在Office中实现数据共享的技术研究

路璐

（长治学院计算机系，山西长治046011）

在Office中实现数据共享的技术研究

路璐

（长治学院计算机系，山西长治046011）

应用Office办公软件处理数据时往往会涉及到数据转换的问题，文章通过剪贴板和导入｜导出两种方法实现在Office各组件之间数据的转换功能。

Office组件；剪贴板；导入｜导出

如今Office办公软件的应用已非常普遍，它在日常工作中发挥着极大作用，如数据处理。众所周知，在Office的多个组件中都能通过表格实现数据的相关操作，如Word、Excel、Access等。在应用这些组件时，会发现在处理数据方面存在各自的优势与劣势，比如Access数据表里无法在任意位置添加一条记录，而Excel中却可以轻松做到。Outlook发送邮件和进行日常事务管理时用到的联系人，可通过已保存好的Excel电子表格直接导入。这些充分说明掌握Office各组件之间数据转换的重要性，那如何实现不同组件数据的转换呢？以Office2010实现以下操作。

1　剪贴板功能

1.1在Word、Excel和PowerPoint中使用Access的数据表

打开Access，找到需要复制的数据表“学生”，单击窗口左上角的“数据选定器”按钮，可以选择全部数据；或在窗口最左端的“记录选定器”上移动鼠标选择若干条记录；或在窗口最上端的“字段选定器”上移动鼠标选择若干字段。完成数据选择之后，点击“复制”命令，然后进入Word定位目标位置，执行“粘贴”即可把Access的数据表转换成Word中的表格。[1]向Excel和PowerPoint的转换方法与Word相同。

1.2在Access中使用Word和Excel的表格

打开Excel，先在“学生信息”工作表中选择需要复制的单元格区域，可以为若干行或若干列，点击鼠标右键执行“复制”命令，然后打开Access中的目标数据表，单击星号，选中最后一行，执行“粘贴”命令，这样会在数据表的末尾添加新数据；如果要替换Access中原来的数据，就要选择与被复制数据相同大小的数据区域进行“粘贴”操作。[2]值得注意的是，复制的Excel数据与Access的数据在类型上要保持一致。将Word表格转换到Access中方法与之相同。

2　导入｜导出功能

2.1在Outlook联系人中添加Access数据库的数据

以Access的“学生”数据表为例。（1）在Outlook中执行“文件”标签下的“打开”命令，选择“导入”功能，导入方式为“从另一程序或文件导入”；（2）导入文件的类型是“Microsoft Access”；（3）“浏览”对话框中查找存放“学生”的Access文件；（4）目标文件夹选择“联系人”完成导入，这一步骤中重要的是映射自定义字段（若“学生”和Outlook联系人有完全相同的字段，系统将自动建立映射，否则需要手动建立字段映射。拖动左边列表框中的一个字段如“姓名”到右边列表框中与该字段属性一致的字段“姓名”右侧），见图1。这样在“联系人”中就能看到“学生”的数据。[3]

2.2在Excel中使用Access的数据表

（1）选择要导入数据的Excel文件，执行“数据”标签下的“获取外部数据”命令，文件类型选为“自Access”，查找到包含“学生”的Access文件；在“选择表格”对话框中确定要导出的表对象“学生”；最后通过“导入数据”对话框决定导入数据的放置位置。[4]说明：导入到Excel的数据与Access数据源之间是链接关系，通过“外部数据”工具栏保持数据的同步变化，即数据会随着数据源的改变而改变。

（2）在Access数据库中，执行“外部数据”标签下的“导出”命令，可以把“学生”数据表对象转换为其他格式，如“Excel”、“文本文件”、“PDF或XPS”、“WORD”等。若选择“WORD”，导出为RTF格式的文件，可用Word打开编辑。2.3把Excel数据导入到Access数据库中

（1）检查要导入的Excel工作表是否为数据清单，即工作表数据要有列标题，这样做的目的是导入到Access中可自动识别各个字段，方便建立Access数据表。[5]（2）新建或打开Access数据库，执行“外部数据”标签下的“导入并链接”功能，类型为Excel并选中要导入的Excel文件；（3）“导入数据表向导”对话框中选择“学生”工作表，勾选“第一行包含列标题”复选框，单击“下一步”，见图2；（4）在设置“主键”对话框，设置“学号”为主键，然后输入导入新表的名称“学生表”完成操作。

图1　映射自定义字段

说明：导入的工作表中作为主键字段的值不能有重复和空值现象；导入的Excel文件必须为关闭状态；导入的工作表中字段数允许少于目的表的字段数但不能多于，各字段数据类型要保持一致。当然使用“导入并链接”功能，也可以把文本文件转换到Access中，只需要选择导入类型为“文本文件”。

通过以上方法可实现Office组件之间数据的资源共享，在日常办公中可节约大量创建数据的时间，提高工作效率。

［1］黎桂兰.Office组件间数据的导入与导出问题分析［J］.煤炭技术,2012,（11）:235-236.

［2］杨大庆.Office组件间数据的导入与导出问题分析［J］.信息与电脑,2011,（11）:173-174.

［3］张逾博.用Access数据库实现日常计量管理［J］.中国水泥,2012,（5）:83-86

［4］白南石.浅谈办公自动化的现状及发展趋势［J］.科教创新,2010,（10）:54-54.

［5］Zhen-hengLiu,HongShen,Tian-gongLi, Lian-ying Sun.Application Research of Data Center Constructing in Digital Campus［J］.2010,（07）:604-607.

（责任编辑张剑妹）

The Realization of Data Sharing in Office

Lu Lu
（Department of Computer Science Changzhi University,Changzhi Shanxi 046011）

Office software often involves the processing of data to data conversion problems.Via the clipboard and import|export the article puts forward the convert data between the various components of Office.

Office components;Clipboard;Import|Export

TP317

A

1673-2014（2016）05-0098-02

长治学院2015年校级课题（JY201516）。

2016—05—17

路璐（1980—），女，山西平顺人，硕士，讲师，主要从事计算机应用技术与数据库开发研究。