务理论，集中化报销流程的操作需要集团化企业的管理层和员工共同设计和实施，提高工作的可靠性和准确性。在费用方面的组织结构可以主要分为三个层次：第一层是预算及费用申请部门，第二层是预算及费用审批部门，第三层即为财务共享中心或者费用管理部门。此外，也要建立相应的授权制度和监管制度，营造一个良好健康的财务管理环境。（二）费用报销的再造和管控对于传统的财务管理模式中的缺陷，需要进行财务流程的再造，对于费用报销流程中的薄弱环节加强管控：1.风险管控。为减少分支式机构在报销环节中的违法违规行为，集团化企业可以从以下几个方面来加强风险管控：最终审批环节应该至集团总公司；设立财务共享中心或集中报销部门，减少分支机构费用支出类型等。2.预算管控。企业应该建立健全预算制度，为企业全面预算提供标准和监督。其次，进行全面预算时要充分考虑公司成本，控制现金流量，严格要求分支机构费用不超过预算。3.财务报销管控。集团化企业可利用信息技术设计报销审批流程系统，并且审批流程公开，公司内部任何人都可以看到。减少人为因素的影响，提高费用报销的效率，保证会计核算的准确性。（三）建立相应的信息管理系统为实现集中化报销流程，需要完善的信息技术平台来支持，这也是实现财务共享服务的基础。集团化企业可以通过建立网上报销系统，对各分支机构的费用信息进行收集，规范数据，保证数据的准确性和真实性，实现数据共享，对财务管理进行了有效的规范。四、结束语集团化企业利用财务共享理论实现集中化报销流程，对于公司管理各分支机构的费用和会计核算具有重要意义。可以从中总结经验和规律，利用财务共享理论对财务管理中的其他方面如资金管理等的流程进行再造和管控。此外，集团公司应该对财务共享服务建设给予支持，各业务部门要积极参与，保证实施方案的实施力度。确保各分支机构流程的基本统一，提升系统的自动化，统一实施报销系统，同时也要做好风险管理和监督，提升保险公司工作效率和公司运营收益。参考文献：[1]刘川.保险公司财务共享服务研究——集中化报销流程[J].财税论坛，2011（18）.[2]李翱.电信企业财务共享模式研究——以A公司为例[D].云南财经大学，2015.[3] 王军萍.东方核电集团公司财务共享服务中心构建研究[D].兰州大学，2015.（作者单位：阳光保险集团）endprint