农业档案管理信息化探析

2016-12-31姜娇云南省农业科学院农业经济与信息研究所昆明650000

中国管理信息化 2016年17期

姜娇（云南省农业科学院　农业经济与信息研究所，昆明　650000）

农业档案管理信息化探析

姜娇
（云南省农业科学院农业经济与信息研究所，昆明650000）

在信息化时代，纸质档案已无法满足要求，农业档案的电子化及其管理信息化是必然趋势，档案部门应同时开展纸质与电子档案双轨制归档及纸质档案数字化工作。下面基于农业档案管理信息化的重要性，探析提出加强农业档案管理信息化的措施，希望能为优化农业档案管理工作提供借鉴。

农业档案；档案管理；信息化；措施

1　农业档案管理信息化的重要性

农业档案是对农业科学研究、农业技术活动过程等的真实记录，包括农业科技工作人员从事农业科研活动的思想、技术、数据、成果及经验等，能为今后开展农业科研工作提供参考依据，它不仅是深入开展农业活动的重要基础，是推广农业技术成果的重要载体，更是农业单位推进自身可持续发展的宝贵智力资源。所以农业档案管理是组成农业管理工作的重要部分，只有在信息化时代完善农业档案管理信息化制度体系，加强农业档案信息资源的网络建设及服务工作，加快农业档案管理信息化进程，实现对农业档案信息资源的充分利用及共享，才能使农业档案更好地服务于农业生产活动，产生更大的经济效益、社会效益，加强农业档案管理信息化至关重要。

2　加强农业档案管理信息化的措施

2.1建立健全档案制度体系

对农业档案管理信息化而言，引入关注民生、服务百姓的理念是首要前提，以此带动体制创新。一是创新农业档案管理模式，针对农业档案管理信息化制定相应的工作责任制，明确有关部门的责任，形成职责明晰、协作有效、合力推进的良性档案管理信息化模式。二是创新农业档案管理方式，摒弃以往坐等他人送档案上门的工作模式，积极走出档案馆，深入一线大力宣传有关农业档案管理信息化的法律法规及工作标准、规范等，让人们明确经济建设中农业档案管理信息化的重要性，使信息化工作深入人心。三是创新协作机制，由于各地的农业建设开发项目越来越多，农业档案管理不应受到档案馆的局限，各级档案部门需分级分散负责开展农业档案管理信息化工作，掌握基层情况，及时给予业务指导，并制定规范要求，在农业档案管理信息化中推广个性化服务，使农业档案管理信息化发展保持与农业经济建设的同步。

2.2加强收集农业档案信息

丰富和优化农业档案信息是加强农业档案管理信息化的重要前提，必须要加强收集档案信息。一是按照区域农业发展实际，基于充分的调查和研究，从内容、载体等方面拓宽收集农业档案的范围，加大接收和征集农业档案的力度，有目的、有计划地采集农业档案信息。二是多个部门应共同成立领导小组，专门负责开展农业档案管理信息化工作，把收集档案信息提上议事日程，通过联合会议的形式定期部署收集农业档案信息的工作，不仅要明确规定农业档案管理信息化中档案信息的归档范围、移交、保管等要求，还应制定档案接收计划，通过跟踪指导确保各部门完整收集农业档案信息。三是明确接收农业档案的单位，做好农业档案的移交进馆工作。

2.3实现档案信息资源共享

农业档案管理信息化是农业管理工作的需要，是信息化时代档案管理的必由之路。农业档案部门可从几方面入手，加快农业档案管理信息化建设，从而共享档案信息资源。一是加大资金投入，加快农业档案管理信息化的基础设施建设，实时更新档案管理设备，建立软硬件设备支撑环境，同步管理电子档案、纸质档案。二是积极培育信息人才，让档案部门拥有更多既懂档案专业知识又懂信息技术的人才，加强对档案管理人员实施计算机、信息开发、网络等技术培训，促使他们紧跟信息时代的步伐。三是利用现代信息技术完善建立农业档案信息资源数据库管理系统以及数字网络服务平台系统，通过各种新媒体让农业档案管理从馆藏走向全社会，让人们能共享电子文档信息，获得开放式的农业档案信息服务。

2.4加强农业档案安全管理

为加强农业档案安全管理，应在档案管理实际中实行纸质版、电子版共存，而电子文档的安全管理是工作重点。在农业档案的电子文档一体化管理中，电子文档信息安全风险远远高于纸质文档，传统的农业档案管理并没有建立完整的电子档案管理及安全责任制度，为满足电子档案信息的安全要求，严格制定管理法规迫在眉睫，它能最有效地保证电子文件信息的完整性、可靠性与安全性。因此，农业档案部门应将电子文档安全管理作为主体，在安全管理规章的支撑下完善电子文档信息安全管理法规及制度，充实和细化农业档案管理信息化进程中的电子文档管理情况，使安全管理更具针对性，以便农业档案管理信息化有章可循、有法可依。其中，电子文档安全保密技术体系的构建尤为关键：一要完善建立安全监测系统，二要加强农业电子档案备份机制，三要加强档案文件存储及传输的信息保密。