地铁工程建设项目档案管理的探索与实践

2016-11-25广州地铁集团有限公司陈竞华

办公室业务 2016年16期

关键词：建设工程建设项目档案管理

文/广州地铁集团有限公司　陈竞华

地铁工程建设项目档案管理的探索与实践

文/广州地铁集团有限公司陈竞华

本文从档案机构和网络、管理规章、管理体系、管理人才和管理现代化等几个方面，对地铁工程建设项目档案管理进行了探索和实践。

地铁工程；建设项目；档案管理

城市地铁工程建设是一个系统性的工程，从规划设计到施工运营涉及到多专业、多学科，形成的档案成千上万卷，有效的地铁工程建设项目档案管理能够保证档案的齐全、真实和有效，对于更好地服务地铁建设，推进城市发展有着重要的意义。基于以上，本文简要研究了地铁工程建设项目档案管理的探索和实践。

一、建立档案管理机构和网络

城市地铁建设工程是一项系统性的工程，其涉及到的专业和学科众多，形成的档案多种多样，且数量较大，这就给档案管理带来了较大的困难，因此应当建立专门的地铁建设工程档案管理机构来负责档案管理，不同部门设立一名档案管理员来对本部门档案进行收集和管理。此外，地铁建设工程涉及到的参建单位众多，各个参建单位也应当设置一名或多名档案员来负责对本单位档案的收集、整理以及移交等工作，保证有专人来进行档案管理，以此来确保档案管理工作的有序开展。

二、建立档案管理规章制度

首先，应当以地铁建设工程实际为基础，进行积极的调查、研究和学习，编制《地铁工程档案分类大纲及编码规则》。地铁建设工程档案众多，涉及到的专业和学科十分复杂，分类编码进行管理是保证地铁工程档案管理系统性和完整性的基础，地铁工程建设周期一般较长，在档案管理的过程中，参建单位各业务室很难在工程结束后及时进行立卷归档，大量的档案在业务室存放不仅不安全，且需要较大的空间，因此需要对档案进行周期性的归档，及时整理文件，对档案进行编码上架，留做备用。

第二，应当以国家级省市档案管理规定为基础编制《地铁建设工程档案管理办法》《地铁建设工程竣工文件归档整理细则》等档案管理规定，在相关规定中明确地铁建设工程档案管理的归档内容、时间、案卷质量、组卷形式、移交验收细则等等，保证地铁建设工程档案管理的有章可依，实现档案管理的规范性和完整性。

三、建立档案管理体系

地铁建设工程档案管理工作的业务性较强，从本质上来讲，其是一种信息资源的管理工作，涉及到的管理环节众多，这就需要建立档案管理体系来保证地铁建设工程档案管理的有序性和规范性。

首先，地铁总公司应当成立档案管理部门，设置专职档案人员进行管理。第二，各部门以及直属单位设立档案管理部门，设置兼职档案人员进行管理。第三，各参建单位应当根据实际情况设置兼职档案人员进行管理。从上至下建立完善的档案管理体系，层层落实，多级负责管理，确保地铁建设工程档案的有序管理。

此外，应当将地铁建设工程档案管理工作纳入到各部门及参建单位的考核项目中，按照具体的考核评分标准来进行考评，主要考核的方面包括档案管理人员素质、档案管理制度建设、档案管理工作成效、领导重视程度等等，并针对考核结果来进行奖励和惩罚，以此来促进地铁建设工程档案管理的有效性。

相较于普通档案来说，地铁建设工程档案管理有着一定的特殊性，普通档案只需要在当前阶段于本单位档案管理室中保存即可，其主要供本单位使用，但对于地铁建设工程档案来说，其有着成果性和资料性的特点，注重档案信息的交流，之后进行信息交流和成果转让才能够充分发挥地铁建设工程的档案的重要价值。地铁建设工程档案是一种创新性成果，在管理的过程中要注重保密性，但需要注意的是，不恰当的保密又会影响到档案资料信息的交流，从而制约档案价值的实现，因此应当建立地铁建设工程档案监督机制，保证档案管理的科学性和合理性。

四、建立一支高素质档案管理队伍

相较于其他档案管理而言，地铁建设工程档案管理有着一定的特殊性，其依赖于高素质的档案管理人才，因此，打造一支高素质档案管理队伍是十分必要也是十分重要的。

（一）以人为本，加强人才培养。地铁建设工程档案管理归根结底是一种人的管理活动，因此应当遵循以人为本的原则，加强档案管理人才的培养。对档案管理人员进行继续教育培训是培养高素质人才的重要手段，地铁建设工程档案管理有着一定的特殊性，其涉及到的内容较多，专业性较强，因此应当积极加强对档案管理人员的培训，通过培训让档案管理人员取得管理资质，提升管理能力和业务素质，从而保证地铁工程档案管理工作的标准化和专业化。总的来说，地铁建设工程档案管理工作的效果取决于人，应当积极充分发挥人才潜力，树立责任意识，提升专业素质，打造一支专业的人才队伍，以此来做好档案管理工作。

（二）促进地铁工程档案管理现代化。计算机技术的应用越来越广泛，其方便了人们的生活和工作，对于地铁建设工程项目档案管理来说，利用计算机进行管理，促进管理现代化的实现至关重要。地铁工程档案管理涉及到的档案种类众多，档案数量成千上万，用计算机进行管理有着省时省力、高效精确的特点，因此应当积极打造一支具备高超计算机操作技术水平的档案管理队伍，让档案管理人员能够灵活地操作档案管理软件，从而提升档案管理效率。