基于财务共享模式的电子会计档案管理研究

张庆超

摘要：现如今，财务共享作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。随着财务共享模式的逐步发展与兴起，会计档案管理工作发生一定的变化。会计档案管理工作在财务共享模式下运行，从多方面来看与传统的会计档案管理有着本质性的区别。为此，本文从会计档案环境变化入手，剖析了财务共享模式下会计档案管理工作的内涵，并对强化会计档案管理的有效途径提出见解。关键词：财务共享模式；电子会计档案；电子化；管理财务共享服务源于公司国际化、信息化发展和经营规模高速增长。它是将共同的重复的财务基本业务从企业个体中抽出，转移到一个共享服务中心的财务业务流程。2015年12月，国家财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，肯定了电子会计档案的法律效力。基于财务共享服务模式下的会计档案管理更是将不同区域的会计档案集中至财务共享服务中心进行统一保管，实现了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管的电子化管理，大大推动了电子会计档案的在线传递和线上应用。一、会计档案环境的变化（一）电子会计档案方面共享财务模式的建立通常会引起财务体制重心从过去经营实体的属地化财务管理体系转变成为财务共享服务中心（FSSC）的管理标准。在财务管理模式的影响下，工作人员开始以影像系统提供的影像资料来管理会计档案。而在此过程中，纸质会计档案在此过程中所受到的重视程度会明显降低。并且在财务管理模式的影响下，档案、收集、管理保管等方式受到一定的约束。（二）会计形成过程根据会计形成的过程中就可以了解到，会计档案的形成链条正在逐渐的加长。实行财务共享模式，企业的管理模式将逐渐从属地模式转变成为FSSC的标准化管理体系。该过程相对较长、链条较长。其中还会有不同的岗位角色参入于其中。不同的同坐内容共同形成，会产生出交叉的现象。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。二、财务共享模式下的会计档案管理（一）会计档案管理工作已经成属地管理转变为FSSC管理在会计档案管理工作开展的过程中，各种资料是否一致、是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化均已经成为会计档案管理工作的内容。同时在此过程中就需要面对新的防控点进行防范。如果不加以防范就会影响整体的质量。从这就可以看出，在财务共享模式下的会计档案管理，风险控制将成为其工作的第一涵义。（二）流程化和标准化的要求越来越严格财务共享模式下的会计档案管理工作必须根据相应的流程与标准来实行。保持会计档案管理的均衡性、标准化之间的差异后，进入到FSSC进行处理。在FSSC的处理下进行标准化和专业化管理会计档案，将直接成为影响会计档案管理工作的质量，避免出现偏差，就应当预防自身可能性产生的风险，以此保证财务共享整体的服务质量。可见，财务共享下的会计档案管理需要有质量保证，预防FSSC处理下，出现档案处理质量瑕疵、不一致风险以及失误等多种情况。（三）集中化管理会计档案管理工作实施的过程中，要想将会计档案外部风险与内部质量问题充分考虑，就需要实行集中化管理会计档案。集中化管理会计档案就是要针对档案服务质量提升、规范化管理等诸多问题进行充分的考虑。而在实际操作的过程中，就需要对各类资料进行有效的管理、整理。从这就可以看出，在财务共享模式下，会计档案管理工作需要和各方面的影响因素，综合考虑多种变化，适应新时代的发展。三、强化会计档案管理的有效途径（一）健全会计档案监督管理体系对于企业会计档案管理工作来说，应强化内部控制与内部约束机制的重要作用，同时落实企业管理者的责任意识，强化会计档案管理人员的专业水平与职业道德素质。国家政府相关部门作为国家监督权力的执行者，应明确主体、统一权责利，发挥会计师事务所、注册会计师的重要作用，通过内外双重保障，强化会计档案质量。（二）会计档案的科学分类企业应加强对会计档案管理工作的重视程度，认识到科学分类的重要性，为会计档案的保管、鉴定、利用等奠定基础。通过科学分类，更利于管理与利用档案，提高工作效率与管理质量。在进行档案分类过程中，应结合档案的固有特点或客观规律，确保档案之间保持密切关系，构建严谨的会计档案管理体系。（三）强化内部质量管理职能企业应关注会计档案的形成过程，强化内部质量管理职能，不断提升会计档案的处理质量，减少失误。应该注意的是，在财务共享模式下，各种电子会计档案涌现出来，并与纸质档案共存，为了确保双方质量的一致性，应获得政府相关部门的审核与认可，积极推广电子会计档案，将纸质会计档案作为补充，奠定档案使用的现代化模式基础。（四）增强会计档案管理人员的综合素质会计档案管理人员作为直接执行者，其素质的高低对会计档案管理水平产生直接影响。一方面，作为会计档案管理人员，应认识到会计档案管理工作的重要性，做到廉洁奉公、自律守纪，同时遵循会计档案的保密性原则；另一方面，企业应加强对档案管理人员培训工作的重视与支持，才能不断满足现代化管理手段的进步，提高会计档案管理工作效率与工作质量。四、结语总而言之，在市场经济逐步发展的情况下，会计档案管理工作在财务共享模式的影响下，已经发生一定的变化。财务人员需要尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准，以新的眼光审视和积极把握，提高档案管理的效率，为企业创造更多的价值。参考文献：[1]张庆龙，田春红.财务共享服务中心会计档案管理[J].中国注册会计师，2012（8）：57-60.[2]王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界，2014（2）：60-61.（作者单位：普联软件股份有限公司）endprint