我国企业在管理沟通中存在的问题以及对策分析

2016-11-29甘嘉莉广东培正学院广东广州510000

人间 2016年14期

关键词：管理者渠道信息

甘嘉莉（广东培正学院，广东广州　510000）

甘嘉莉
（广东培正学院，广东广州510000）

管理沟通贯穿于企业的基本职能，是企业管理的生命线。而我国企业在管理沟通中依然存在着一些问题，为了企业的长远稳健发展，本文将探讨我国企业在管理沟通中普遍存在什么问题，以及相应给出解决对策。

企业；管理沟通；存在问题；对策

前言

企业管理具有计划、组织、领导和控制四种职能，而贯穿在其中的一条主线即为沟通。每一项职能的实施都离不开良好的沟通。沟通决定企业效率的高低。沟通，是人与人之间的互动过程，而每个人都有自己个人的思想与情感，传达和理解的方式都各有不同。因此，要实现人与人之间的有效沟通并不容易。要探讨如何帮助国内企业在管理中实现有效沟通，首先要找出现阶段我国企业管理沟通中存在的问题，并给予相应的有效的解决对策。

一、有效的管理沟通对企业的作用

1.管理者实施内部有效管理的基本保证。

有效的沟通能够帮助企业准确的传递各项决策与计划以及相关信息，让企业全体员工了解企业的总体情况。同时帮助企业管理层全面掌握员工的情况，进行资源配置的优化，提高管理的效能。

2.管理者实施有效激励的基本途径。

当管理者要进行一个项目或实施变革的时候，第一个重要任务是与员工进行沟通，传达核心信息，了解员工的态度和意见，达成共识。良好的沟通体现了企业员工对管理工作有充分参与，能充分调动企业员工的积极性，增加员工信心和归属感，更积极主动的为企业出谋献策以及更高效的完成工作。

3.管理者帮助员工心理保健的有效方式。

有效的沟通有助于了解员工的真实需求和想法，舒缓工作压力，帮助员工身心的健康发展，在沟通和互动中增强员工的凝聚力和向心力。

二、管理沟通中存在的问题

1.组织结构不合理。

我国的企业普遍存在着组织结构不合理的问题。主要体现为管理层级多，部门设置臃肿使得职能重叠严重，以及一个部门接受多个管理层管辖或各部门之间的责任不明确，导致工作以及沟通效率低下。组织结构越复杂、层级越多，在信息上传下达的过程中，就会因为人为的过滤与筛选，出现传达速度降低甚至传达失真的情况。

2.企业忽视沟通的重要性。

管理者自身的观念滞后。两千多年的封建主义，令官僚主义思想难以根除。导致某些管理者仍然有着高高在上的姿态。过度的树立权威只会影响企业员工的主动和创造性，容易造成上下级沟通不畅，不利于企业的长远发展。

另外，国内大多企业重视成本、利润、质量等硬性指标，却忽视了良好的员工沟通对企业发展的重要性，这就造成员工的沟通大都是各项工作开展过程中的附属品。企业中没有形成可以使员工进行有效沟通的文化氛围，企业员工也没有形成良好沟通习惯［1］。

3.沟通渠道缺乏创新。

沟通的渠道主要有正式渠道和非正式渠道。通常我国企业里运用的正式渠道有公函往来、企业内部的文件传达、召开会议等。正式渠道的优点是效果较好，有比较强的约束力，易于保密，也可以使传达的信息保持权威性。但正式沟通的渠道比较严肃刻板，不够灵活，缺乏双向交流，而且受到时间、地域、空间等限制。而国内企业的主要问题是运用的正式沟通渠道相对陈旧。

由于正式沟通渠道的局限性，需要有非正式沟通渠道来进行补充。非正式的沟通渠道具有速度快、沟通方便、方式灵活等优势，员工较容易表露真实想法与情感，是了解员工真正的心理倾向与需要，帮助他们减轻工作压力的方法。但因为我国企业对非正式渠道的建立和发展不重视，非正式沟通渠道在国内企业里难以发挥其优点，也难以起到与正式渠道相辅相成，相互补充的作用。而且正因为非正式渠道缺乏监管和规范，信息的真实性和可靠性难以保障，同时容易滋生企业内部小集体、小圈子，影响企业的凝聚力和人心稳定。

