对新时期如何做好企业办公室工作的探究

任爱玲

摘 要：新时期企业办公室在企业里起着参谋、协调、调研、资信、督办的作用，同时也是新时代企业赋予办公室新的内涵和新的历史使命，这就要求办公室成员发扬敬业、高效、文明、廉洁的精神，做好各自的本质工作。文章探究了新时期企业办公室工作的职能和作用，阐述了新时期如何做好企业办公室工作的途径。

关键词：企业 办公室工作 综合协调 高效务实 各尽其责

中图分类号：F270 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）11-253-02

在企业里，办公室是行政管理中不可缺少的重要部门，也是企业生产部门、经营管理部门、销售部门、用户回访部门的中枢枢纽。作为企业办公室，它不仅是企业形象的窗口，同时也是企业的参谋部，起着综合协调、承上启下、督促检查、服务保障的作用。

办公室的工作既涉及到企业宏观管理的内容又涉及到企业微观运行内容。办公室工作范围广泛、任务繁多，好多工作需要加班加点的完成，因此加班加点是办公室人员经常遇到的事情。

办公室是一个集体，只有集体里的每一名成员都各尽其职，办公室的工作气氛和工作效率才有很大的提升。面对新时期新的形势和新的任务，企业办公室的职能和作用越来越凸显重要，因为办公室工作水平的高低、工作效率的快慢直接影响着企业生产运营、经济效益的提高，直接影响着企业形象。鉴于办公室特殊的工作职能和作用，决定了办公室成员必须具备热爱祖国、热爱社会主义、热爱企业的思想政治觉悟，具备聪明理性的头脑和知识渊博的工作能力，具备善于协调、吃苦耐劳的工作态度，每一名成员都应成为出类拔萃的人才，这样办公室就能成为一个积极向上、努力进取、工作效率高、业务能力强的优秀团队。

一、新时期企业办公室工作的职能和作用

在企业里，办公室是一个很重要的部门。办公室主任要带领全体成员在董事长、总经理的领导下当好企业高层的参谋和助手，协调好企业各部门之间的关系，督查、督办各部门执行企业决策和生产经营情况，因此，办公室也被业内同行戏称为“企业领导的脑和腿”。

（一）新时期企业办公室工作的主要职能

1.办公室成员仅仅高标准、高质量地完成上级领导交给的任务是不够的，还应该站在企业领导的角度和企业发展的高度来思考、策划和处理问题。当好企业高层的参谋和助手。

2.及时发现各部门存在的问题，在第一时间内向高层领导汇报并提出解决问题的方法。

3.企业有大的决策和改革措施需要召开会议时，办公室负责起草报告，组织安排会议的一切事务，打印和发放会议文件、管理会务物品。

4.企业召开重要会议时，负责会议重要事项的摄像和录像，并制成光盘作为储备、备查资料。

5.企业的通信、宽带、闭路电视、网站也是办公室需要负责的一项工作，应派专业人员负责，确保企业中心工作、新举措、新决策及時宣传给每一位职工。

6.收集和整理企业各部门有关生产经营、销售、资金管理、用户回访等资料，供企业高层决策时使用。

7.管理好企业各类小车的使用、维修和保养，做到随时需要随时发车。

8.负责接待前来联系业务和参观学习的客人，要做到：热情大方、彬彬有礼、文明礼貌、端庄得体。

9.负责行政部门办公用品的购买、发放和管理。保证行政人员顺利办公。

（二）新时期企业办公室的主要作用

办公室在企业历来就占有十分重要的地位。其主要任务就是为领导、各部门、基层全心全意地服务。它的作用主要有以下三个方面：一是面对企业高层发挥好参谋和助手作用；二是督查督办各部门执行和完成企业下达的考核任务及中心工作；三是综合协调各部门之间的关系，使部门之间相互配合、相互支撑、相得益彰。

1.积极主动地发挥好参谋和助手作用。要想发挥好参谋和助手的作用就要积极思考企业大事，主动参与高层领导的决策。首先，办公室的每一位成员都应该心里想着企业的大事和发展，要与企业的中心工作“合拍共振”。所提出的建议有比较高的政治理论水平，建议内容针对性强、有独特见解。这就需要办公室成员深入到基层了解情况，抓住实际存在的问题和主要矛盾，经过自己深思熟虑和反复思考，在学习了国内外同行业先进的理念和做法以后，写出文字性的材料，郑重其事的交给企业领导，这样才能做到“言之及时、参之有道”，才能受到上级领导的重视和信任。其次，建议起草时要坚持以企业领导满意、各部门认同和工作指导性为原则，内容要清晰、层次要分明、语句要精练，要实实在在反映出基层的实际情况，要有自己的见解，要阐述出自己的创新思路，做到：严谨、规范、快捷。

2.注重实效，发挥好督查、督办作用。业内同行都知道：对企业各部门进行督查、督办也是办公室一项重要工作，同时也是推动各部门落实企业决策和中心工作的重要手段。督查和督办工作应从以下两个方面入手，一是有查就要有结果，有结果就要有总结。办公室根据企业高层制定的各项决策检查各部门的执行和落实情况，通过督查保证决策尽快落实，通过督办保证企业制定的目标尽快实现。要保证督查、督办的质量。办公室成员每一次督查完毕要有记录，要注重实效，通过督查、发现了问题就要提出解决问题的方法，提出整改措施，并要求部门负责人在规定的时间内有所改进，然后再去督查，直到达到标准为止。二是围绕企业中心工作进行督查、督办，众所周知：办公室需要督查、督办的项目很多，需要查重大决策落实情况，还需要查各项考核情况，更需要查企业文化和精神文明建设情况。办公室成员每天加班加点也完不成任务，这就需要办公室抓住主要项目进行督查、督办。要把企业改革发展的重大决策和职工最关心、最现实的问题当做督查、督办重点。这样才能消除梗阻、突破障碍，促进问题尽快解决，推动企业决策顺利实施。

