信息化时代高校学籍档案的管理与开发利用研究

文/ 宁德职业技术学院 占生富



信息化时代高校学籍档案的管理与开发利用研究

文/ 宁德职业技术学院 占生富

【摘要】环视目前高校学籍档案的管理与开发利用的现实场域，确实存在很多的问题，与信息化发展、社会的需求相差一些距离，鉴于此，高校务必要重视学籍档案的管理与开发利用，以高等教育信息化为契机，以服务档案主体与档案需求为主，做好学籍档案工作的理念、内容、方式、主体素质、保障与考核机制等层面的工作，以此建构起适应信息化发展的学籍档案的管理与开发利用的长效机制。

【关键词】信息化；高校学籍档案；开发利用

信息化的浪潮给高校各个方面的工作带来诸多的便捷，也带来诸多的挑战。作为高校重要工作，学籍档案工作也一样受到信息化的影响。如何在信息化时代提升学籍档案管理与开发利用的效率，如何做到学籍档案信息的安全、真实与完善等，都是值得思考与重视落实的问题。学籍档案管理与开发利用涉及到学生的学业和就业问题，涉及到社会的用人问题，涉及到学校的学生教学管理工作，具有很强的现实功能，需要引起高度重视，这也高校教务系统、学生管理系统推动信息化发展非常谨慎的原因。因此研讨信息化时代高校学籍档案的管理与开发利用等问题具有诸多的现实意义与长远价值。

一、高等教育信息化与高校学籍档案工作的相关性分析

高等教育信息化已经成为当今高校发展的主要模式与平台，学籍档案工作作为高校的重要工作，需要紧跟信息化发展的大潮；学籍档案工作的信息化为高等教育信息化发展提供了空间，因此两者具有一定的相关性。

（一）高等教育信息化与高校学籍档案工作的内涵与价值。高等教育信息化作为信息化的一个发展领域，主要是指向高等教育的发展模式、管理模式的信息化发展，具有很多的价值与功能，一方面能够极大提升高校发展和人才培养的质量。另一方面能够极大提升高校学生成长和校地合作办学的发展，还能极大提升高校的社会服务能力与文化创新发展。

学籍档案作为学生档案的重要部分，主要是指学生在校各个方面表现的真实记录，具有诸多价值与功能，一方面具有学生档案信息的储存功能和收藏功能；另一方面能够一定程度上警示大学生务必要注重自己各个方面的发展，力求有一个好的档案信息记录；再者能够为用人单位提供一定的档案信息，为科研工作者提供一定的科研素材。

（二）高等教育信息化与高校学籍档案工作的相关性。高等教育信息化发展为学籍档案工作带来新的发展模式，新的发展机会，促使学籍档案管理与开发利用的理念、方式和内容、主体素质等方面不得不做出及时的调整与适应，当然也带来一些挑战，比如如何确保学籍档案信息的真实与安全就成了一个不得不应对的大问题。

学籍档案工作作为学校档案工作的重要部分，是高等教育信息化涉及到的重要部分。学籍档案信息化发展为高校信息化工作的重要部分，其各个层面的信息化发展能够极大推动高校信息化工作的发展。

二、主动适应信息化发展要求，提升高校学籍档案管理与开发利用水平

学籍档案的重要性由上可知，但是放眼目前对学籍档案的管理与开发利用的现实场景，确实还有很多的不足，比如理念问题、内容问题、方式问题等都还存在，极大影响了高校学籍档案管理与开发利用的效率提升，也影响了高校立德树人的教育方针的贯彻实施，影响了学校的人才培养和档案工作的发展，需要引起高度重视与解决。

