对企业数字档案室建设的思考

张 环



对企业数字档案室建设的思考

张 环

【摘 要】数字档案室是档案工作信息化的必然产物，根据档案工作法规要求和实际工作情况，将数字化设备和技术运用于档案收集、管理、保护等各个工作环节，逐渐形成以档案目录数据库和原文数据库为核心的档案工作体系。企业数字档案室建设要充分认清企业数字档案室建设的重要性，构建有力的保障措施，同时还要注重保密、培训等工作，确保各项工作有序推进。

【关键词】企业档案 数字档案室

企业档案工作确保企业生产经营运营保障体系的重要组成部分。伴随着信息技术，特别是计算机及网络技术的飞速发展与普及，信息化渗透到企业管理的方方面面，传统的档案管理手段已经无法满足企业的需求。在这种背景下，数字档案室的建设成为应对这种局势的重要措施。数字档案室是档案工作信息化的必然产物，根据档案工作法规要求和实际工作情况，将数字化设备和技术运用于档案收集、管理、保护等各个工作环节，逐渐形成以档案目录数据库和原文数据库为核心的档案工作体系。

一、充分认清企业数字档案室建设的重要性

从企业信息化的发展来看，数字化档案室是信息化发展的必然结果。当前，信息化已经成为整个社会发展的重要方向，对于企业来说，信息化意味着企业内部管理和营销工作效能的提升，进而影响到自身的市场竞争力。近年来，大数据技术的应用使档案工作的工作对象更加多样，工作程序更加复杂，传统的工作手段根本无法满足实际工作的需求。企业信息化还带动了企业更方便对信息的需求数量激增，传统的纸张已经无法满足信息快速便捷利用的需求。由此可以看出，档案信息系统的输入和输出都必须通过数字化手段才能发挥档案工作的成效，并带动整个系统的信息化。我国高度重视各级各类数字化档案室和档案馆的建设，在全国档案事业发展规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求，促进企业档案管理标准化、信息化和规范化程度的不断提高。

从企业档案工作来看，数字化档案室实现档案工作资源优化配置的保证。手工条件下的档案管理工作，以档案的实体管理为主，档案工作受限于企业人、财、物投入等很难从事信息开发等工作。数字档案室的建设通过数字化手段，提高档案管理工作效能，通过企业内部网络能够高效快速的满足企业各方面对档案信息的需求，实现信息资源的共享和利用。档案工作也可以从传统的保障性工作，进而转化为企业经营决策的信息支持部门，提升档案工作在企业内部的重要性。

充分认清企业数字档案室建设的重要性，才能保证和争取到企业领导和各部门的支持和帮助，将档案信息化纳入企业信息化建设中，确保资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作正常开展。

二、有序推进企业数字档案室建设

数字化档案室建设是一个循序渐进的过程，不可能一蹴而就。因此在建设过程中要明确建设的内容，区分重点，有序推进。一般来说，数字化档案室建设的内容主要包括以下几个方面的内容：

一是基础设施建设。数字档案室是立足于传统档案室基础之上建立的，除了具备纸质档案材料保管和利用的设备之外，还需要相当数量的数字化信息设备，其中硬件设备主要包括满足工作需求的计算机设备，满足数字化信息资源管理需求的存储器、服务器、扫描仪，满足信息输出需求的打印机及各类终端设备；软件设备主要是结合企业网络环境和办公自动化程度，通过购买或自主开发，满足档案信息、电子文件检索、接收、归档、利用等方面需求的软件系统。

二是网络体系建设。在网络时代，信息只有借助网络才能实现高效的传播，对于企业来说，首先要建立完善的企业内部网络体系，为包括档案信息在内的所有信息资源打造快速利用的渠道和平台；其次在完善企业内部网络的同时，要注意到档案信息资源的特殊性，即企业档案在一定期限内是具有密级的，因此有必要在网络使用过程中设立相应的权限，或者保持企业内部网络的物理独立，确保档案信息的安全。

三是目录数据库建设。面对海量的信息资源，只有通过必要的目录体系才能提高用户检索利用的效率。数字档案室的目录数据按照不同类型可以完善至卷内文件目录，通过系统设定实现模糊查询。

