国际货运代理企业的内部控制制度问题探析

陈韦光

国际货运代理企业的内部控制制度问题探析

陈韦光

环球金融危机以及欧洲债务危机的爆发，国际贸易行业遭受极大的创伤，作为依附于国际贸易而存在的国际货运代理行业也面临重新改革局面的情况下，国际货运代理的内部控制在企业的发展中日益重要。本文对加强货代企业内部控制制度建设出现的内部控制环境、内部风险评估、控制活动、信息沟通和内部监督五大内部控制要素问题等，提出了相应的解决方案。

国际货运代理企业 内部控制环境 内部风险评估 控制活动 信息沟通 内部监督

自1950年以来，随着国际经济贸易一体化发展，国际货运行业得到了迅速发展，国际货运代理人队伍有如雨后春笋般壮大。国际货运代理的空运货物、集装箱运输货物和杂货运输业务分别占领了世界市场的80%、70%以上和75%。但是，在国际货运代理行业里，各国的发展并不均衡，总体上发达国家货代起步较快、理论水平较高、制度较为完善、具有一套完善的执行系统，所以发达国家占据着较大份额的市场。

本文拟借鉴国内外相关研究成果，结合我国国际货运代理现状，探讨一个更可行的内控制度。全球性竞争愈发激烈，对于加强企业内部控制环境建设、加强风险防范控制和拥有完善的控制活动体系等五大内部控制要素也愈发重要。

一、货代企业内部控制五大要素制度建设存在的问题

（一）不完善的企业内部控制环境

内部控制环境是内部控制体系的基础，直接影响到内部控制的贯彻执行职能的发挥，更对货代企业经营风险和审计风险的影响起决定性作用。

1.管理者理念认识不足

有些货代企业管理者对于内部控制重要性认识不充分，没能严格遵守内部控制制度，存在严重的内部人控制现象；有些管理者习惯用过去的经验来代替规范化管理措施，没能对整个企业经营过程起到科学控制；目前存在着多数管理者只是重视业务开发、轻流程管理的问题；甚至有些管理者提倡员工身兼多职，让员工不仅是业务的授权者又是业务的执行者，导致无人监管其整个操作流程。

2.董事会未能全面行使应有的权利

有些国际货代公司只重视短期行为，董事会不能发挥应有的监督管理作用，一定程度上损害股东利益。

3.组织结构不完善

国际货运代理企业从事代理的涉及面广、分支多，再加上人力、物力的局限性，容易导致部门职责不清，出现职能重叠和空白。

4.员工业绩考核及激励机制不健全

国际货代行业属于劳动密集型行业，内部控制关键是对人员的控制。现在许多国际货运代理企业往往没有认真地对业务进行分析，只是简单地选取几个业务考核标准，很容易导致员工的业绩考核和企业的战略目标不一致。

（二）风险评估体系不完善

货代企业必须全面了解企业自身所处的风险，并进行风险评估，可以对相应的风险采取不同的策略，保证组织高效运行。虽然风险评估日益受到企业重视，但整体上对风险评估的认识不充分，很多企业还停留在审计的概念上。特别是在风险识别和风险权衡方面，很多货代企业缺乏识别风险的全面性和综合性。

（三）控制活动不到位

很多国际货运代理企业对内部审计控制认识不足，只是把内部审计当作应付检查的必需品、摆设品。内部审计最重要的前提就是要保持相对的独立性，对于机构设置问题上的缺陷，导致有些领导的不放权和人为因素的干扰。特别是当内部人员审计实施的过程中遇到领导者甚至是法人的违纪行为时，内部审计很可能受到干扰。

（四）信息沟通不顺畅

一个良好企业的信息沟通，是内部控制的重要保证，也是提高管理能力的重要手段。但目前货代企业存在着管理信息化观念落伍，没能及时进行知识更新；对信息与沟通高度集中化的信息化系统建立缺乏，同时企业信息沟通渠道单一。比如，有些企业强调的是下级对上级的服从、上级对下级的灌输，缺乏有效的沟通；传统的沟通方式主要是通过文件报告进行信息传递，其他沟通方式则很少派上用场。同时，企业内部的信息沟通对横向交流的沟通要求也很少。

（五）内部监督管理有漏洞

内部监督作为内部管理的一个重要环节，但是在具体落实当中都主要依赖外部监督的力量，忽略了内部监督的力量。缺乏有效的内部审计系统，即使有些货代企业有设立审计部门，但其审计部门的独立性并未能得到保障。

二、内部控制制度的改善

（一）内部控制环境制度的完善

1.加强管理者理念

货代企业管理者的理念就是企业的旗帜和方向，对于管理者对内部控制环境认识不足的问题，可以重视企业文化的建设。把内部控制环境知识加入企业文化当中，通过企业文化的宣传，无形当中会改变企业所有参与的行为，加快内部控制制度规范化进程。再加上管理者重视内部控制环境的建设，从思想上意识到它的重要性，才能在实际行动中贯彻控制的政策、措施和程序，才会有助于内部控制环境得到充分建设，起到内部控制的作用。

