善用机制高效管理

某企业有一个开放式的大办公室，有200人在一起办公。由于管理不到位，经常发生办公室的灯、空调彻夜未关的现象。为此，行政部想了许多办法。他们起初想到贴上一张“人走灯灭”的温馨提示，效果不佳；后来，又发出了言辞恳切的通知，要求大家务必注意，效果也不好；最后，干脆出台相关处罚措施，抓到犯错之人罚款100元。看得出来，因为每每采取措施之后效果总是不如人意，管理者往往会在制度建设上不断加大力度。结果是，制度加码，管理复杂，效果不好，员工抵触。

类似的问题也发生在酒店，客人离开客房之后，电视和电灯都开着。后来某酒店员工想出了一个两全其美的办法来：房间钥匙（IC卡）既可以开门，还可以插卡取电。客人离开的时候取走钥匙，电源立即被切断。这个联动方法属于机制的范畴，它源于智慧，优于制度，管理简单，效果良好。

从以上事例中，我们懂得了一个道理，制度固然重要，但机制比制度更重要、更可靠。所以管理者务必充分认知机制的力量，活用各种机制，把管理做简单，改善管理效果。

在一家生产复印机的工厂里，复印机侧面需要安装一个散热排风扇，这个风扇一旦装反了，就会导致机器过热损坏。但由于是流水线作业，作业者一不留神就可能出错。后来，作业者开动脑筋想出一个办法，即在排风扇旁边装一个风筒，风筒的另一端装上一纸质小风车，如果装配正确排风扇就会正常排风，风车就会不停旋转。如果发现风车不转，就要及时进行检查。

总结以上事例，我们发现，完全借助于制度的管理通常都是事后实现的，这样的管理不仅效果不佳，而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理通常都是事前实现的，防患于未然。制度和机制必须有效结合，这样不仅管理效果好，而且简单、高效和人性化。 （摘自《读书文摘》刘承元/文）