浅析基建档案建设

文/江苏扬州广陵经济开发区管理委员会　唐璐璐

浅析基建档案建设

文/江苏扬州广陵经济开发区管理委员会唐璐璐

基建档案管理是整个工程建设过程中的一项重要基础工作。是建设项目在勘察设计、立项审批、招投标、施工监理、竣工验收等环节中形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体存在的文字、图表、声像等形式的全部文件。基建工程档案直接反映建设工程质量的好坏， 是建设工程的有机组合部分。

基建档案；建设；研究

一、 基建档案的概念

基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等多种形式与载体的文件材料。在工程建设过程中，从最初的计划到最后的工程验收所形成的各种载体的具有实际保存备查价值的资料都将在工程竣工验收后作为基建档案保存。

二、基建档案的整理工作

基建档案整理工作主要包括四个方面：分类、立卷、卷内文件整理以及卷内目录及备考表的填写。而这四个步骤中着重分析研究立卷这一步骤。基建档案的立卷主要有两个方案，分别是按项目立卷以及按专业性质立卷。按项目组成案卷(即保管单位)如一项建筑工程，一般由大小不等的若干单项工程组成；按专业性质组成案卷(即保管单位)，是指按照基建档案的内容反映的专业性质来组成保管单位。这两种立卷方案都是根据基建档案的性质和特点而进行实施的，具有一定的专业性特征。

三、基建档案移交阶段

（一）接收目录。包括工程准备阶段文件、施工文件、监理文件材料、工程竣工验收文件、竣工图、声像材料（包括：照片、录音、录像、光盘）。

其中工程准备阶段文件包括：决策立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘成果、设计方案审定及施工图文件审查意见和有关主管部门批准文件；投招标文件；开工审批文件；工程项目管理机构、工程项目监理机构、工程项目施工管理机构及相应负责人名单。施工文件包括：土建（建筑与结构）工程文件；水电、暖通、空调、消防、燃气、建筑智能化、电梯工程文件；室外工程文件。

（二）查询利用。目前，城建档案馆的查询利用与公共档案馆相关流程一致，都需要携带个人相关证件以及相关单位的介绍信才能查询到所需的档案。例如，个人查询自己名下的相关房产的基建档案时，需要携带个人身份证以及所在社区居委会的介绍信才能获得查阅资格。而与公共档案馆不同的是，基建档案的查询需要收取一定的费用，根据所查询基建档案的种类确定不同收费标准。

四、调研过程中发现的问题以及相关解决方案

笔者走访了几家同级单位进行考察，发现这些单位存在相似的3点问题，以下笔者就这几点问题进行研究并提出解决方案。

（一）档案专业人员不足，大量的档案未能及时整理。档案人员对基建档案管理重要性缺乏足够的思想认识，大量的基建档案还处于零散阶段，大量未整理的档案随处摆在地上，没有对基建档案的保护意识。同时档案管理制度形同虚设，对于档案工作人员的监督力度明显不足。

解决措施：转变观念，增强对档案重要性的认识。加强档案人员对于档案管理的科学知识的学习与培训，完善基建档案管理制度，实行有效的监督措施，从而促进基建档案的科学合理的管理。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

（二）档案检索系统较为落后，信息更新不及时，查准率、查全率较低。在基建档案实体管理过程中，档案计算机检索为档案管理带来了很大的便利，尤其是对于基建档案的查阅更为快捷有效。

解决措施：加强对档案人员计算机知识的培训，完善档案检索系统，实现重要档案的数字化。同时档案行政机关应将档案检索系统的完善程度作为重要的考核标准之一，督促城建档案馆完善基建档案的检索系统。

（三）档案库房建设不合理。库房条件较差，楼层布置不合理，档案库房处于高楼层，形成“头重脚轻”的弊端。在库房中，没有全面做到“八防”措施，大量档案随处摆放，而且呈层垒叠放，对档案的长久保管造成了很大的破坏。在档案库房内，没有对温湿度实现有效控制；档案库房的防盗措施并不是很完善；对于部分档案柜，没有摆放防虫防霉的物品。这些不恰当的保管方法不仅不利于档案的长久保存，而且给档案的科学管理带来很大的不便之处。

解决措施：完善档案人员对于档案管理的专业性知识，加强在职培训；增加投入，完善基建档案基础设施配备，加强硬件设施建设，不断更新设备，使用现代化管理技术，为基建档案的电子化现代化提供物质基础，基建档案管理部门可以要求设计单位提供相应的电子版图纸，使工程设计更为系统完整地在图纸上进行反映完善档案保管环境。