2.董事会权利有效行使

严格按要求聘请独立董事，保证董事会能够起到正确的监督管理作用，同时董事会也可以主动向其相关部门获取企业相关消息。为了保证董事会职能的发挥，在一定的必要下，就得改变一些国有企业作为大股东的股权结构，实现其独立性，保证董事会的有效监督管理的权利行使。

3.组织机构的完善

对于不同货代企业应该制作适合自己企业的业务流程，然后应根据各部门的特性进行编排。虽然国际货运代理企业从事代理的涉及面广、分支多，在岗位编排上要遵循业务不兼容原则，各部门职责和权限明了。对于审批的流程，要明确规定审批人、审批程序、审批人的权限。同时也要根据业务和市场的变动，适当地改变审批程序，审批人和审批权限，做到及时完善审批流程设计的控制体系和内部控制制度。

货代企业忽略了企业内部的横向交流，企业应建立一个良好的信息流动与沟通系统，让每个员工清晰地了解整个企业的运行情况、自己在实现组织目标中承担什么样的角色和职责、如何在企业中更有效地与其他相关的工作人员交流和沟通。

4.建立健全业绩考核及激励机制

首先，增加员工的工作态度、客户评价和培训次数的考核指标，结合通过在晋升、加薪和培训力度加强，体现的人性化管理，使员工形成凝聚力。同时，要将人才培养作为企业管理者绩效考核的重要指标。对于高级管理人员，要继续教育，不断更新现代企业管理知识；对普通员工，要实行在岗培训，大力提升员工整体素质。其次，人才靠的是实力，要打破论资排辈的传统观念，提高人才竞争的实效性。最后，企业可根据自身特点，因地制宜地对各类员工采取有效的激励机制，从而构建长期有效的激励机制。通过建立健全岗位人员的考评机制，来保证内控各控制点及时分解到企业内部的各个相关岗位。

（二）提高企业风险防范体系

首先，目标设定要明确性，企业制定的风险评估目标必须得与企业生产、销售、财务等业务相关，同时设立可辨认、分析和管理相关风险的机制。其次，货代企业在识别内部风险后，还要识别企业存在的外部风险。最后，对于科学合理的风险分析要结合定性和定量的风险，通过初步风险评价，确定其是否需要风险。对于需要分析的风险，按照风险发生的可能性及其影响程度等，对识别的风险进行分析和排序，确定关注重点和优先控制的风险。在确定风险项目的侧重点过程中，风险系数的选择要有科学依据，尽量采用客观数据分析，减少人为因素。

（三）增强企业内部控制

在企业内控控制过程中，坚持不相容职务分离控制，使得不相容岗位和职务得到互相监督和制约；坚持授权审批的制度，企业每项业务的进行都得经过规定程序的授权批准，保证日常企业运行中，每项做法都有依据；建立科学合理的预算目标、程序、责任制人、授权人和被授权人、监控、调整和考核。

（四）完善企业信息沟通

货代企业想要在竞争激烈的市场中发展得更强大，内部控制得到有效控制，就需要从信息沟通环境、渠道、方式和反馈四个方面有效结合，建立高效的信息沟通机制。

企业员工入职后对企业的认识大都是来源于企业文化。通过企业文化的理念把内部控制知识传播到企业员工的信念中，改变员工的行为特征、沟通方式、沟通风格，让每个员工养成人人可以沟通、万事都可以沟通的意识。与此同时，领导者做好模范作用，在工作中与上下级工作人员良好沟通，积极参加企业文化的学习，鼓励下属通过高效的沟通更好地解决企业工作中遇到的问题。

建立健全信息沟通的网络化建设，扩大信息沟通的范围。首先，建立自下而上的信息沟通，可以真实地反映企业的运转情况，同时也能培养下属员工的沟通能力。其次，国际货运代理企业由于其行业的特性，企业遍布范围广，横向沟通交流效果并不是很好，所以要加强横向之间的沟通。对于跨地区的企业，可以定期举行企业内部交流会和交换人员学习；对于各个部门间应及时地、定期地进行信息传递和交流。

（五）加强内部监督管理

建立完善的内部监督制度。制度建立遵循“互相牵制、互相制约”原则，岗位分离制，每笔业务都需要经过复核。组建独立性的监督部门，这就需要管理者放权和全力支持，让各部门配合其监督的进行。业务间还要进行周期性的检查，及时把检查结构录入系统并加密，防止信息被更改和检查责任制。同时建立反舞弊机制，发挥举报监督的作用。反舞弊过程中要加强货代企业资产管理，防止有人牟取不当利益；防止高层人员对职权的滥用；加强对财务资料的审核；设立多条举报路线，对举报人员和内容加以保密和保护。

三、结束语

内部控制制度的完善是有效内部控制的基础，对内部控制制度的完善是提高内部控制效果的手段。国际货代企业可以通过加强管理者的理念、保持独立董事的独立性、完善组织机构和健全人员考核与激励制度，提高企业风险评估的识别、分析、应对能力，加强企业内部控制，完善企业内部监督，使货代企业适应现代经济社会，取得更好的可持续性发展。

（作者单位：太原工业学院）

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