市级烟草企业实物资产信息化管理的构建

陈贤冰

（福建省烟草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

市级烟草企业实物资产信息化管理的构建

陈贤冰

（福建省烟草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

近年来，随着烟草商业企业的快速发展，市级烟草企业作为辖区的法人主体，实物资产存量也随之急剧增加，传统管理模式已无法满足现代实物资产管理的要求。本文旨在从实物资产管理现状分析出发，通过细化资产管理层级、深入运用信息系统、引入RFID条码管理、建立监督考评体系等方式，实现实物资产数据标准化、流程规范化、管理痕迹化的生命周期管理。

烟草；实物资产；信息化

实物资产管理，是指对一些使用年限较长、有具体形态的资产进行管理，具体是指对固定资产、包装物以及易耗品等资产的购置、使用、维护、报废、处置。加强对烟草企业中实物资产的管理，不仅是提升企业整理管理水平的重要措施，还能够挖掘现有资金潜力，盘活资产存量，防止国有资产的流失。近年来，信息化技术已经被广泛应用到企业管理中。我单位结合实物资产管理的现状，通过细化资产管理层级、深入运用信息系统、引入RFID条码管理、建立监督考评体系等方式，不断完善实物资产信息化管理体系，取得了良好的现实成效。

一、实物资产信息化管理概述和意义

实物资产信息化管理是将先进的信息化技术应用到实物资产的管理中，其意义在于通过合理配置实物资产，保障资产的安全完整，以达到降低运营费用，促进企业管理，为领导决策提供有效地依据。

二、市级烟草企业实物资产管理存在的问题及原因分析

近年来，行业的资产清查和审计检查都反映出实物资产管理中的一些问题，前清后乱的现象时常存在，主要体现在：部门台账尚未健全，业务流程存在脱节，盘点清查效率低下，系统模块缺乏融合，资产更新较为随意等方面。主要原因分析如下：

1、责任主体不够明确

现行的资产管理制度侧重规定了各部门的主要职责，对具体某件事情由谁来做，什么时候做，怎么做的界定不够详细，容易造成部门之间互相推诿，资产信息传递不及时、不完整。

2、信息系统不够完善

（1）流程设计不够顺畅，节点衔接也不够清晰；（2）各使用人对资产的日常运营记录（如：维修、出租等数据）不够自觉，无法及时完整反映资产运营情况；（3）资产系统与财务其他子系统之间的数据衔接比较薄弱，信息系统的管控作用没有完全发挥。

3、资产标识不够先进

目前资产的识别主要还是采用手工逐个核对的方式，所使用的传统纸质标签容易脱落、褪色，不易长期使用，容易造成资产无法识别和统计误差。

4、监督管理不够到位

目前实物资产的监管侧重资产的实物是否存在，而缺乏对资产日常管理的过程管控及责任追究，容易造成一些使用者对资产的使用比较随意，存在浪费和闲置的现象。

三、市级烟草企业实物资产信息化管理体系的构建

笔者认为要构建以制度建设为基础、信息系统为平台、RFID标签为工具、监督考评为手段的四位一体的实物资产信息化管理模式，以此来实现实物资产全生命周期管理，达到“归属清晰、配置均衡、使用高效、处置规范、监管有力”的管理目标：

1、加强管理制度建设

要建立实物资产内部控制规范，明确管理过程中的不相容岗位的类型以及各个环节的风险防控要点；要建立由市公司统一领导，资产管理部门统一管理，各资产使用部门主体管理的三级管理的实物资产管理模式，突出使用部门的主体地位，强化管理部门的管理职责，明确县市两级资产管理员、各部门资产管理员的具体职责，解决权责不清的问题。

2、深度应用信息系统

由于资产管理信息系统上线时间较短，系统尚未完善。要充分优化和应用系统的功能，发挥信息化管理的作用，要做到以下几方面

（1）流程内容要全面覆盖。要根据全生命周期管理的理念，设计涵盖预算、购置、运营、变动、盘点、处置各个环节具体的业务的流程，并编制详细的流程图及流程说明。

（2）流程节点要衔接清晰。系统流程的设计，要注重各节点之间的衔接，特别是数据、表单之间的传递，使得上个环节任务完成后，下个环节能够及时的了解情况。

（3）资产影像要直观可视。所有资产在建立卡片的同时要上传资产的实物图像和权属图像，使管理者能清楚地识别资产，特别是生僻资产及成套资产，还可以运用百度地图来对房产进行方位确认，并将地图影像上传到资产卡片。

