人事档案管理信息化建设研究

2016-11-25枣庄市人力资源服务中心潘江红

办公室业务 2016年23期

文/枣庄市人力资源服务中心潘江红

人事档案管理信息化建设研究

文/枣庄市人力资源服务中心潘江红

社会经济的快速发展推动了科学技术的不断进步，尤其是计算机信息技术的广泛应用，很大程度上改变了人们的生活方式。信息化时代也给各行各业带来了天翻地覆的变化，人事档案的管理是企事业单位经营和管理的重要组成部分，在新的社会经济形势下，传统的人事档案管理模式已经无法满足社会快速发展的需要，为了更好地适应现代化的发展，加强人事档案信息化建设就显得十分重要。

人事档案管理；信息化；建设

信息资源的管理基本是人事档案管理的主要工作，企事业单位的生存和发展与人事档案管理工作的质量也是息息相关的。在信息技术不断发展的形式下，只有与时俱进，贯彻落实科学发展观，对人事档案管理工作进行合理的调整，实现人事档案信息化建设的目标，才能更好地提高管理人事档案的效率和工作质量。

一、建设人事档案管理信息化的必要性

（一）是实现人事档案信息资源共享的需要。在这个快速发展的市场经济条件下，信息资源已经成为非常重要的战略资源，建设人事档案管理的信息化，可以使人事档案信息资源实现共享，为现代化建设提供优质服务。

（二）查阅人事档案信息提供有效便捷的途径。如果运用传统的人事档案查阅渠道需要花费很长时间才可以，而现在实现人事档案管理的信息化，通过计算机的处理系统，无论多复杂的数据资料，计算机都可以实现快速处理，有效缩短了查阅时间，简化了查阅程序。电子化全面取代纸质信息，给人们提供便利也让档案使用价值得到充分发挥。

（三）使档案资源得到有效开发的需要。人事档案的信息化有效提高了人事档案的利用率，为人事工作的开展提供了更好的服务。人事档案的信息化可以实现档案的全面覆盖，对档案工作的各种要求在新型档案管理模式下已经全部得到有效解决。人事档案向着信息化发展，顺应了时代发展的需要，也是现代化管理的需要，人事档案管理信息化对人事工作的进行有重要的意义。同时人事档案管理信息化提高人事部门的工作效率，对人事工作中人事档案能够得到充分利用有重要的现实意义。

二、人事档案管理面临的挑战

（一）管理模式老化。传统的档案管理模式依然在某些企业中运用着，以至于出现大量的重复性劳动，降低了工作效率。管理模式老化，管理观念落后，使得人事档案材料的来源受到限制，人事档案管理工作处于被动的中，向人事档案信息化的转变上存在一定的难度。

（二）重视程度不高。有些单位没有认清人事档案管理工作的重要性，只把这份工作当作辅助性工作，思想认识的不足，加上财力与人力的投入不高，阻碍了人事档案管理向信息化建设的发展。

（三）人事档案数据库系统不完善。因为有些事业单位对人事档案工作认识的不足，也没有系统化的整理性强的数据库，信息资料存在不全面，信息错误，人事信息混乱等严重问题。要想实现人事档案管理的信息化还是有很大的挑战的。

（四）缺乏高素质人才。传统的人事档案管理方式对管理员的要求并不高，但是人事档案慢慢朝现代化方向发展，这就需要一批高素质的复合型人才。计算机、网络等现代管理技术是档案管理人员必须熟练使用的，但是由于目前档案管理队伍的现代化管理水平不高，无疑给人事档案管理信息化的建设提出了又一个难题。

三、人事档案管理信息化建设的对策

（一）引进先进的技术设备。进入信息化管理的首要因素和基本条件就是必须具有一定先进的技术设备。要想实现人事档案信息化的管理首先积极购买先进的技术设备，建立一整套完整的网络信息管理系统，以此提高人事档案管理工作的效率，最终实现人事档案管理的信息化建设。

（二）完善人事档案管理的法规，确保人事档案信息的安全。为保障人事档案信息化建设的尽快实现，政府部门必须制定相关的法律法规。人事档案的管理如果实现了信息化建设，为安全考虑，必须指定唯一的网络查询，对档案数据信息进行管理。政府部门想要更好地维护好档案信息安全就要完善相关的信息安全法，只有这样才能更好地保证信息资料的安全。

（三）实现人事档案信息资源的数据化，提高人事档案的更新效率。纸质档案资料在当前的人事档案资料中仍然存在着，对于这样的纸质档案资料，档案部门需要全部收集起来，然后依靠标准统一的人事档案信息化系统，把这种原始的纸质档案信息输入系统，最终建立一个全国范围内的人事档案信息数据库。完善的数据库的建立还需要不断地对人事电子档案的信息进行及时更新，提供有效的存储方式，使档案系统能够进行自动更新，保证人事档案的实效性。

（四）提高人事档案管理工作人员的服务质量，吸收高素质优秀人才。人事档案信息化建设，就要建立完善的社会服务化体系，拓宽信息资源的服务领域。把多元化的信息资料进行整合归纳，实现快速高效的实时在线查询。其次，人事档案信息化的建设必须引进一批高素质的人才，并且建立长期有效的培训机制，为人事档案信息化建设提供源源不断高素质复合型人才。建立一支专业的档案人才队伍，能够有效推进人事档案信息化建设工作进程。