基于Excel函数与Dos批处理的大学英语四六级考试报名工作的改进与应用

冀国强+王广珠

摘要：为确保大学英语四、六级考试报名工作的准确快捷地完成，基于Excel改进了大学英语四、六级考试报名工作流程，并结合Dos批处理完成了报名照片的选取、重命名等相关工作，提高了工作效率。

关键词：四六级考试；报名；Excel函数；Dos批处理

中图分类号：G642.0 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）46-0063-02

在高校的教务管理工作中，虽然有各种“教务管理系统”供使用，但在实际的工作中，这些系统并不能包揽全部的工作，如我校使用的这款教务管理系统便不能完成类似大学英语四六级这类考试的报名工作。传统的考试报名工作流程是各班按照四六级考试报名工作安排下发的报名模板填写报名信息，上交后复制粘贴，由于数据量庞大，工作量巨大，另外还要审核学生的历史成绩等信息，工作效率低，出错机会多。

针对这种情况，根据四六级报名工作的特点，所有的报名信息需要体现在给定的Excel模板中，然后再导入到全国大学英语考务考籍管理系统中。所以我们基于Excel改进了大学英语四六级考试报名工作流程，并结合Dos批处理完成了报名照片的选取、重命名等相关工作。在2014年12月大学英语四六级报名工作中付诸了实践，提高了工作效率，取得了理想的效果。

一、报名数据的采集

利用专业在线问卷调查平台——问卷星（http：//www.sojump.com）设计开发了报名平台，按照大学英语四六级考试报名模板中要求的数据项目诸如姓名、性别、学号、身份证号码、院系、年级、专业、班级、报考等级、已考历史成绩等信息设计，然后发布出来。学生可以通过复制、分享报名系统链接（http：//www.sojump.com/jq/3789036.aspx），或通过用手机扫描系统链接生成的二维码直接进入报名系统，输入相关信息后提交。为防止报名信息虚假，系统对学号和身份证号均设置了唯一性，不允许重复提交；年级、专业、班级等信息均在下拉列表框中选择，避免输入不规范导致数据难以统计和汇总。此举简化了每个行政班填写模板然后再复制粘贴的过程，直接在问卷星后台导出报名数据（图1，Excel版）。

二、报名数据的处理

报名平台导出的数据毕竟还不是报考模板要求的那样，需要对数据进行简单的处理。将需要的数据按列复制、粘贴到报名模板当中，形成报名的初始信息（图2）。

三、报名数据的校对

初始信息会由于学生在报名过程中输入等问题产生错误，需要与学籍数据库信息进行比对。方法是将学籍信息从数据库中导出，形成一个Excel文档。利用Excel的Vlookup函数依照学生的身份证信息对其他项目进行查找，查找的结果直接写在报名模板中空白一列，然后与已提交的信息（如学号）进行比对，如发现不一致则通过提交的其他信息（如用学号检索身份证号）进行比对（图3），然后输出学籍数据库中相应的信息，直到报名模板中所有的信息和学籍数据库中信息完全一致。

四、报名照片的筛选

由于每次报名并不是全部所有的学生都报名，所以需要从照片库中筛选报名学生的照片。照片库来源是每年新华图片社现场采集的照片，均以身份证号命名。

（一）copy命令

采用Dos下copy命令可以复制文件到指定位置，批处理可以将多条命令放在一个纯文本文件（.bat格式）中一次执行。

Copy命令的标准格式：copy [drive：] [path] filename1 [drive：] [path] folder2

参数解释：

[drive：] [path] filename1——指定要筛选的文件位置和名称，不能使用通配符

[drive：] [path] folder2——为筛选后要放置报名考生照片的文件夹

命令示例：“copy E：＼教务处＼学籍＼全院学生照片＼"3701010101".jpg E：＼教务处＼考务安排＼英语考试＼2014年12月学院四六级报名＼筛选照片＼”命令是将身份证号为3701010101的考生照片（后缀名为.jpg）从照片库中选出复制到报名照片文件夹中。

（二）Excel文本拼接函数及公式填充功能

为了快速筛选出全部考生照片，结合Excel文本拼接函数及公式填充功能将所有的考生的身份证号都生成一条“copy”命令，将“copy”命令放在一个记事本中形成一个文本文档，然后另存为.bat批处理命令，运行该命令则所有报名考生的照片筛选到了报名照片文件夹中了。

五、报名照片的重命名及格式化

由于全国大学英语考务考籍管理系统中要求上报的照片是要求以学号命名的，所以还需对报名照片进行重命名。采用Dos下rename（简写为ren）命令。

ren命令的标准格式如下：

ren [drive：] [path] filename1 filename2

参数解释：

[drive：] [path] filename1——指定要进行重命名的文件位置和名称，不得使用通配符；

filename2——为文件重命名的新名称。重命名只能在同一驱动器或路径中实现。

命令示例：“ren "3701010101".jpg "13010101".jpg”是将身份证号为3701010101的照片重命名为学号为13010101的照片。为了快速处理所有照片的重命名工作，同样结合Excel文本拼接函数及公式填充功能将所有考生的身份证号与学号均对应生成一条“ren”命令，将“ren”命令转存为.bat批处理命令然后运行则所有考生的照片都变成了以学号命名的了。另外由于报名照片有一定的格式要求，可以使用isee等图片处理软件对筛选、重命名好的照片进行批量压缩，转变成报名所要求的格式即可。

六、报名数据的整理上报

将做好的excel报名表和筛选后格式化的报名照片按照要求上传到全国大学英语考务考籍管理系统中，此次报名工作即完成。

通过利用专业的问卷调查平台获取初始的报名数据，然后基于Excel函授和Dos批处理功能顺利对报名数据进行处理和校对、报名照片的筛选，快捷方便正确地完成了2014年12月的全国大学英语四六级考试报名工作。实践证明，在没有专门的考试报名系统的学校采用此办法不失为一个好办法，大大减少了考务管理人员的工作量，也减少了报名过程中的失误率。