（4）过程记录要及时完整。对涉及资产全生命周期的购置、维修、变动、评估、处置以及审批文件等数据均要求在系统进行及时记录，特别是车辆管理方面的油耗、维修、保险、行驶里程、事故等日常使用信息，实行全方位管理。

（5）系统之间要融合管控。第一，要实现与核算系统的融合。在资产系统中录入数据时，通过节点的设计，将数据及时的传递到财务核算系统，解决资产的价值管理和实物管理数据不同步的问题。第二，要实现与预算系统的融合。在编制年度预算时，预算员先在资产系统录入次年预购资产的具体内容，再将计划数据汇总导入预算系统，解决资产购置计划与资产购置预算经常脱节的问题。第三，要实现与报销系统的融合。在支付涉及资产的资金前，先在资产系统记录数据，再传报销系统，增强日常记录的时效性和自觉性。

（6）系统操作要简易便捷。要将流程图嵌入资产管理系统中，并作相应的链接，使用人只需通过流程图选择相应节点就可进入相应的界面进行业务操作，提高使用效率和准确性。

3、引入RFID标签工具

RFID标签管理是以资产卡片为基础，将卡片信息集成在金属芯片上，然后通过射频信号自动识别目标资产，获取相关数据并传输到信息系统进行汇总、分析、处理，实现实物资产从验收入库到处置完成的全过程跟踪管理。

运用RFID数字标签进行实物资产管理，首先要在建立资产卡片后及时根据资产编码发行RFID标签，通过标签打印机、桌面发行器将资产相关信息集成在RFID标签上，并将其粘贴在实物资产身上，使其成为实物资产一生的身份证。在此基础上，可以运用这项技术在几个方面：

（1）资产识别：通过RFID标签，管理人员只要一台手持机即可实现对该资产的识别，资产的信息将实时的显示在手持机上，改变了以往通过核编码、翻账簿、靠回忆的这种传统方法，信息更全面，更直观。

（2）资产巡检:巡检人员使用手持机扫描RFID标签，可随时查看资产基础信息，运行记录等，在发现破损、老旧等资产状态不良的现象时，可通过手持机进行摄像取证，以便开展预防性维修，保证资产安全稳定运行。

（3）资产盘点：盘点人员只需先将盘点数据下载到手持机上，然后在盘点范围内自动搜索实物资产的RFID信号，就可将信息自动采集到手持机进行盘点，而后数据信息通过现已覆盖全面的无线网络传回资产管理系统进行数据比对，自动生成盘点表，并提供资产盘盈、盘亏、信息不相符的业务处理，有效提高资产盘点效率。

4、完善监督考评机制

（1）健全监督检查机制。要根据内部控制规范提出的风险点，建立实物资产内部控制主要环节的检查表，要求监督部门要组织对实物资产管理的各个环节进行日常监督检查，以此促进实物资产管理执行力的提高。

（2）制定绩效考评细则。要从岗位职责、日常管理、信息档案三个维度入手，将实物资产的安全性、完整性和高效使用作为考核要点，制定各单位和各部门的实物资产考评细则，并将考评结果纳入年度绩效。

（3）建立责任追究规定。要对实物资产损失的各类情况做出详细责任追究规定，要求相关人员要认真履行实物资产的保管和使用责任，对因工作失职或未正确使用资产而造成损失要依规进行经济赔偿和行政处理。

四、实物资产信息化管理的目标

通过建立集制度、系统、设备、监管“四位一体”的信息化管理模式，有效地解决实物资产管理中的顽疾，实现以下“三个转变”:

1、实现由粗放型管理向精细化管理转变，使岗位职责更加清晰，业务流程更加顺畅，监督管理更加到位，提高资产管理工作的执行力。

2、实现由繁杂型管理向信息化管理转变，促进实物资产的管控水平，更方便迅速的获取信息，提高数据分析的全面性和及时性。

3、实现由传统型管理向现代化管理转变，通过RFID标签的运用，提升资产识别能力，提高盘点效率，减少统计误差。

五、结语

相信随着行业信息化建设的逐步推进以及思想观念的逐渐转变，信息化管理将不断推动行业实物资产管理上水平，为行业的转型升级、持续健康发展做出新的贡献。我们必须与时俱进，学习国内外先进管理经验，不断提升管理水平，才能在当前市场中脱颖而出，促进企业的不断进步。

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[2] 徐跃明,张习发,王琳,等．烟草工业企业实物资产管理系统总体架构研究与应用[J]．通信世界, 2015(24):36-37．

[3] 郑伟茜．地市级烟草公司ISO信息化综合平台研究与设计[J]．信息系统工程,2014(2):123-124．

（责任编辑：刘 康）