网络环境下工程档案信息化管理功能实现研究

郭贵来（太原理工大学，太原 030024）

网络环境下工程档案信息化管理功能实现研究

郭贵来
（太原理工大学，太原 030024）

随着网信息技术的不断发展普及，以计算机网络、多媒体通信技术为基础的网络环境逐步形成，大量电子文件的出现使得工程档案信息向数字化、信息化快速发展，工程档案信息管理系统被广泛应用。本文基于网络环境，对工程档案信息化管理功能的实现进行研究分析。

工程档案；信息化管理；数字档案

1　工程档案信息化管理系统总体需求分析

工程档案信息化管理系统的设计与其需求具有直接的相关性，其目的在于实现工程档案管理的数字化与信息化功能。从总体需求上来看，包括系统业务需求、系统性能需求，系统业务需求包括数据收集、数据整理、数据管理、数据利用，而系统性能需求则包含系统开放性与安全保密性、系统可兼容或可移植性与可扩展性、系统实用性与前瞻性、系统时间特性与数据精确度等。结合工程档案信息化系统的功能需求，其设计原则应遵循统一性原则、可扩展性原则、先进性原则、成熟性原则、安全性原则、易用性原则等。工程档案信息化管理系统设计用到的关键技术包括图像处理技术、OCR技术、档案管理平台技术、全文检索技术、多格式文件浏览技术、流媒体在线播放技术的继承、双层PDF技术等。

2　工程档案信息化管理系统功能设计

2.1基本功能设计

工程档案信息化管理系统的基本功能主要包括基础信息设置、档案文件收集整理、档案文件日常管理、档案文件利用等。系统基础信息设置与维护功能包括参数设置、权限管理、口令修改、档案设置、数据转换与维护、数据字典维护等。从档案形成的过程来看，需实现纸质工程档案电子化功能、工程档案智能识别调取功能，工程档案数据全时分析功能、工程档案数据实时更新功能、工程档案业内数据交流功能、工程档案项目间数据共享功能。在工程档案的日常管理环节，包含数据管理、综合管理、档案统计与鉴定销毁四部分功能。工程档案数据管理需实现以下功能：目录树维护、档案数据增删改、档案目录打印、选择显示字段、加锁等。档案统计需实现新建统计、修改统计、复制统计、报表统计、修改属性等功能。工程档案信息化管理除了日常管理维护之外，还包含开发利用环节，因此在系统设计时需完成开放利用功能模块，包括借阅管理、统计年报、档案编研、光盘制作、信息服务子系统等功能模块。

2.2扩展功能设计

对于工程档案的特征而言，档案信息化管理系统出了需要实现基本功能之外，还可对其功能进行拓展，进一步增加工程档案的利用效率，比如在数据收集的基础上扩展数字化加工功能，利用各种专业扫描仪、流媒体采集、数码设备等对纸质档案、图片档案、音像档案进行数字化转换，并进行相应的著录标引工作。数据一体化归档接口是工程档案信息化管理系统的重要扩展功能，由于原始档案信息构成形式多种多样，这就需要在档案归档整理、全文检索等方面对各类信息系统进行一体化数据对接，需要开发相应的接口程序和有效的数据处理过程。数据一体化归档流程需要注意业务数据转换标准、数据结构转换标准等。工程档案信息化管理系统并非一个独立的系统，其在开发利用中必然涉及门户系统的集成，实现信息系统一体化整合。门户系统集成包括三个方面的开发工作，即档案管理信息系统入口、统一身份认证与权限管理、待办事宜与即时通信。

2.3数据库设计

数据库是工程档案信息管理系统的重要组成部分，数据库的设计决定了业务流程中数据访问规则、数据访问效率、数据安全管理、数据存储备份效率、系统扩展能力等。在数据库设计中，建立在对应设计准则的基础上，首先需要建立E－R模型，包括收发文件管理E－R图模型、收集整编E－R图模型、档案管理E－R图模型、档案利用E－R图模型。从本质上讲，工程电子档案管理系统的运行过程是将纸质文件转化为电子文件的过程，并在这个过程中实现对电子文件内容的提取、加工、整理及管理。在数据库中，给中信息及信息处理痕迹都是以表的形式存在，因此表的设计是数据库设计的重要环节。数据库表的设计包括系统信息表设计、档案数据表设计、电子文件数据表设计、描述数据表设计等。

3　工程档案信息化管理系统功能的实现策略

现代计算机信息技术、网络科技等为工程档案信息化管理的实现提供了技术保障，大大提高了工程档案管理的效率，而且还进一步提升了工程档案的利用效益。但是技术层面的支撑只是其中一个环节，工程档案信息化管理系统功能的实现还需要从管理上进一步规范相应的管理模式和管理制度。首先要统一规范工程档案信息化管理中档案归档的标准；其次要规范工程档案开发利用中的使用标准；再次要强化工程部门、档案管理部门与社会其他部门之间的协调沟通，增加工程档案信息化管理的深度；最后要强化工程档案管理人员技术培训，提高管理人员的综合管理素质。

主要参考文献

［1］张柱.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析［J］.江西建材，2013（4）.

［2］关明杰.浅谈档案信息化建设与工程档案管理［J］.黑龙江史志，2015 （2）.

［3］邱柏霞.档案信息化建设与工程档案管理的重要性［J］.城建档案，2012（10）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.111

G271

A

1673-0194（2016）17-0193-01

2016-07-11