档案信息化系统的资源组织与管理研究

2016-11-25陈海鸥

长江丛刊 2016年18期

关键词：档案信息化数字化资源

陈海鸥

档案信息化系统的资源组织与管理研究

陈海鸥

【摘要】对于档案信息化系统的资源组织和管理一直是实现现代化档案管理中的重要工作。本文主要探究了档案信息资源的组织以及信息档案系统的建设与管理策略。

【关键词】档案信息化系统资源数字化管理

21世纪，信息技术席卷全球，并迅速与社会生产和人类生活的各个方面进行交叉融合，在信息化时代背景下，实现档案管理的信息化，是档案管理发展的必然趋势。对于档案信息化系统的资源组织和管理一直是实现现代化档案管理中的重要工作。本文主要探究了档案信息资源的组织以及信息档案系统的建设与管理策略。

一、档案信息化系统的资源组织

（一）档案数字化的基本原则

档案数字化，是档案信息化系统的资源组织形式，也是唯一的组织形式。在进行档案数字化的操作过程中，需要把握以下三个基本原则：

安全性原则：主要包括对原有档案元件的安全，在数字化过程中，需要对各类档案远近进行扫描、拆阅等，不能够因为数字化资源操作，就对原件造成污染、破损以及毁坏。同时还需要保证原件与信息资源的一致性，尽可能地降低信息的失真情况。

规范性原则：对档案资源的数字化组织，需要严格按照各方统一并且认可的规范与标准对档案信息进行数字化转换，要确保档案数字化形式能够进行有效的信息传递，要符合对档案信息需求的各方主体对信息化资源的标准。

高效性原则：对于档案资源的数字化工作，是一项工作量极大的工程，在实践过程中，应该根据档案管理的特点，对于数字化资源组织进行有效的工作规划，在确保数字化过程的质量达标的情况下提升效率，应该注重整体工作的相互协作性，避免重复拖沓，降低工作效率。

（二）档案资源的数字化处理

对于纸质档案的数字化处理，通常是采用直接扫描的方式进行，主要利用扫描仪进行数字化处理。应该在数字化处理之前，做好充足的准备工作，在处理过程中，要根据档案的纸张、等级、纸质材料大小选择不同的扫描仪器，确保对纸质文件的安全无损的数字化处理。对于扫描后得到的图像数据，应该按照规范进行命名、存储，也可以按照常规的阅读习惯对图像进行一些基本的调整。

对于音频档案的数字化处理，就是用数字来表示音频档案信息，即将音频档案中的声音信号进行数字化处理。目前，最常见的方法是通过脉冲编码调制PCM来实现，数字化处理过程中，主要采用的工具为多媒体计算机、音频制作软件等，其基本流程：修复准备——参数调试——转录——质量审听。

对于视频档案的数字化处理，视频档案数字化的硬件设备主要包括放像设备、视频采集设备、编辑设备、存储设备等；视频档案数字化的软件设备主要包括采集软件和编辑软件。

二、档案信息化系统的建设与管理

（一）档案信息化系统建设策略

第一，要着重抓好数据库建设，档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。对于档案信息化系统平台的建设过程而言，数据库建设是基础也是核心，要根据档案信息化的具体要求和目标建设处科学、不同类型的数据库。尤其是在现阶段档案信息海量存储的特点下，更应该做好相关档案信息的分类工作。

第二，科学的选用建设技术路线，随着网络技术的不断更新，对于档案信息化的建设过程来说，并不一定需要利用到最新的网络架构，其首先考量的是系统整体的安全性，与此同时，还需要考量到对档案信息化系统使用者、适用对象的技术适应性。在建设技术路线选择上，应该在保证整体建设的质量达标的情况下推行新技术，但不能够单纯地为了推行新技术，而不顾档案信息化平台的特点。

第三，统一档案信息标准和规范，目前，档案信息化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件管理混乱、硬件功能未能充分发挥。设定档案信息化建设的目标、方案，必须立足于社会的档案信息需求，制订相应的建设规划，建立健全的、标准的和规范的档案业务。

（二）档案信息化系统的管理策略

第一，加强对档案部门人力资源的信息化技术培养，作为档案信息化系统建设的主体，提升相关人员的信息化技术水平十分重要。一方面，档案部门应该设立专门的档案信息系统建设部门，主要负责档案信息系统的建设和日常管理。另一方面，档案管理部门应该通过持续的培训、实践来提升基层人员的信息技术能力。

第二，改进档案信息化管理体制，首先，应该加快对档案部门的信息化硬件设备的建设，应该根据实际需求，按照相关标准要求进行办公室自动化建设，创造一个良好的档案信息化管理的环境。其次，还要实现对档案信息系统的集中式管理，不能够不能各行其是、自建系统，造成信息分割和资源浪费。