对新形势下自来水公司档案管理的信息化分析

文/即墨市自来水公司 张莉

对新形势下自来水公司档案管理的信息化分析

文/即墨市自来水公司 张莉

档案管理工作是企业发展中的重要组成部分。信息化时代的到来，人们对档案管理工作的信息化越加重视。自来水公司在档案管理的过程中同样需要实现档案管理的信息化，逐步提升档案管理水平，从而推动自来水公司的快速发展。以下就主要针对自来水公司档案管理的信息化进行了分析和研究。

自来水公司；档案管理；信息化

自来水公司涉及的工作内容较为广泛，且与人们的日常生活息息相关。自来水公司的档案管理工作，不仅会直接影响到公司员工的正常工作，同时还关系到人民大众的日常生活。实现档案管理的信息化，是推动自来水公司快速发展的必要举措。

一、自来水公司档案信息化管理的重要性分析

随着自来水公司的快速发展，涉及的业务种类也逐渐增加。自来水公司的档案管理内容不再局限于人们使用自来水的情况，同时还包括施工图纸、地下管网资料等，这些资料都需要进行妥善保存，是后期评定工程质量的重要参考依据。完善自来水公司的档案管理工作程序，提高档案管理工作的管理水平，是现代自来水公司需要集中处理的一大问题。但是在自来水公司的档案管理工作中，有一点不容忽视，自来水公司的服务对象是千千万万的人民大众，涉及的资料内容必然是十分广泛的，如果没有一套系统的管理体系，必然会造成管理的混乱。信息化时代的到来为档案管理工作提供了条件，也为档案管理工作的信息化奠定了基础。实现档案管理的信息化，必将推动自来水公司的快速发展，提升其服务水平和服务效率，更好地为大众服务。

二、自来水公司档案管理工作中存在的问题分析

自来水公司在档案管理中出现的问题一直没有得到妥善解决，问题的存在阻碍了自来水公司的进一步发展。

（一）档案资料信息不全面。早期的档案管理工作主要依赖于人工，信息获取的不及时、不全面，在档案管理工作中管理的内容也不全面。自来水公司本身的要求比较严谨，对管理的内容要求严格，注重对数据真实性的审核。早期档案管理中由于一些规章制度不完善，对一些反应的问题没有及时采取解决措施，导致问题越来越严重。甚至有些部门完全不重视档案资料的搜集和整理工作，为了方便本部门的工作，在档案记录填写方面尽可能的简单，不利于后期档案资料的核查，如此一来，容易造成原始档案数据的丢失，造成资料的不完整。

（二）档案管理工作的规范性不足。档案管理工作需要有既定的原则进行约束，工作人员在管理中可以依据这个规范来开展。但是就现阶段反映的情况来看，管理规范还不全面。部门领导对制定档案管理工作规范的意识缺乏，上级领导部门对此没有加以重视，后期在管理中导致问题频出。

（三）档案管理的信息化水平较低。二十一世纪是信息化的时代，人们的日常生活也都逐步进入到了信息化的时代。但是在档案管理过程中，实现信息化管理，必须从多各不同方面加以管理。很多自来水公司的档案管理中心依旧使用纸质档案和手工管理的方式，在档案搜集、建档、存档、保管、统计过程中难免出现人为的失误。这也都是很难避免的。一些重要的设计图纸、票据由于保存时间过长，没有进行妥善的处理，导致这些资料出现老化甚至遗失的现象，由于早期并可以进行备份处理，一旦这些资料丢失，必然会造成资料的不完整。

三、实现新形势下自来水公司档案管理信息化的措施分析

自来水公司的档案管理，在信息化时代的推动下，信息化管理档案已经成为适应现阶段发展的必然需求。但是在实现信息化管理的路程中，还有很多需要改进和完善的地方。

（一）工程档案管理模块。自来水公司涉及很多工程建设项目，包括这些项目在建设期间所有的资料都是需要作为档案保存的重要内容。工程档案管理模块是一个不容忽视的部分，纸质档案的管理过程中很容易忽视一些细小的部分。因而在推进信息化管理的进程中，需要借用信息化的平台，按照功能的具体分类，对这些不同类别的项目具体划分，便于多不同类别数据的收集、整理、编目、打印、移交、借阅等等，逐步完善整个档案保存的流程，也便于后期资料的查阅。信息化管理是必然，简化信息化流程，是推动档案管理信息化的不竭动力。

（二）客户档案管理模块。自来水公司的服务对象是大众百姓，直接关系到人们的切身利益。自来水公司档案管理的过程中，需要将客户档案管理模块独立出来。客户模块是不容忽视的，也是必须进行改进的。为了更好地满足客户的需求，可以在档案管理的过程中，可以增加相应的业务咨询、信息查询、业务申报处理、业务投诉处理、用户服务热线等等模块，切身为广大人民的生活提供便利。针对办理业务的所有用户，建立对应的基本信息数据库，根据这些数据对用户进行管理，及时了解客户的具体需求，便于自来水公司的后期策划。

（三）经营管理模块。经营管理模块主要是为方便人们的日常使用，包括抄电表、收费、与银行间代收水费数据之间的事项，这些都是需要保存在经营管理模块中。人们对于这方面有任何的问题，也都可以进行查证。

综上所述，实现自来水公司档案管理的信息化已经成为必然。只有不断完善档案管理的功能，切实为百姓生活提供便利，才能更好地推进自来水公司档案管理信息化的进程。

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