（一）高校学籍档案管理与开发利用存在的问题。一是档案工作的理念问题，影响了高校学籍档案管理与开发利用工作的健康发展。这方面主要体现在服务型的档案工作理念坚持不足，科学化与信息化发展的理念坚持不足。二是档案工作的内容体系问题，影响了高校学籍档案管理与开发利用工作的视阈拓展。这方面主要体现在学籍档案信息没有很好覆盖完学生成长的各个方面，高校各个部门没有及时将学生的信息汇总到学籍档案管理部门，彰显了高校学籍档案工作的内容体系还不不是很完整。三是档案工作的方式方法问题，影响了高校学籍档案管理与开发利用工作的有效推动。这方面主要体现在学籍档案工作信息化方式使用不够，学籍档案的数字化和网络化做得不够好；同时，传统的学籍档案管理与开发利用方式创新不够，没有很好地根据需求不断改变档案工作形式。四是档案工作的主体素质问题，影响高校学籍档案管理与开发利用工作的积极开展。这方面主要体现在主管学籍档案工作的人员数量少，很多高校就一个或者两个人，而且人员的思想素质、文化素质、网络素养等方面不高，同时对学籍档案工作人员的培训提升也不够。五是档案工作的保障机制与考核机制问题，影响了高校学籍档案管理与开发利用工作的条件供给。这方面主要体现在高校还没有形成一套学籍档案管理与开发利用的各个环节各个层面的保障体系与考核体系，致使这项工作的后勤保障与督导引领不够。

（二）以信息化为契机，全力提升高校学籍档案管理与开发利用。一是坚持服务的理念为主，不断健全高校学籍档案管理与开发利用的理念体系。档案工作理念是学籍档案管理与开发利用的先导，因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时，务必要分析信息化时代人们对这项工作理念的要求，坚持信息化与网络化的发展理念，推动这项工作信息化发展；坚持科学化的理念，推动这项工作更加标准化与规范化发展；坚持创新复合的理念，推动这项工作的各个层面不断创新和不断扩大视阈。二是以学生档案需求为主，努力完善高校学籍档案管理与开发利用的内容体系。档案工作内容是学籍档案管理与开发利用的内涵基础，因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时，务必要分析信息化时代人们对这项工作内容的要求，积极与学校其他部门协作 ，将学生诚信、礼仪与其他公民素养的表现也纳入其中，力求将学生在校期间的各类表现都囊括其中 。三是以信息化手段为主，不断整合创新高校学籍档案管理与开发利用的形式。档案工作方式是学籍档案管理与开发利用的形式，因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时，务必要分析信息化时代人们对这项工作方式的要求，充分利用互联网络与大数据，加快推进这项工作的信息化发展，积极采用信息化的工作方式，建构信息化工作平台；同时，不断创新传统学籍档案管理与开发利用方式，以此形成高校学籍档案管理与开发利用工作的强大合力。四是以档案工作人员的各类素质提升为主，不断提升高校学籍档案管理与开发利用的水平。档案工作主体素质是学籍档案管理与开发利用的主要承担者，因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时，务必要分析信息化时代人们对这项工作人员素质的要求，利用各种平台与渠道，从德才等方面全力提升这项工作主体的素质与能力。五是以档案开发利用效率为主，健全高校学籍档案管理与开发利用的保障机制与考核机制。档案工作的保障机制与考核机制是学籍档案管理与开发利用的，因此高校在推动学籍档案管理与开发利用工作时，务必要分析信息化时代人们对这项工作保障机制与考核机制的要求，做好这项工作的经费保障、制度保障与设施保障供给，以档案工作效率为主要考核指标形成强大的考核体系。

总之，高校学籍档案的管理与开发利用的创新发展是一项系统复杂的长期工程，需要高校、高校档案管理者、学生以及使用者要齐心协力，更需要不同视角的思考与探索。高等教育信息化的发展为高校学籍档案的管理与开发利用提供了很好的契机，也提供了一种很好的视角。目前重要的是高校主动以高等教育信息化发展为契机，以服务各类需求为宗旨，全面推进学籍档案工作的创新发展，以此不断提升学籍档案的管理与开发利用的信息化水平。

【参考文献】

［1］郝晓瑞.试论高校学籍档案的开发利用.山西档案201 3 （S1）.

［2］何祖华，种金成，路颖，徐俊.基于信息化时代高校学生类档案管理模式研究.兰台世界 2012（23）.

［3］梁颂华.学校学籍档案管理及开发利用探讨.办公室业务 2015（11）.

［4］张忠良.信息化下高校学籍档案管理的研究.郑州铁路职业技术学院学报，2011（01）.