四是数字档案建设。数字档案室的基础和工作对象是数字档案，即数字化后的档案信息。从企业信息化工作的现状来看，数字档案资源一般的来源有办公自动化系统生成的电子文件、室藏纸质档案的数字化以及其他途径获得的电子文档。因此，数字资源的建设重点一是要加强办公自动化系统电子文件的无缝管理，二是要投入必要人力完成纸质档案的数字化扫描。

三、形成有力的保障措施

首先，要继续坚持集中统一的档案管理模式。 在企业中集中、统一、高效的档案管理模式，是实现数字档案室的重要基础。档案集中统一管理，是在将企业形成的各门类档案实体集中到一起管理的基础上，集中各部门力量对整个档案工作的收集、归档、利用等环节统一组织、实施，提升档案综合管理水平。数字档案室的建设不仅涉及档案工作部门，同时还涉及信息部门、业务部门，甚至还包括外包服务等部门，只有集中统一管理模式才能够将各个部门的有效组织起来，特别是强化各部门领导、兼职档案人员的责任意识等，加快推进档案数字化进程。

其次，要建立和完善档案工作的各项规章制度。档案工作是建立在各项规章制度基础上的，传统的档案工作制度包括各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，这些制度为档案工作开展的提供了有力保证。数字档案室的建设是在传统档案工作基础上建设的，势必要对现有的规章制度进行完善和补充，比如在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定；针对档案扫描，编制《EXCEL表格导入档案系统规则》、《科技档案目录录入规则》；针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》、《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。

再次，要形成稳定的档案工作人员队伍。企业档案工作以各部门兼职档案人员和档案部门的专职干部构成，具有一定的流动性。数字档案室的建设对档案工作人员的要求更高，不仅要牢固掌握档案专业知识，还要掌握计算机、存储、数字加工、网络技术等信息化知识。这就要求必须建设一支稳定的档案工作人员队伍，确保数字档案室建设的稳定推进。

四、数字档案室建设过程中注意事项

首先，要区分重点完成纸质档案的扫描。纸质档案的数字化是数字档案室建设的基础性工作。在数字化过程中要坚持按需扫描、利用为本、抢救优先的原则。一是坚持价值优先原则，基建档案中文字档案的利用频率远远不如竣工图纸，文书档案中的制度文件的利用率远高于一般通知性文件；二是坚持利用优先原则，将日常利用频繁、关注度较多的档案进行扫描，能够极大的满足用户的需求，利于数字档案室的推广；三是根据保存现状确定优先，传统档案的材质受到各方面因素的影响，时间久远和利用频繁的档案受损程度也很严重，应当优先扫描。在开展档案数字化扫描工作前，开展调研，了解利用者的需求，同时为保证档案的准确性和实用性，组织专业人员进行图纸扫描，合理确定档案扫描的范围。

其次，要开展企业内部全员性档案培训。档案工作的根部目的在于提供利用。企业档案虽然不向社会公开，但是依然是以满足企业内部信息需求为目标。数字档案室为利用提供了更加便捷的平台，同时对利用者也提出了要求。因此，在数字化建设过程中，还要注重对用户的培训，通过面授、现场咨询等多种方式，使利用者能够快速从网上查借阅档案，从而提高利用者的工作效率，让他们享受到档案利用的方便、快捷。

最后，要高度重视安全保密工作。档案数字化一般采用外包服务，因此在建设过程中要规范档案扫描流程，加强过程控制。数字化工作具体过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节，制定相应的操作规程，明确各个环节的责任人，确保档案信息的安全。此外，在系统使用过程中，特别注意各类病毒的防范。

参考文献：

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［2］杨智勇，何宏甲.基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究［J］.档案学通讯，2012（06）：68～71.

［3］蔺胜楠.数字档案室研究述评［J］.办公自动化，2014（02）：39～40.

［4］张珊.数字档案室建设实践述评［J］.办公自动化，2014（06）：37～39+53.

作者单位：（天津新金融投资有限责任公司）

作者简介：张环（1985-），女，汉族，天津人，就职于天津新金融投资有限责任公司，助理馆员，研究方向：档案管理工作。