三、促进企业有效沟通的对策

1.优化组织结构，成立沟通管理部门。

企业内部的机构设置应在纵向上努力减少管理层级，从而以减少沟通环节。实行扁平化管理架构，压缩职能部门和机构，增加管理幅度，同时拓宽信息沟通渠道，促进信息交流。鼓励部门之间加强横向的交流与合作，加强部门之间及部门之间人员人之间的联系。另外，可以构建一个专门的沟通管理部门，可以对公关部与信息部门进行整合，由专业的部门负责企业对内或对外的沟通活动、对多方面的沟通活动进行评估及反馈等，并及时发现沟通过程中存在的不足，进而加以改正与自我完善［3］。

2.提高沟通意识，健全沟通管理制度。

提高管理层的沟通意识。高层管理人员在要想与员工有效沟通，首先要将自己摆在跟员工同等的位置上。在沟通时应抱有“五心”，即尊重的心、合作的心、服务的心、赏识的心、分享的心［2］。海尔在管理制度上采取“二八原则”，即管理者负80%的责任，下属负20%的责任。这样从制度上调动了管理者在管理工作中的积极性，促使管理者与下属进行更多的有效沟通，从而保证工作的顺利推进。另外，企业也要为整个企业的全体员工塑造良好的沟通氛围。例如，制定和完善企业员工的沟通管理制度，由企业主要骨干人员以及员工代表进行编写，并号召企业全员发表意见帮助各项沟通管理制度的编写与修订。还应该定期对企业管理层以及全体员工进行管理沟通培训，培养沟通意识和沟通技巧。这样既能保证从制度上规范信息的上传下达，确保信息的有效传递，也有利于获得全体员工的共识，减少沟通中出现的冲突，以及促进并形成企业内部和谐的团队气氛［1］。

3.完善沟通渠道，创新沟通方式。

正式沟通与非正式沟通同样重要。企业要做的是根据实际的需要这两者中选择更合适的渠道。另外，随着信息技术的发展，互联网的兴起，沟通渠道有了更强大的技术支持，企业应该与时俱进，采用多样化的沟通渠道。

传统的沟通渠道需要创新。我国企业普遍使用的指示、汇报和会议等传统的沟通方式进行内部沟通的方式显然不足以适应现代的发展。应该普及使用办公自动化系统（Office Automation），改变传统的复杂、低效的手工办公和信息传递方式，通过内部系统的共享，使企业内部员工方便快捷地接收和传达信息，从而高效地协同工作。

上文提到非正式沟通渠道能帮助管理层真正了解员工的内心，帮助他们减轻压力，有利于员工的身心发展以及加强凝聚力与向心力。所以，企业必须重视非正式渠道的发展，积极引导员工进行健康有效的非正式沟通。在面对面的交流方式上，可以适当举办公司聚餐、年会、联谊会、员工活动例如每月集中给该月生日的员工过生日等，以此表达企业对员工的关怀，增进员工的相互了解，同时有利于员工的劳逸结合，以及培养对企业的忠诚度。除了面对面的交流，还可以利用现代信息化技术丰富沟通渠道。因为在非正式沟通下传递的信息大多与企业员工切身利益有密切的关系，更贴近他们的日常工作生活，员工更愿意利用这样的渠道分享自己感兴趣的话题。因此我们可以利用即时通讯软件例如建立QQ群、微信群，电子邮件，以及社交网络平台包括建立微博、论坛、网络社区、博客等，提供形式丰富多样的渠道给高层与员工，员工与员工之间进行交流和分享。公司可以通过例如建立微博主页、公司博客等发布一些员工参与活动的情况、生活小知识、提高工作技能的专题分享等，还能设置分享区让公司员工畅所欲言和分享有趣的事情。同时企业可以通过这些渠道及时澄清一些失真的“小道消息”，有效减少公司内失真和扭曲的消息传播。

当然，正式沟通渠道和非正式沟通渠道有各自的优点和局限性，因此，企业应该懂得根据传达信息的特点和条件，合理选择沟通方式。