高校院系办公室工作中时间管理的运用

2016-11-25华中科技大学周成红

办公室业务 2016年23期

文/华中科技大学周成红

高校院系办公室工作中时间管理的运用

文/华中科技大学周成红

高校中的院系办公室属于基层行政部门，具有后勤服务、沟通协调、辅助决策以及宣传信息等职能。而且，随着高校行政部门的精简，院系办公室的工作逐渐增多，工作人员的压力也不断增大，时间非常紧迫。所以，需要科学管理工作时间，有序开展工作，减轻压力，进而完成各项工作，为院系教学、科研、服务以及文化传承等各种工作的顺利进行提供有力的保障。本文简单介绍了时间管理在高校院系办公室工作中的运用及其意义，以期为提高高校院系办公室工作的效率提供可以借鉴的资料。

高校院系；办公室工作；时间管理

随着高校建设规模的扩大、高等教育改革的深入，各大高校实行校院二级管理制度，院系的管理权限越来越多。院系办公室作为高校的基层行政管理部门，承担着后勤服务、辅助决策以及信息宣传等各种工作，与此同时，还在协调左右、沟通内外以及上传下达等工作中承担着枢纽的功能，忙碌是院系办公室的常态。本文通过探讨高校院系办公室工作中时间管理的运用，来研究怎样对时间进行科学管理，提高工作效率，有序开展各项工作，进而提高管理水平。

一、时间管理在高校院系办公室工作中的方法

（一）充分规划比较零散的时间。此处所说的零散时间指的是工作中衔接、等待的时间。不管计划和管理怎样严密，零散时间是一致存在的，其总量也不可忽视。因此，工作中应当对这些零散时间进行合理的规划，比如可以处理一些不是很重要或者不是很紧急的工作，以便在有限的时间里完成更多的工作，提高工作效率。

（二）严禁工作的拖拉。具体的措施有：1.培养超前的意识；2.严格规定完成的期限；3.对于最困难的问题不要躲避，应当将其放在工作效率最高的时候去完成，学会化大为小，将困难的工作进行分解，一一去完成，严禁拖延工作进度，进而克服拖拉的习惯；4.在接到工作任务时，应当尽快地完成，防止工作的堆积，做到当机立断。

（三）保证授权的合理性以及良好的沟通。通常上讲，授权即是将某项工作从一个人手中转交到另外一个人的手中。保证授权的合理性是进行时间管理的有效措施之一，可以降低时间的浪费，提供办公的效率。高校院系办公室中的工作属于基层管理工作，常常是有责无权，只是做事而忽略了管理，这就导致了授权的不合理性。对于这种现象，可以通过“分派工作”的策略来进行改善，具体的措施有：1.取得授权人的大力支持和理解；2.选择能够胜任该项工作的人进行授权，提出相应的要求以及期望，并进行指导和商讨；3.对工作中需要授权的工作列出来，和领导沟通，争取得到领导的大力支持。这种“分派工作”的方法，不仅体现了对别人的信任，还大大节省了自己的时间，从而将时间分配到更紧迫或者更重要的工作中。

（四）维持有序的办公秩序。办公室工作的良好秩序是提高工作效率的重要保障。要想维持办公的秩序，就要保证工作的简洁和条理，并创建一个良好的办公环境，进而建立并维持好办公室工作的秩序。

（五）计划—目标管理方法。对于高校院系办公室工作人员而言，应当制定合理、完善的工作计划，通过制定工作时间表的方法，对时间进行分配，并明确目标，这是科学运用时间的基本前提。其主要措施有：1.根据工作的轻重缓急，安排好工作的顺序以及时间，争取将有限的时间运用到最重要的工作中，不能只追求面面俱到，如此一来不仅使工作人员不再为繁重的工作所累，也不会将大量的时间放在没有意义的事情中；2.养成列清单、记日志的良好习惯，将每天要做的事情列成清单，以明确自己的任务并增加紧迫感，并将每项工作所花费的时间以日志的形式记录下来，从而找出是时间分配的不合理之处，以便进行改进。

二、时间管理在高校院系办公室工作中运用的意义

（一）有助于合理规划工作、理顺工作，做到把握重点，提高成效。高校院系办公室工作具有突发性强、头绪多、烦琐复杂等特点，所以就导致了院系办公室工作繁忙、多变、繁重等等，产生了严重的时间浪费问题，严重影响了办公的效率。怎样在复杂多变的工作中把握住重点内容，理顺工作流程，规划好工作内容，有序开展并完成各项工作，实现既定的目标，这是时间管理可以带来的效果。

（二）有利于降低时间浪费的现象，提高院系办公室工作的效率。很多高校院系办公室工作人员一直处于救火应急、疲于应付的状态中，虽然忙碌辛苦，但是常常抓不住工作的重点，工作成效也有限。如果一直处于这种状态，院系工作人员只会感觉到越来越大的压力，很难驾驭工作，对身心健康产生不利的影响。从高校的角度上看，院系办公室工作人员时间上的投入、产出比例较小，并具有严重的浪费现象，严重危害着学校以及整个管理部门，造成整个学校的运行效率非常低。时间管理可以有效整合时间，进而降低时间浪费的现象，提高整个工作的效率。