3.积极发挥好办公室的综合协调作用。企业各部门的日常工作是通过办公室来综合协调的。企业每一项重大决策落实得好不好，主要看办公室综合协调工作做得好不好。所以办公室成员都应该把探索推进全程系统性的综合协调新路径作为研究课题，不断提高服务于企业、服务于部门、服务于职工的效能和水平，应做好三个方面的工作：一是发挥好办公室在“办文”中的综合协调作用，办文是办公室的一项重要工作，办文时应对起草文件的依据、措施、方法进行严格把关，提升办公室以文辅企的作用，并将每一份文稿都打造成精品文稿。二是发挥好办公室在“办会”时的综合协调作用，办会工作做得好不好直接关系到会议是否开的圆满成功，所以在办会时办公室每一位成员都要保持高度的责任心，认真对待会议的每一项议程，做得精细化、规范化。三是发挥好办公室在“办事”中的综合协调作用，办公室成员要在主任的带领下坚持具体问题具体处理的原则，紧紧围绕企业的中心工作，分清事务的轻重缓急，急事急办、快事快办、统筹兼顾、合理安排，形成集约高效、严谨细致的工作作风。

二、新时期企业办公室工作的创新途径

笔者认为：新时期企业办公室的工作应该在转变思想理念，根据人员特长、合理分配工作，提高办公室成员整体素质这三个方面进行创新，这样才能很好的起到参谋助手作用。

1.作为企业高层领导，对办公室成员的组合要慎重，要将能担当起此项工作的“人才”选调到办公室工作。为了让办公室工作紧紧跟上企业的改革发展思路，还要在转变工作理念上进行创新。首先，要给办公室成员进行“充电”，组织他们学习企业的发展目标、长远规划和宏伟蓝图。他们的思路理清了，就可以将企业的发展目标、长远规划和宏伟蓝图贯穿到工作中，宣传到基层，使企业上下团结一致为着实现企业的发展目标而努力工作。其次，企业办公室成员应提高自身素质，做一名称职的办公室人员。站在企业领导的角度上思考自己的工作，当好领导的脑；深入到基层了解各项工作情况，当好领导的腿；将企业的发展目标通过广播、电视、网站、黑板報传达给每一位职工，当好领导的嘴。将职工的困难、需求与企业领导沟通，将党的温暖、企业的关怀落实到每一名职工身上，起好领导与职工的桥梁作用。

2.根据办公室成员特长、专业，合理分配工作。笔者在企业办公室工作多年，深深感到办公室工作复杂繁多，经常加班加点是非常辛苦的，这就需要办公室主任根据每个成员的特长合理分配工作。首先，要选好办公室主任，把道德品格高尚、善于沟通协调、作风扎实过硬、业务能力突出的“人才”选调到办公室主任的岗位上工作，让他带领一班人完成好企业领导交办的各项任务。其次，要选好办公室的每一位成员，根据“办文、办事、后勤”这三个岗位选调，按每一位成员的特长和专业分配工作，使每一位成员都能发挥自己的特长，得心应手地干好自己的本质工作。但是企业召开大型会议和大的活动时，办公室成员就应该不分份内分外，团结一致、相互支持、相互配合共同搞好这项工作。

3.提高办公室人员整体素质。企业办公室人员的整体素质决定着办公室工作的效率和质量。笔者建议：企业高层应选派一名知识渊博、工作能力强、资历深的领导专门负责培训办公室成员，从思想品德、工作作风、自身修养、文明礼貌、待人接物等方面进行规范化训练；还要对他们进行商务英语的培训，因为我国进入世贸组织以后，企业与外企联系和接洽的事务就比较多了，办公室作为企业的“窗口”，接待外国友人的工作就成为经常性的了。办公室成员需要用英语与外国友人交谈，这样才能起到“窗口”的作用。其次，对办公室成员进行礼仪培训。企业办公室成员作为企业“名片”应将企业的良好形象完美地展示在国内外友人面前，办公室成员应统一着装、仪容端庄、文明待人、礼貌用语、美丽大方、风度翩翩成为企业一道亮丽的风景线。

企业办公室是上传下达、联系职工、协调各部门的“枢纽”，是企业形象的“窗口”。但办公室也是事物和矛盾的集中地，办公室经常会被推到矛盾和事物的风口浪尖上。这就需要办公室成员事事细致、谨慎小心、将难事办妥、杂事理清、急事办稳、烦事化简，用自己的勤劳和智慧推动企业可持续发展。

参考文献：

[1] 王倩.新时期企业办公室工作的职能定位与作用.胜利油田党校学报，2008（3）

[2] 林安生.浅谈国有企业办公室管理工作的重要性.技术与市场，2013（9）

[3] 夏红军.如何在现代管理中发挥办公室工作的积极作用.经营管理，2012（6）

[4] 齐文炎.关于企业办公室工作的创新与思考.办公室业务，2012（1）

（作者单位：太原市热力公司 山西太原 030000）

（责编：若佳）