论高校财务档案的优化管理

汪沁（连云港师范高等专科学校，江苏　连云港 222000）

论高校财务档案的优化管理

汪沁
（连云港师范高等专科学校，江苏连云港 222000）

在新时期优化高校财务档案管理至关重要，必须引起高校的重视，以此促进高校的可持续发展。本文提出几点优化高校财务档案管理的对策，意在起到抛砖引玉之用。

高校；财务档案；优化管理

0　引言

作为高校日常管理的有机组成部分，高校财务档案管理有着至关重要的作用，能影响高校财务工作和档案管理工作的质量与效率。本文提出几点优化高校财务档案管理的对策，意在起到抛砖引玉的作用。

1　提升高校财务档案管理人员的综合素质

高校财务档案管理人员的综合素质直接影响到高校财务档案管理工作的质量。只有与时俱进，解放思想，高校财务档案管理人员才能胜任本职工作，在工作岗位上发光发热。要提升财务档案管理人员的素质，要从以下几点入手：

首先，安排专业人员，实现财务档案管理工作的专业化。众

其次，高校要对财务档案管理人员加强教育培训，促使他们加强业务学习，主动提升自己的综合素质。高校要将财务档案管理和操作技能培训列为岗位培训的主要内容，使工作人员不断提高含金量。其中，要特别重视对财务档案工作人员加强职业道德培训，促使他们遵纪守法、爱岗敬业，档案部门可以开展“文明标兵”、“先进模范”等活动，引导工作人员文明服务、诚实守信。

再次，高校要促使财务档案管理人员竭力提升信息化素质。21世纪是信息化时代，高校的财务档案管理人员必须具备信息化素质，能熟练应用信息化工具开展档案管理工作，高校要尽量补充具有计算机、微电子等学科背景的专业技术人员，以此满足信息化建设工作的需求。

2　加强高校财务档案管理工作的制度建设

正所谓“没有规矩不成方圆”，加强制度建设的重要性自不待言。高校财务档案管理工作的制度建设要体现在三个方面：

首先，要完善财务会计资料立档和保管的规范制度。高校的档案必须安排专人进行保管，要购置专门的档案柜，还要做好防火、防盗和防霉等措施，为财务档案的安全性做好保障。针对部分需要变更的财务会计档案，必须遵守基本的移交手续，并建立移交档案。

其次，要优化各种档案的管理制度。现阶段，高校财务部门的很多档案管理人员尚未接受过专门的档案管理知识培训，因此在某些工作方面显得力不从心。高校要按照《中华人民共和国档案法》制定行之有效的管理制度，结合学校的实际办学规模，打造数量合适、质量过硬的专兼职管理人员，促使他们做好财务文件资料的收发、整理和立档，综合性的规章制度应当包括财务档案保管制度、保密制度、开放利用制度等。

再次，要完善财务档案的借阅审批制度。财务档案要被利用，才能发挥其应有价值，所以高校要完善财务档案的借阅审批制度。当然，鉴于财务档案的特殊性，财务档案的调阅、移出要按照规定手续办理，外来人员借阅财务档案时必须出具介绍信，并经过严格考察后方能进行这项行为。管理人员要认真做好登记、签字手续，任何人都没有权利擅自调阅财务档案，尤其是不能将其带出借阅室。财务档案使用完毕后，管理人员还要及时进行检查和清对，一旦发现档案泄密或缺失，要及时查找原因，并采取补救措施。

3　加强高校财务档案管理工作的信息化建设

首先，高校要加强档案信息网络建设。作为高校开发利用档案信息资源的核心，档案信息网络是传输、交换和共享财务信息档案的重要手段。高校财务部门和档案部门要加强合作，立足于财务管理和档案管理的角度设计档案信息网络，要避免管理系统在运行过程中出现的重叠或空缺现象。

其次，高校要进一步完善财务档案电子化管理责任制，要结合电子财务档案的特点制定电子签单制度，包括电子文件签入和签出制度、安全日志制度等，要竭力构建起一张安全大网。

再次，高校还要加强业务规划，对电子文件归档管理和档案信息化资源数据库建设予以高度的重视，要利用现代互联网技术，在统一的业务平台中将财务会计档案的信息资源有机整合起来，要进一步加快财务档案数据库建设和网站建设，实现高校财务档案管理服务的现代化。

总之，在新时期优化高校财务档案管理至关重要，必须引起高校的重视，以此促进高校的可持续发展。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.005

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1673-0194（2016）17-0014-02

2016-05-25所周知，高校财务档案管理工作是一项系统工程，包括财务档案的搜集、整理、立卷、归档、应用和鉴定销毁等过程。目前，高校的发展规模日渐庞大，档案数量与日俱增，只有配备专业的财务档案管理人员，才能从容处理各种情况。高校要守好入门关，对应聘人员进行从严考核，这些人员不仅要了解国家的财务法律和政策，还要熟悉计算机操作，具备财政税务、时事政策等方面的知识，这样才能为财务档案管理工作提供专业支持。