新形势下高职院校档案工作服务职能提升策略研究

2016-11-26张晓兰

长江丛刊 2016年30期

张晓兰

张晓兰

随着社会经济的不断发展，高新技术的应用已渗透至社会发展的各个层面。传统的档案管理因信息化技术的普及而发生翻天覆地的变化。档案管理已不再作为记录与保存资料的手段，而是更多地向服务性发展，提高档案利用价值成为档案管理工作的重点。本文通过对高职院校现行档案管理工作的弊端进行阐述，进而提出提升高职院校档案管理新策略，以前使高职院校档案转变服务理念，规范制度建设，从而更好地发挥档案工作的服务功能。

高职院校档案工作服务职能提升

一、前言

传统观念中，档案作为翔实记录历史的工具，其主要作用在于完整、真是地保存高职院校办学过程中的教学、管理、科研等信息，是总结经验、处理问题、完善工作的重要依据。高校档案工作历时多年发展，其在向档案信息化管理转变过程中，存在诸多阻力，比如硬件设施落后、传统思维禁锢、管理思维陈旧等弊端。而高职院校的特殊性使得存在于高校中的档案工作弊端沿袭较少，高职院校多由普通高等院校、成人高校、中等职业学校通过转变建制而成，经过二十多年的飞速发展，现如今已占据我国高等教育的半壁江山。高职院校的急速扩张与我国社会经济发展密切相关，其发展伴随改革开发的全过程，因此其档案工作由工具性到服务性的变革中，所遇阻力极小，但目前高职院校档案工作仍有许多亟待解决的问题，拓宽视野，转变思路，全面、清晰地任何到档案工作的重要性，才能有效提升高职院校档案工作的服务职能。

二、高职院校档案工作现状

（一）对档案工作的重要性认识不足

高职院校档案详实地记录了高职院校的发展历程，完善的档案工作有助于教学、科研工作总结经验，进而完善不足之处。现阶段高职院校档案工作普遍存在有名无实的状态，即档案工作浮于表面，只完成基本信息收集、记录过程，未能将档案的价值充分挖掘。出现这一问题的根本原因在于领导层的认知缺陷。高职院校发展速度飞快，现阶段仍处于高速发展阶段，档案工作对高职院校的高速成长短期内无法提供太多帮助，从表面看来，档案工作对高职院校发展的推动力不足，这就导致了对档案工作的重视度严重不足。长此以往，档案工作滞后会严重阻碍高职院校健康发展。

（二）档案工作信息化程度低

信息化技术在档案工作中的全面应用，是提升档案工作服务职能的前提。档案工作信息化程度提升，分为硬件与软件两方面。资金投入力度直接决定硬件的提升，信息化设备的投入、维护均需资金支持，硬件设备落后使得档案工作效率降低，信息的收集、存储、调用均会受到影响。软件设施则指档案工作者的整体素质，档案管理专业人才的匮乏严重制约档案工作信息化。高职院校从事档案工作的人员，多为从事传统档案管理人员，存在明显的文化层次低、综合技能低、管理理念落后、管理手段单一等问题。

（三）档案工作主动性不足

新形势下的档案工作，变传统档案工作的工具性为服务性，同时档案资料的收集方面，也从传统的被动收集转变为主动获取。档案工作的主动性不足，可以从两方面解读。其一，档案资料收集的主动性不足，主要表现在档案工作中，将被收集的资料固定化、模式化，导致所收集资料的多样化不足，使得高职院校档案较为单一，不能全面的记录高职院校发展历程。其二，档案工作服务的主动性不足。现阶段的档案服务，存在明显的单向性特征，既档案只服务于有需求的群体。这就使得档案的价值不能充分发挥，应转变服务理念，转被动服务为主动服务，使档案的内在价值得以充分发挥作用。

三、高职院校档案工作服务职能提升

（一）服务理念提升

服务理念提升的前提是管理层的重视度与管理者的综合素质。首先要充分认识到高职院校档案工作的重要性，建立完善的档案管理部门，建立完善的档案管理流程，建立先进的信息化体系，从而使档案工作规范化。其次要打造具有先进服务理念的档案工作团队，通过对外招聘专业人才，内部培训现有人才相结合的方式，提高档案工作者的整体素质。档案工作服务理念的提升，要依托信息化技术，变被动服务为主动服务，建立合理的档案工作管理框架，从而使档案工作正式由工具性向服务性转变。

（二）服务质量提升

服务质量提升的重点在于档案工作质量的全面提升。首先要充实档案工作内容，主动收集档案资料，争取全面翔实的反映高职院校发展的各个方面，使各个阶层都可以及时、快捷、准确地获取档案资料。其次，加快信息化建设步伐，使档案资料的收集、利用更加高效。最后，建立区域信息化资源共享系统，使高职院校间档案资源得以共享，从而取长补短，在提升自身档案工作的前提下，全面提高高职院校档案利用效率。