物业公司全面成本管理应用探讨

陆海明

物业管理公司属于劳动密集型产业，目前受人力成本上升，维修基金报销范围缩小，房屋老龄化的影响，成本压力不断增大。如何在物业收入增长受限的情况下缓解成本压力，是每个物业公司亟待解决的问题。本文以A物业公司为例，探讨全面成本管理体系在物业公司的应用。

一、全面成本管理概述

（一）全面成本管理内涵

全面成本管理指的是以成本管理的科学性为依据，建立由全员参与、包含业务管理全过程的、全面的成本管理体系，并汇集全员智慧，发挥全员主动性，让各部门全体员工自主改善不断降低成本，使经营层与各部门员工具有降低成本的一致性，谋求在最低成本状态下，进行生产管理与组织运作。

（二）全面成本管理体系

如图所示，全面成本管理体系的建立包括了全方位管理，全程管理和全员参与三部分。全方位管理必须要落实企业的成本责任制，以及聚焦企业的核心成本因素；全程管理主要包括实行成本前段控制，加强全程控制和进行投入产出分析制度；全员参与又可分为组织体系支持，推进全面成本管理理念创新，和建立成本管理信息的定期发布机制三部分。

二、物业公司成本分析

（一）成本结构分析

从A物业公司成本结构看，物业成本从大到小依次为保安费、人工成本（含社保福利等各项费用）、小修费、保洁费、绿化费等费用。前四项费用合计达到了总成本费用的绝大部分。因此，要做好A物业公司的成本费用管理，则必须加强对上述四项费用的成本控制分析。

（二）劳务外包方式分析

A物业公司存在两种劳务外包的方式，保洁保安采用实际成本发生法加管理费方式结算费用，物业维修采用实际报修业务量加固定窗口费的方式结算费用。两种劳务外包方式优点是结算费用比较方便，但也存在着质量控制和成本控制的问题。

实际成本发生法加管理费方式，其操作模式是把一体化公司作为一个劳务输出公司进行管理，每月根据人员结算工资，人员越多则管理费用越大。在这种模式下，一体化公司自然不存在经营风险，所以也就没有控制成本的动力。

实际保修业务量加固定窗口费的方式，虽然业务模式比较合理，但缺点也同样明显，一是监管难度大，复核单据需要大量时间；二是会造成维修公司虚列维修单据来提高结算费用，或者维修公司不愿意采用根治性维修；三是容易造成技术不精干员工的业务量，反而会超过技术熟练的员工的业务量，进而导致技术熟练员工在维修公司无市场，维修公司更倾向于雇用便宜的劳务工，最终导致维修单位综合业务技能普遍下降。

（三）费用发生方式分析

目前公司的费用发生主要是事后控制，虽然也有部门合同会签制度，但合同会签是在合同成立以后进行，对合同的控制力度较小。

（四）工作效率分析

公司信息传递级次多，信息从领导班子到基层单元需要多次传递，部分管理信息传递到基层单元往往会遗漏失真。如某些管理制度需要由小区收费员执行，公司也已经在小区经理会议上布置了工作，但某些小区经理开会后没有及时告诉收费员，造成收费员无法有效执行公司指令。

小区的管理处是物业公司的基本管理单元，但目前管理处存在着多头管理的问题。如小区的保安保洁、维修、绿化、建筑垃圾清运都隶属于不同的专业公司，小区经理需要通过公司来协调遇到的具体管理问题，造成管理效率降低。

（五）绩效制度分析

公司没有将成本控制指标列入员工工资绩效考核，导致员工对成本管理缺乏必要的重视，没有认识到成本管理对公司经营的重要影响。所以，在财务部进行成本控制时，其他部门员工不肯配合财务部开展成本控制工作。当公司有些成本管理措施影响某些员工个人利益时，甚至于还会引起某些员工的抵触。

（六）控制职责范围分析

公司在做预算指标分解时，将成本费用管理列为财务工作范围，其他职能部门和小区管理处不涉及成本控制目标，而财务部由于不处于费用控制第一线，只能对成本费用总量控制，无法精确控制。

