档案开放利用过程中的信息安全保障体系研究

在档案开放利用过程中不可避免的会出现档案受损的情况。通过对档案开放利用的特性和形式进行讨论，分析了档案开放利用过程中信息安全面临的问题，进而针对存在的信息安全问题提出对应的防范解决措施。

前言 档案，是人力资源工作中记录单位和个人的信息、履历和事件的文字或电子信息。随着电子信息技术和互联网技术的在档案管理中的推广，电子档案以其占地面积小、查阅方便、携带便捷的优势逐渐在档案管理工作中被广泛使用。但需要指出的是，档案开放过程中，电子档案在保存、调阅、迁移过程中也面临着诸多不安全因素。对档案开放利用过程中信息安全保障体系进行讨论，有助于了解信息安全保障体系建设的必要性以及现阶段档案开放过程中潜在的风险，并针对问题寻求防范措施。

一、档案开放利用的特性和形式

档案自文字诞生之初就应运而生。通过档案不但可以记录发生的人和事，还能在需要的时候进行查找。也正是如此，记录整理并保存档案的最终目的是档案的开放和利用。其次，档案开放利用也有自身的局限性。随着人类历史进程的不断推进，档案内容愈加丰富，导致档案的数量持续增加，为档案的保存和调阅带来一定的难度。电子档案虽然在保存、调阅中具有一定的优势，但信息泄露潜在风险高。

档案开放利用的具体实施过程主要包括档案机构形式、非机构形式以及合作形式。其中，档案机构形式是指利用档案管或机关事业单位下属的档案室进行档案开放和利用的过程。由于机构工作具有持续性和严谨性的特点使其成为档案开放和利用过程中的主要形式。非机构形式是指社会中的人或组织自发进行的对档案的收集和利用过程。例如《老照片》这一刊物就是由社会上的组织自发的收集各地的照片并汇总后进行公开发行供社会使用。而《老照片》一刊物的成功发行也说明了非机构形式整理并开放的档案，其内容是社会公众所需求的，其真实性也取得了社会公众的认可。合作形式则是机构和非机构形式充分合作。通过利用档案馆所掌握丰富详实的历史资料的优势以及社会上自发组织资料整理手段和形式丰富的优势，一起对档案进行开放利用的过程。

二、档案开放利用过程中信息安全面临的问题

在档案开放利用过程中，首先面临的是环境问题。由于档案工作的特殊性，使得社会公众对档案工作了解较少，对保存档案完好性的重要意义认识不足，造成了档案开放利用过程中部分档案受到了或多或少的破坏的现象，严重威胁了档案的安全。而且，由于档案工作是一项公益性工作，自身并不能产生经济效益，使得各级政府对档案工作的重视程度不够，迟滞了档案行业的发展。尤其在科技水平不断发展的今天，档案管理工作电子化无形中加大了档案保存和开放利用过程中面临的风险。在档案开放利用过程中还面临着相关法律法规缺陷的问题。新时期下，我国社会主义建设强调依法治国。但由于我国档案相关法规起步晚，至今仍旧在信息安全保障的法规建设中存在一定的缺陷。虽然国家针对档案管理出台了指导性的法规，但由于各地情况各不相同，指导性法规不能在各个地区均适用。这就使得在各个地区的档案管理中法律法规存在一定的真空地带，使得在档案开放利用过程中，档案的安全存在风险。另外，在档案开放利用过程中，技术落后也是影响信息安全的重要因素。技术落后不但表现在对纸质档案装订、保存、迁移的技术落后，还表现在电子档案中系统安全、数据安全以及网络安全存在风险。

三、档案开放利用中信息安全保障手段

提高档案开放利用中的信息安全，首先要着力推进环境建设。通过树立科学、系统的保护档案的理念，可以提高对档案信息安全重要程度的认知水平。当社会公众对档案的信息安全有了充足的认识之后，才可以从源头上减少档案在开放利用过程中存在的信息安全风险。强化信息安全思想理念建设则可以通过档案管理组织和个人召开专题讲座以及电视和报刊等宣传单位加强开展科普宣传等方式逐步推进。提高档案开放利用中的信息安全，还要逐步完善健全相关法律法规。现阶段，我国只有在国家层面上出台了对档案的信息安全保障的指导性法规，但是各省市自治区和直辖市对地方的法规建设尚不完善。健全法律法规要求各地区尽快建立完善适应当地的信息安全法规。进而从上自下完成档案信息安全保护国家法律、法规、行业标准和规范以及地方性法规的层次性建设。通过国家法律法规在法律层面上对档案信息安全保障进行保护；行业标准和规范则通过档案管理行业内部对信息安全保障工作提出具体要求和工作流程；地方性法规则是本着因地制宜的原则对各地区的档案信息安全进行保护。针对档案开放利用过程中因技术问题导致的信息安全风险，可以通过加强实体纸质档案保存技术培训、积极总结适应不同环境的档案保存以及提高受损档案修复技术等方法进行信息安全的保障工作。而针对电子档案开放和利用过程中存在的信息安全问题，可以分别从系统数据安全和人为使用安全两方面进行强化保障。

本文为：河南省教育厅2015年度人文社科研究项目，2015-GH-395.

（作者单位：开封大学）