数字化档案规范管理措施

杨玉峰黑龙江省木兰县社会救助局 黑龙江木兰 151900



数字化档案规范管理措施

杨玉峰
黑龙江省木兰县社会救助局 黑龙江木兰 151900

【摘要】档案一般来说是一个公司或者是一个国家的机密性文件，里面记录了各个公司的发展变迁的历史，包含了公司发展的重大措施及事件，也包含着公司的核心机密，从中可以分析企业的走向，人员流动情况，以及在不同的时期如何应对不同的问题的方法。因此，这些档案有很大的参考价值，所以，档案管理工作成为每个事业单位的一项重要的工作，不容马虎。而近年来随着计算机技术的发展，从前的纸质版的档案的弊端也越来越明显，无法应对现代社会的信息量大、内容复杂的特点，不能满足现代公司的需要，所以，数字化档案管理应运而生，并且迅速发展，但近年来，数字化档案管理由于缺乏管理规范，导致出现档案遗失或者被盗等现象，问题十分严重。因此，本文主要对目前我国数字化档案管理中存在的一些问题进行探究，并且针对这些问题提出一些有效的措施，以供有兴趣者参考。

【关键词】数字化；档案；规范管理措施

一、前言

提到数字化档案管理，大家应该不难猜到，这一工作一定离不开计算机系统，而数字化档案管理出现的问题又大都表现为计算机方面的问题。就目前来看，我国数字化档案管理中存在的问题大致有以下几种：计算机系统的故障、防火墙设计不严密、系统更换导致重要档案丢失等等，在此，本文针对这些问题提出以下几点对应的解决措施：加强对计算机系统的维修与保护、提高防火墙的安全水平、更换系统时对档案进行备份。

二、目前我国数字化档案管理中存在的问题

（一）计算机系统的故障。计算机系统的故障是档案管理中出现最多的问题，而计算机系统的故障一般可以分为两种，一种是硬件系统出现故障，另一种是软件系统出现故障。硬件系统出现故障的原因又分为以下几种：系统硬盘不够大不能容纳大量的档案数据、系统的处理器不能满足超大数据量的运算、系统频繁运转时容易崩溃造成死机。软件系统出现故障的原因一般是计算机系统安装的档案处理相关软件存在设计的缺陷造成的，这种档案处理软件的算法可能存在不合理性，或是运算繁琐会导致系统过热而死机；另一种情况是相关软件与系统的匹配不协调，这也会导致计算机系统出现故障，从而导致档案的丢失。

（二）防火墙设计不严密。我们都知道，每台电脑都应该有防火墙这种装置，它是用来防止有黑客暗中入侵电脑或者防止电脑中病毒的，对于我们平常人来说，基本上不怎么可能会被黑客袭击，而且中病毒造成的损失一般也不是很大，但是对企业和国家来说就不一样了，一旦企业或者国家的网络被黑客袭击，导致计算机系统瘫痪或者造成重要信息泄露，那么这一损失是不可估量的，轻则导致企业蒙受巨大损失，重则导致企业破产，对国家来说就更家严重了，重要信息的泄露会对国家安全及未来的发展构成巨大威胁。

（三）系统更换导致重要档案丢失。近年来，随着科技的不断发展进步，计算机系统也在不断地提高中，因此，各个单位为了跟上时代的步伐，同时也为了加快办公的效率，都对计算机系统进行了更新换代，在更新过程中，有一些档案管理员可能会因为一时的疏漏而忘记将一些档案做好备份，从而导致一些重要的档案在升级系统的过程中不幸丢失。另一种情况是管理人员在升级系统时仅仅在电脑上做出了备份，而没有将其复制到硬盘中进行保存，在新系统重装时，电脑出现格式化的情况，这才导致档案的丢失。除此之外，在计算机系统升级时，有可能会存在升级失败的情况，即新的系统无法安装完成，而旧的系统已经卸载，这使计算机有可能会死机，从而有可能导致档案的丢失。

三、数字化档案规范管理措施

（一）加强对计算机系统的维护。要想解决计算机系统的故障，就必须加强对计算机系统的维护，针对计算机系统的两种原因，本文分别进行解决。对于硬件系统的故障，我们不难看出这一问题是比较容易解决的，因为只要更换了足够良好的硬件就可以了，比如更换更大的系统硬盘，更换更加快速的处理器，这样就可以使得计算机的硬件系统能够满足档案管理的需求。而软件系统的问题也是不太难解决的，需要提高成本，购置更加合理适用的档案管理软件，另一方面，需要软件设计公司不断创新，不断提高软件的运行效率及运行的流畅度，同时还要提高软件与计算机系统的匹配程度，这样才能使软件系统运行更流畅，更方便地处理档案。

（二）提高防火墙的安全水平。防火墙关系到计算机系统的安全，进而关系到公司机密的安全，出现问题的几率虽然小，但是问题的严重性却是十分的大，其危害上文已经提到过，这里也不再多说，下面就解释一下应该如何面对这样的问题。要想提高防火墙的安全水平，系统公司和一些电脑管理软件公司必须担起责任，因为用户的电脑上的防火墙或者是其他杀毒软件都来源于这里，用户信任他们的产品，购买并使用，而因为这一防火墙的不安全而造成了损失，这一责任无论如何无法逃脱，而且不仅仅要负责，在负责的同时还要全力改进软件的功能，修复漏洞，这样才能使公司信誉不到。

（三）更换系统时对档案进行备份。在更换系统时进行备份，这应该是一个人们都知道的常识，因为谁希望自己的文件资料都丢失呢？这是一个比较容易解决的问题，但是却是一个无法肯定其不会发生的问题，因为这与管理人员息息相关，谁能保证管理人员一定不会出现差错呢？所以要想避免这一问题，可以在电脑中设置程序：当要进行系统更新时，让电脑自动将所有文件档案备份下来；备份原来的电脑程序，在系统更新失败时，自动恢复原系统。这样就可以避免因系统的更新问题而导致重要档案的丢失。

四、结语

虽然解决了以上这些问题，但是这不代表就没有其他问题了，还需要加强的是档案管理员的安全意识，使得档案管理员能够在问题发生前做出规避风险的措施，从而降低档案遗失或被盗所带来的损失；另一方面，要加强国民的守法意识，并且要设立法律法规对盗窃档案的人员给予严惩，决不能不闻不问，纵容这些不法分子的恶行，否则，很有可能对国家安全构成威胁。

参考文献

［1］崔芳梅.做好新时期数字化档案管理工作的思考［J］.山东省农业管理干部学院学报，2011，06：168-169.

［2］姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理［J］.云南档案，2008，01：22-23.