三、全面成本管理物业公司应用

（一）落实成本责任制

改变A物业公司以财务部为成本控制主体的成本管理制度，建立以部门、各管理处为控制单元的成本控制体系。在年初分解成本指标时，将成本控制目标以工作任务书的形式落实到各管理处和各部门。年末考核小组根据各员工成本控制的实际情况与工作任务书进行比对考核。这样公司全体员工都会成为成本控制主体，人人关心成本控制情况，A物业公司的成本会大大改善。

（二）关注核心成本因素

根据A物业企业的成本结构，可以看出保安费、人工成本（含社保福利等）、小修费、保洁费是公司费用的控制重点，应重点进行成本管理。

A物业公司首先优化原来的劳务外包方式，改变原来一体化公司不承担任何风险的实际成本发生数+管理费的劳务外包方式，可采取根据小区管理面积计算劳务费用的劳务外包方式。劳务外包方式转变以前，需要设置科技程度高的样本小区，采集样本数据，以成本控制好的样本小区设置面积单位定额数，逐步改变一体化公司的劳务外包方式。充分利用现代化物业管理工具替代人工，如自动道闸系统减少主门岗的保安人数，利用电子门卡减少副门岗的保安人数，根据小区面积扩大配置巡逻岗，面积小的小区可以实行多个小区共用一个巡逻岗。应该建立一体化公司保障金制度，将一体化公司劳务费用总资金的一定比例作为保障金。小区管理处与公司业务部门具有对一体化公司打分的权力，年末物业公司根据小区管理处和公司业务部门的打分情况，作为对一体化公司的考核依据，进行奖励或者惩戒后发放一体化公司保障金。

集团设立统一的保修平台，以及保修服务后续跟踪系统，可以大大减少维修公司的虚报维修业务单据的问题，是物业维修公司“实际保修业务量+窗口费”劳务发包方式的有效补充，成本控制已经取得了很好的效果。维修费用的成本控制可以建立在集团保修平台的基础上，利用保修平台的数据库系统进行数据分析，获得小区维修投诉量，维修人员的维修情况，小区维修及时率情况等数据，以此作为对物业维修单位进行费用奖惩的依据。

加强季节性灾害天气前的养护工作，减少灾害天气对小区的影响。保修平台的数据库和维修基金分摊平台的数据库对接，减少由于两个独立的数据库导致的单据重复输入问题，以减少平台作业人员。选择维修公司时，应该考核维修公司是否具有相应的维修资质，专业维修人员的职业证书，维修单位的投诉情况，然后分别按项目赋予分值，根据打分情况选择合作的维修公司，并建立后备合格维修梯队。当维修公司发生投诉量上升，维修人员维修及时率不足，或者虚列维修业务单据问题时，则将其从合格供应商数据库中删除。这样维修公司才会端正维修态度，减少维修费用支出。

由于人工成本每年持续上升，所以控制人工成本的关键是控制员工数量。控制员工数量的措施首先是建立制度，A物业公司需要建立以工作量为考核依据的工资考核体系，鼓励员工多劳多得，增加工作宽度。当遇到员工退休或其他特殊情况出现岗位空出时，应该考虑先从内部挖潜，鼓励员工兼职，如果内部不足再考虑对外招聘岗位人选；提高组织工作效率，利用微信等通信手段按照员工级次分别建立工作群，如全体员工、中层干部、管理小区等，将需要传达的信息按照需要直接传递到相应的信息接受者，尽量减少通过会议传达这类低效率的工作方式，以增加小区经理等在一线的有效工作时间；建立完善的培训体系和岗位轮换制度，鼓励基层单元的员工一专多能，做好物业管理人才队伍的储备，提高基层员工的实际业务能力。

（三）实施成本前段控制

按照成本管理的控制效果分析，事先控制的成本控制效果最好；事中控制次之，事后控制效果最差。A物业公司应建立事先控制的控制体系，主要是要做好合同控制和预算控制。

业务部门在签订重大合同以前，应该对合同的总金额、支付方式、资金来源、税收条款、质量控制、安全管理、奖惩措施、违约责任等，及时同公司相关部门沟通，取得一致意见后再签订合同，力求合同签订时风险最低。由于A物业公司实行的是总分包制度，A物业公司在签订合同时，还必须要考虑分包商维修公司的税负情况，防止出现由于维修公司不能开具增值税专票，导致A物业公司实际税负上升的合同风险。

