改进人事档案管理服务职能的探究

文/ 河南省理工中等专业学校　王蔚丽

改进人事档案管理服务职能的探究

文/ 河南省理工中等专业学校王蔚丽

在人力资源管理现代化背景下，如何改进人事档案管理服务职能，已经成为人力资源管理工作创新的关键。本文首先对国内人事档案管理服务职能存在的问题展开探讨，并对如何改进人事档案管理服务职能进行探究，为人事档案管理服务职能的改进和创新提供资料参考。

人事档案；管理服务；职能；改进

随着我国社会的发展和科技的进步，人力资源管理工作日益受到人们关注。人事档案管理服务作为人力资源管理的基础工作和重点内容，其服务职能的发挥直接影响着人力资源管理工作效率和质量。我国现代人力资源管理起步较晚，人事档案管理服务职能也存在一定问题，如何解决这些问题，实现对我国人事档案管理服务职能的改进和创新，显然已经成为我国人力资源管理技术发展和创新的关键。

一、人事档案管理服务职能存在的问题

（一）人事档案材料内容准确性不足。人事档案是对企业内职工资料记录和管理的重点工作，人事档案资料的完整性、客观性和全面性不仅影响着企业关键岗位的人才任免，还对员工个人的职业发展影响深远。我国传统的人事档案管理比较粗犷，人事档案材料内容准确性根本达不到现代人力资源管理的要求。这导致企业单位在岗位人员任免时无法对职工的详细信息准确把握，导致员工档案难以对号入座，影响了企业对员工业绩的评定和能力的判断，使人力资源管理部门的职工管理和岗位任免工作缺乏客观性。

（二）人事档案材料不够完整。完整的人事档案应该包括学历、培训、职称、奖惩、年度考核等一系列材料。只有保证认识档案材料的完整性，才能在关键岗位职业任免时对职工的履历、经验和能力全方位判断。然而由于我国人事档案材料管理比较落后，导致我国当前人事档案材料完整性不足。不仅初期的学历信息、奖罚记录等不全面，对于职工在岗工作业绩也缺乏动态的记录，造成人事档案材料无法为岗位任免提供资料参考，降低了人事档案材料的使用率。

（三）人事档案管理人员素质偏低。由于我国常年对人事档案管理工作的不重视，导致人事档案管理岗位在企业和事业单位中受到忽视。正因如此，我国人事档案管理专业人才培养无法满足现代人事档案管理工作的需求，很多企业单位的人事档案管理员只能由其他岗位职工兼职。这不仅影响了人事档案管理工作的服务质量，还不利于企业单位人事档案管理工作的发展创新。在企业用工人数不断扩大的背景下，企业对人事档案管理人员的专业素养要求越来越高，但低素质的人事档案管理人员根本无法完成企业人事档案管理服务工作。

二、人事档案管理服务职能的改进策略

（一）扩大人事档案管理服务范围。目前，人事档案管理部门除了应管理包括干部、工人、学生等类型人员档案外，对于其他一些劳动群体，如政府、企事业单位招聘的工人，民营、私营企业者，农民等，随着时间的推移和历史的沉淀，他们在参与学习工作后也会形成许多有价值的档案材料， 这部分档案材料也应纳入各单位的人事档案管理范围。扩大人事档案管理服务范围，不仅是激发人事档案管理服务职能的关键，也是现代人力资源管理对人事档案管理工作的具体要求。

（二）扩大人事档案管理服务对象。传统的企业单位人事档案主要是为人力资源管理部门和企业领导服务的，我国现阶段人事档案管理服务的主要对象也如此。但随着民主管理理念和信息化管理技术在企事业单位人力资源管理中的应用，人事档案管理服务的对象必须扩大化，才能激发人事档案管理对企业发展的作用。为此，企业单位人事档案管理不仅要为人力资源管理部门和企业领导层提供服务，还需要为单位职工和社会公民积极提供服务，从而满足不同人群对人事档案信息的合法利用需求。

（三）扩大人事档案管理的服务内容。在人力资源管理技术和理论不断创新发展的今天，人事档案管理工作必须进行改革和创新，才能满足社会发展对人事档案管理工作的要求。传统的人事档案管理岗位工作人员正面临着严峻的挑战，而扩大人事档案管理的服务内容，则是应对挑战的必要措施。为此，现代的人事档案管理不仅要完成传统的档案资料收集、保管、统计和利用等基础智能，还需要主动采集、加工、充足和调研人事档案，从而为人力资源管理部门、单位领导和其他合法需求人士提供更加科学、客观、准确的人事档案资料。

（四）加强档案管理人员队伍的建设。由于我国人事档案管理工作常年受到忽视，使国内人事档案管理专业人才缺口较大。为了适应社会和企业发展对人事档案管理服务的需求，必须加大人才培养力度，为人事档案管理岗位储备充足的人才。为了实现这一目的，就需要社会力量和企事业共同参与到人才培养计划中。首先，企业要积极与高等院校沟通和联系，建立人事档案管理人才培养的合作机制，加大人事档案管理人才的培养效率。其次，企业单位要积极引进优秀人才，通过人才的引进来优化自身人事档案管理团队的职业素养，不断提高人事档案管理团队的建设质量。最后，对现有的人事档案管理团队要加强技术培训，提高其技术水平和职业素养，为企业人力资源管理工作的创新和发展打下基础。

综上所述，改进人事档案管理服务职能，已经成为当前社会企业和政府部门人力资源管理创新和改革的关键。想要实现改进人力资源管理服务职能的目的，就一定要扩大人事档案管理的服务范围、服务内容和服务对象，并加强档案管理人员队伍的建设。

[1]张建华. 人事管理改革与人事档案管理改革探寻[J]. 市场观察, 2015(z2).

[2]王博珍. 新时期人事档案管理规范化的探究[J]. 科技风, 2014(5):238-239.