浅析已被依法办理注销与吊销工商企业档案资料的保管期限

胡顺根

【摘 要】长期以来，已被依法注销与吊销的工商企业登记档案资料的保管工作一直在困扰着工商行政管理机关的企业档案管理部门。在日常工作中，面对这类没有明确保管期限的工商企业档案资料，是企业当年注销、吊销后就可将其档案资料进行销毁还是长期保存等，一直以来没有明确的界定。为此，对工商企业档案资料保管与利用工作岗位的现状进行研究十分必要。

【关键词】依法注销与吊销 企业公司 档案管理 期限

一、公司注销和公司吊销的特征、区别及法律后果

（一）公司注销和公司吊销的含义及区别

1.注销是企业由于自身原因不能或者不愿经营下去而主动要求销户，不涉及违法现象。也就是说，当一个公司宣告破产，或者被其他公司收购、公司章程规定营业期限届满、公司内部分立解散，或者由于一些业务经营方式不规范被依法责令关闭，这时公司可以向工商行政管理机关企业登记注册部门进行登记申请注销。

2.吊销一般是指被政府有关部门依法撤销，是政府有关部门做出的一种行政处罚措施，主要针对被吊销单位的违法经营行为或者是营业执照过期未审等情况。也就是说，当企业在经营过程中，出现了违法经营行为，或者每年年检时，该企业已经连续几年未到工商行政管理机关对营业执照进行有效的审验，此时，工商行政管理机关，可依据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》《中华人民共和国公司登记管理条例》《中华人民共和国企业法人登记管理条例施行细则》及国家工商总局《企业年度检验办法》的规定，对企业公司营业执照依法进行吊销。

3.注销和吊销都是一种法律行为，都会产生经营主体的经营资格不复存在的法律后果，但二者的行为性质及最终法律后果存在很大区别，既注销企业则直接导致企业主体资格的消灭，注销后企业终止民事权利能力，不能再从事任何民事活动。

（二）公司注销和公司吊销的法律后果

1.注销一般是经营主体决定终止经营向工商行政管理机关履行的登记程序，注销是企业的主动行为。在企业注销的同时，随着企业资产及债务清算等工作的完善，该企业就宣告消亡。也就是说企业的主体资格已被消灭，任何民事权利已终止。

2.吊销则肯定是工商行政管理机关对严重违法的登记主体做出的行政处罚，吊销则是被动的。根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》） 和《最高人民法院关于企业法人营业执照被吊销后，其民事诉讼地位如何确定的函》 的有关规定，企业法人被吊销营业执照后，应当依法进行清算，清算程序结束并办理工商注销登记后，该企业法人才归于消灭。

因此，吊销企业营业执照并不能当然地导致企业法人资格的消灭。在公司清算并注销登记之前，公司的股东不能够分配公司的财产，否则对公司财产造成的损害应当承担赔偿责任。所以，吊销企业营业执照这一行政处罚的实施并不影响企业按照正常的程序进行清算、并申请注销登记。

二、注销与吊销企业档案资料的基本构成及成分构成

1.注销与吊销企业档案资料的基本构成：一是国有公司，机关、团体、企业事业单位设立的下属企业公司，大型省属企业公司，集团公司，发行股票的上市公司，股份制公司，有限公司及分公司，有限责任公司及分公司，以及能代表地方特色的老牌企业公司等。二是个体私营公司，有限公司与有限责任公司及分公司等。三是在江西设立的外资公司，外资合作公司，外资独资公司，外资分公司，外资方驻中国江西代表处及办事处等。

2.注销与吊销企业档案资料的成分构成：一是公司设立时所有具有法律效应的登记材料。其中包括：有公司法人签署的设立登记表，法人及公司股东（以公司名义出资的股东营业执照复印件）的身份证复印件，公司董事及监事会成员身份证复印件，公司章程，出资证明，经营地址，联系方式等。二是公司变更、年检、备案、质押等一系列档案材料。其中包括：章程修正、变更公司经营地址及范围，公司资金增加与减少，法人及董事、监事等变动，历年年检财务报表，公司某些事项的备案，以及公司以财产、股票等物质押等等。

三、注销与吊销企业档案资料的实际运用

在企业档案资料实际运用工作中，尽管有的企业是公司自行自愿注销的，但是，这些已经依法注销与吊销的企业档案资料，还是经常被调阅使用，尤其是公、检、法、纪检、监察机关及律师事务所等办案使用频率较高，还有企业公司自身事后也来翻旧账等等。所以，管理好这些档案资料也显得尤为重要。对此，笔者就注销与吊销企业档案资料的实际运用，略举一例翔实案例。2012年期间，有位律师需要查询某企业公司档案资料。事由是该公司原股东与股东之间的股份、债务及财产处置等问题，一直纠缠不清，甚至闹到要打官司，你说你的股份当初是多少、多少，他说他的股份是多少、多少等等。还有的股东拿出了所谓当年在工商登记时的材料来证明（经对照档案资料中的原始材料，纯属伪造）。经过查阅档案资料，该企业公司是1984年设立的，于1996年被依法吊销。公司被吊销后由于股东与股东之间的善后事务没有及时处理，才导致了若干年后重提以前旧账的现象。好在有工商企业档案资料作证，最终，使他们弄清了股东与股东之间的具体股份，为他们正本清原提供了依据。

四、注销与吊销企业档案资料的保管现状

随着我国经济建设改革与发展的步伐不断进行和深入，越来越多的企业公司如雨后春笋般地涌入市场，给日益发展的市场经济不断带来新的活力。但是，既有“生”也会有“死”，企业公司也是如此。一方面新设立的企业和那些“活着的”企业公司在不断增加变更、备案等档案资料，另一方面注销与被依法吊销企业公司也在不断增加。长期以来，无论是省级，还是其他市级和县级工商行政管理机关，在管理这些企业档案资料等工作中，都要花费很大的人力、物力及财力成本，尤其是这些注销与吊销企业公司的档案资料，销毁又没有相关的法律依据，不销毁只见库房内存空间不断膨胀和挤压。这样一来，不仅给库房的储存带来巨大压力，同时也给库房的承重带来危险。所以，对这类企业档案资料的保管，期望能有一个权威性的保管期限表来具体指导和实施。

五、注销与吊销企业档案资料的保管期限

笔者根据这类企业档案资料的特殊性，结合工作中的实际案例，认为，对此类档案资料的保管期限应参照目前国家对文书档案保管期限的方式来鉴定，即分为永久和定期两种。

1.永久保存的范围应包括：一是所有注销与吊销企业设立登记时的档案资料既开业时的翔实材料（不包括企业属下的分公司、个人出资的私有公司、外资方驻江西代表处及办事处等）。二是所有企业开业后的变更、备案、股权质押等辅助性登记材料（不包括企业属下的分公司、个人出资的私有公司等）。

2.定期保存的期限又可分为30年和10年。30年保存的，一是包括有限责任公司与股份有限公司等档案资料；二是所有企业的年检报告材料。三是所有外资方设立代表处及办事处等档案资料。10年保存的，一是由个人出资的个体私有企业的独资公司等（对大型的曾经很有名气的除外）。二是所有公司属下的分公司等。

在如何界定已被依法办理注销与吊销工商企业档案资料保管期限时，本人根据自己长期在工商行政管理机关企业档案管理部门工作现状及实际，认为应当参照目前国家对文书档案保管期限等有关法律、法规和办法来执行，按照永久及定期来鉴定，定期又可分为30年和10年保管期限来划定。（作者单位：江西省工商管理信息中心）