建立“运单结算审核查询系统”方案探讨

佘中胜

摘要：主要依据公司运费结算、审核、查询现状，从中发现一些存在的不足，探讨如何建立一套科学、高效的运单结算审核和查询系统，以满足公司对运费的严格管理和控制要求，帮助企业不断提升经营管理水平。

关键词：运单结算；审核；查询；预算控制

中图分类号：F23

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672.3198.2016.28.057

1 当前运费控制、核算现状及存在的不足

公司一直以来，运费的结算与控制过程，首先是车辆使用部门（站队）通过手工填写纸质路单，路单的内容为车牌名、司机姓名、办什么事、车辆起止点、车辆值班时间等信息。然后，由运输单位汇总收取路单，按各车辆使用部门（站队）制作一个电子表，计算出各部门（站队）当月路费。运输单位月末送交公司调度室盖章审核，调度室审核后再将纸质路单送交财务部门成本岗。成本岗将每一张路单分别检查其单价、运行里程及计算出来的金额。然后再汇总计算每个车辆使用单位的运费，核实金额。

存在的不足：运单被使用单位错签时较难发现，运单流转环节多，审批周期长；计算、审核涵盖车辆、时间、单价等信息，较为费时费力；不能做到分类统计，不方便辆车使用对运费的信息查询；不利于成本预算控制。

2 建立运单结算审核查询系统目的和作用

实现运单输入、防错纠错、自动计算、网上申报、审批全过程管理，业务部门实时动态查询、控制，提高工作效率和成本预算控制水平，也有利于公司内部审计和效能监察，及时发现问题，改正错误。同时可以提高工作效率，节约人工成本。

3 方案制订

（一）设立运费路单录入、审核模块；（二）设定各车辆使用部门、单位对路单的审核功能；（三）设立查询统计模块、数据导出模块、打印模块；（四）设立运费预算分解、控制模块；（五）充分利用现有“油气储运公司工单审核系统”功能，将“运单结算审核查询系统”并入该系统中，自成相对独立模块。

4 系统模块设定应达到的功能

4.1 运费路单录入、审核模块应具有的功能

各车辆运费承包单位、科室以专有用户名录入运单。录入项目为两种：

（1）按使用时间录入。系统维护进各种车型的小时单价进数据库，录入时在系统中下拉窗口中选择车型、车牌号（系统建立启用前维护进数据库）。如为新增车辆，手工录入车牌号，司机姓名。运单金额栏自动根据所选车型单价与使用时间，计算出运费，金额=运输时间×单价。单价一经维护进去，录入运单用户无权修改，修改权限由财务部门成本岗控制。

（2）按使用距离录入。用户录入使用起止点（录入后，可自动保存，下次录入可选择），“运输公里”可自动生成，也可以手工修改公里数。单价为系统生成，金额=运输公里×单价。录入运单用户无权修改，修改权限由财务部门成本岗控制。

（3）按使用时间和运输距离混合录入。按（1）、（2）两种情况录入，形成合计金额。保存时自动生成运费单编号。

（4）单据录入后应具备的功能：①录入如有差错，未审核前可以查找、修改，但单价栏不可修改。②保存单据，之后提交审核。③打印单据。

运费结算单界面如图1。

4.2 各车辆使用部门、单位对路单的审核功能

各车辆使用部门、单位先到本部门领导审核，然后调度室调度岗审核，最后核算室成本岗审核。

4.3 查询统计模块功能

（1）各站队、部门只能统计查询本部门发生的运费。运费查询可以查询累计发生明细金额，也可以分车牌号统计查询明细帐。明细帐如图2。

（2）调度室车辆调度岗、核算室成本岗可查询统计全公司及各站队、部门运费，也可查询统计运输单位（凯通公司、金运公司等）按月或累计发生的运费；还可以按车牌号查询该车辆当月运费和本年累计发生的运费明细。查询到最明细级为路单，如图3。

（3）查询统计出来后，数据有导出功能，导出表格为EXCEL表单形式。单位查询如图2。

（4）财务部门成本核算岗，有按月查询各单位车辆

运费明细和累计发生额、公司运费汇总账的所有权限，包括按车牌号查询当月和累计发生情况。

4.4 运费预算分解、控制模块功能

“运单结算审核查询系统”的预算模块应具有运费预算金额维护和预算警戒提示、控制功能。

4.4.1 运费预算分解

年初，按照油田公司下达的运费总预算，由公司预算委员会分解到各基层单位和科室。财务科预算岗负责把各单位、各科室承包的运费指标维护到“运单结算审核查询系统”的预算模块中，并依次由调度室审核、财务科长审核。

4.4.2 运费预算控制

当某个单位或部门发生的运费累计金额达到预设的警戒值（如年初预算指标的90%），再录入运费结算单时，系统弹出窗口提示；当累计金额达到年初预算指标时，则系统禁止录入新增路单。车辆使用单位只有向公司主管部门申请并经主管领导批准后，由财务科预算岗重新在“运单结算审核查询系统”预算模块中调增预算，然后才能继续录入新增路单。

财务科预算岗根据公司预算要求，可调整预算指标。调整后，须财务科长、调度室审核通过后生效。

5 运单结算审核查询系统的发展方向

该系统运行逐步成熟和完善后，最终实现与ERP系统对接。具体讲，就是运费结算单一旦完成填制并审核后，相关数据自动转入ERP系统中，财务成本岗月末自动生成会计凭证，成本费用计入各使用单位。