发挥档案利用效果 服务医院综合建设

张 蕾 马淑芹



发挥档案利用效果 服务医院综合建设

张 蕾 马淑芹

【摘 要】本文探究的是关于发挥档案利用效果服务医院综合建设。

【关键词】档案 服务 医院

一、为编史、修志提供档案

（一）档案涵盖面广

在档案撰写中，我们借阅了行政、党委、医疗、护理、后勤（基建、总务）财务等大量的档案，这些档案涵盖了我院工作的方方面面，为院志撰写引经据典提供了良好的保证。

（二）内容真实

在院志编写中，我们采用了当事人回忆这一方法，当事人记忆不清时，我们根据档案查找依据，真实地反映了十几年来我院发生的变化。

（三）数字翔实

在撰写财务，医疗统计、设备等几方面时，我们需要大量的数字资料，如果说数字最能说明实质，那么说是档案的保管、保护发挥了重大作用，方使这些数字为撰写院志又提供了有力的证据。

二、为落实政策、职称评定、年报统计提供档案

在职称改革中也同样遇到了很多复杂的问题，如有的职务任命时间本人说不清，个人档案中又无记载，在众说不同的情况下，我们又以文档中所记载的事实澄清了原委。在一年一度的各种各类统计年报表中，如干部、党员年报、工资年报、各类情况摸底年报等，都需要查阅档案来填报。（1）借阅职称评审表及年度考核登记表，为职工晋升上一级职称，上报省厅材料提供了依据。（2）借阅人事档案，借阅即将退休人员的人事档案，核实退休年龄。保证职工生日与档案相符、无误。（3）借阅死亡人员的人事档案办理相关手续使用，核发抚恤金。（4）借阅准备调走人员的人事档案，进行工资等方面的审核，办理调动手续。（5）职工本人查阅、复印人事档案中相关内容，证明社会关系、继承房产。为人事科在职工的职称晋升，办理退休等方面提供了原始档案依据，确保了工作的顺利进行。

三、为医院创“三甲”提供档案

2013年我院在整个“创三甲”的过程中，档案充分发挥其作用，如查找医院各项工作的制度、职责、医疗报表、医疗业务方面的管理性文件、设备等，为“创三甲”工作提供了依据，做出了贡献。

四、为房改提供档案

2011年底，我院进行房屋改革后，为了积极稳妥推选医院住房制度改革，缓解职工住房供求矛盾，使公有住房逐步向社会化、商品化转变，形成住房资金的良性循环，提供了房产证的查阅，为院内住户、职工查阅房屋面积、以及购买新房等提供了原始证据。

五、科研档案的利用

首先，知识经济时代“科学技术是第一生产力”，在科教兴国的战略方针指导下，我院多次对科技人才的住房、工资、调级职称晋升予以优待，科研成果奖励证书作为重要凭证。对我院建立科技创新激励机制实施科技兴院方略发挥着重要作用。其次，建立健全科研档案，有效地避免了重复立项的问题。最后，科研档案中涉及的技术领域与水平为该方向的深入研究提供了重要的基础和依据，通过查阅科研档案资料提醒课题负责人注意本课题研究深度与进展，避免重复研究浪费人力、物力和财力。

六、文书档案在人事制度改革中的作用

2009年，我院进行人事制度改革，根据改革方案，院内所有中层干部岗位均要拿出来，实行竞争上岗，全院有100多名同志报名参加这一活动，为了更好地了解每个人的情况，我们设计了职能科室、临床科室和医技科室报名基本情况统计表，基本情况包括姓名、性别、年龄、学历、现任职务、任职时间、技术职称、聘任时间，我们借助档案查阅了每个同志的情况，确保了竞争上岗工作的顺利进行。

查阅利用文书档案进行医院的科学管理和开展编史修志工作。为医院各级领导研究卫生工作历史、科学决策、制定规划，总结经验、落实政策、解决历史遗留问题等提供了大量的原始依据，为编撰我院院志、制度管理手册等提供了大量有价值的资料，使得这些工作得以顺利进行。

七、利用会计档案为我院财务工作的顺利进行提供了保障

查阅利用会计档案出具会计凭证。为我院的审计、银行信贷、核实账目等工作提供了大量的原始凭证。为设备的调拨提供了原始的发票，为财务科清理往来款项、清理账目，提供了原始的会计往来凭证。减少和避免了我院的各项损失，提高了资金周转率。保证了我院财务工作的顺利进行。

八、重视档案管理保障设备运行

利用医疗设备档案确保医疗设备的正常使用。在我院的医疗设备付款、维修、使用等方面提供了厂家情况及查考资料，使设备的交易、维修等得以顺利进行，减少了不必要的纠纷。

设备档案保存健全与否，对于设备的正常运行起着重要的保障作用。设备档案包括设备申请论证书、合同装箱单、验收单、保修卡、使用说明、维修手册等一系列重要资料，这里面每种资料都在今后仪器设备正常运行中起着不同的重要作用。随着医院不断发展壮大，我院购进的医疗设备及一些大型贵重医疗设备不断增多，在使用过程中不可避免出现一系列大小故障，在维修中必须参考设备技术维修资料。像这样的例子在我院非常多见.所以我们必须加强和重视档案管理工作。

（作者单位：潍坊医学院附属医院）

作者简介：张蕾（1982-），女，山东章丘人，大学本科学历，助理馆员，研究方向：档案管理；马淑芹（1966-），女，山东诸城人，大学本科学历，馆员，研究方向：档案管理。