预算控制是通过年度预算的方式，提前获取公司的年度预算总成本，通过上级单位的核定以及历年数据查询的方式来确定当年部门控制数的方法。预算控制的关键是预算指标的分解落实，使得预算指标的分解与公司的绩效方案相结合，变公司的总体成本预算目标为全员成本控制目标，让公司的每位员工都参与到预算控制中来。

（四）建立投入产出分析制度

建立投入产出的分析制度，需要做好工程项目和小区管理两个方面的投入产出分析。作为合同项目总包方，A物业公司必须事先做好工程项目的投入产出分析，控制收取的物业管理费和承担的税负，以及可能发生的项目风险，防止出现项目亏损的情况；A物业公司财务部应分析小区收入和成本支出情况，定期编制小区盈亏情况表，并对部分亏损严重的小区进行成本分析，然后将成本分析情况汇报公司管理层，以及时采取止损措施。如可以采用业委会提升物业管理费，街道争取专项补贴之类的成本转移手段，或者合并亏损小区管理处，降低亏损小区人工开销等降低成本方法。

（五）建立成本管理定期发布机制

成本管理是一个动态连续的过程，为了使企业成本管理获得更好的效果，A物业公司要定期发布公司已发生成本的最新动态，方便公司员工对照自己的年初任务书，了解自己成本控制的完成情况，为公司员工下一阶段的成本控制工作开展提供数据支持。成本管理的定期发布也可以使公司的管理层能够及时了解公司的经营动态，为公司的精细化成本管理提供数据支持。

（六）组织体系支持

作业成本法要求，企业应进行价值链分析，消除重复和无效的价值链，优化企业的组织结构。按照作业成本法的原理，A物业公司组织结构在某些节点上还存在着优化的空间。如A物业公司在小区里已经汇集了小区经理、小区管理员、收费员、一体化公司保安、一体化公司保洁、小区维修人员、安全巡视员等工作岗位，小区经理主要负责小区收费工作和小区综合协调，但小区经理对保安员、保洁员、维修人员没有直接管辖权，需要通过公司业务部门传递相应指令，工作效率低；同时小区管理员负责小区内违章建筑和建筑垃圾的治理，这些工作与小区保洁员、保安巡逻岗的工作内容有相似处，完全可以由保洁人员或保安巡逻岗兼顾。

按照作业成本法对价值链分析，上述现象表明A物业公司存在着低效的价值链，可以对价值链进行优化。对A物业公司小区管理处经理进行授权，使小区经理可以直接管理小区的保洁、保安事务以及小区内维修事务，同时在小区内简化事务，把小区巡逻、建筑垃圾巡查、小区违章巡查等合并成一体，另外把小区经理对专业公司的年末打分计入专业公司的绩效分。对历年完成情况不好的专业公司亮黄牌警告，真正起到小区经理对专业公司的制约作用，使小区事务能够达到简洁、快速、高效的目的，同时实现A物业公司成本控制的目的。

（七）推进全面成本管理理念创新

全面成本管理是一项系统工程，需要进行全员、全过程、全方面的成本管理。由于成本管理会打破员工以往的工作模式，增加员工的工作量，在推进过程中会遇到阻力。要成功实行成本管理，必须获得公司管理层的支持，及时出台绩效考核方案，并定期检验成本管理的情况。全面成本管理是一项长期工作，需要企业全体人员持续的努力，公司所有人员必须树立全面成本管理的理念，将成本控制的好习惯融入到企业的日常经营管理中，将全面成本管理变成日常的操作规范，变成日常员工绩效奖惩的依据。

A物业公司外部环境在不断变化，如业委会维修基金分摊范围缩小，税务政策由原来的营业税改为增值税，居民的小区管理要求日益提高，物业的费用支付方式选择更多等。由于外界环境持续变化，所以成本管理方式和方法也会有相应变化。应该改进自身的业务流程，并加强成本控制观念，保持成本管理理念的先进性，持续不断地加强成本管理。