对地震文书档案OA管理及应用的几点认识和建议

文/河北省地震局 杨柳

对地震文书档案OA管理及应用的几点认识和建议

文/河北省地震局 杨柳

自动化办公已经成为当前极为流行且效率的一种办公方式，基于OA系统的自动化、安全性等特性的高效利用，对地震文书档案的保存及管理有指向性作用。对地震文书档案OA系统在管理中的应用作用进行阐述，在以此为理论依据的前提下，提出OA系统在应用的过程中存在管理方向不明确、专业性能相对降低等一系列问题。最后，根据地震文书档案的管理过程及方式等方面，提出加强培养专业人才及保证系统信息必须准确等一系列措施，旨在强化地震文书档案的有效保存。

地震文书档案；OA系统；管理

地震文书档案的存储及管理，其整理、收集的作用是为后续的地震灾害提供急救方向。例如，汶川地震的发生，在接受沉痛事实的同时，地震文书档案的建立，可以为后续的地震发生提供参考意见，也是国民经济历史沉痛事件的有效证明。随着科技的高效发展及网络技术的广泛应用，自动化OA系统逐渐成为地震文书档案管理工作的主要辅助工具，但是在技术应用的过程中，在人员专业技能及管理方向等方面仍然存在问题，研究及分析地震文书档案OA管理及应用，对地震文书档案工作的优化及管理工作的效率提升有指向性作用。

一、OA系统在地震文书档案管理中的积极作用

首先，自动化OA系统的有效应用，其无纸化特点可以简化地震文书档案的存储方式，例如，电子文档储存是以网络虚拟空间为基点，对地震文书档案及管理过程有简化作用。其次，自动化OA系统具有快速传播的特性，在进行文书档案调取的过程中，可以利用计算机技术及电子技术的高效率传递特性，实现历史信息的跨地域传递。最后，自动化OA系统对地震文书档案的管理工作效率提高有推动作用，传统纸化管理，会受到外界空气、潮湿等因素的影响，无法保证文件的质量，虽然网络技术的应用也存在黑客供给的可能，但是相比传统纸化文档管理，其安全性及管理工作效率等方面相对稳定。

二、地震文书档案OA系统在应用过程中存在的问题

（一）管理方向不明确。在应用OA系统的过程中，由于电子信息化文档的变化影响，导致地震文书档案内的数据信息与实际信息之间存在差异。例如，在对汶川地震的伤亡人数、失踪人数、救灾物资等方面进行整理归档的过程中，因技术本身的安全性及字体、字号的设置等原因，部分数据会出现差异记录的情况，进而影响地震文书档案的准确性。最后，管理方向在明确的过程中，由于管理人员本身的管理能力及电子文档的原件抄录过程存在“失真”现象，进而导致地震文书档案的保密性相对缺失。

（二）专业技能仍然需要全面提升。部分工作人员习惯于传统的纸化地震文书档案管理工作，对计算机技术、OA系统的应用等方面仍然无法全面掌握技能要领，进而影响地震文书档案的全面性。例如，在对数据进行核算过程中，OA系统对数据的加减、占比等方面可以进行自动核算，但是，部分工作人员并不能完全掌握此项专业技能，进而无法发挥OA系统的高效率工作。最后，专业技能的降低以及管理人员本身的综合素质，是OA系统在应用过程中的主要问题之一，部分文档的缺失及失真，大部分原因都是因为管理人员本身的专业技能较弱，而且，对功地震文书档案的管理工作缺乏责任感，进而影响OA系统的有效应用。

三、优化地震文书档案OA系统管理及应用的可行性对策

（一）明确管理方向。在明确地震文书档案的OA系统应用方向过程中，首先应该建立“三位一体”的运行模式，针对自动化OA系统的高效应用，建立针对各项工作环节的管理制度，以此明确管理工作的方向。其次，“三位一体”的管理模式建立，需要技术保障部门、管理部门及行政部门进行综合管理，以此强调地震文书档案管理的很总要性。再次，对地震文书档案形成针对性的管理工作体系，对文档信息的收集、整理、总结、归档等环节进行针对性管理，以此保证每一工作环节的准确性及高效率。最后，管理方向的明确需要管理人员及部门共同开展，OA系统的全面应用是具体的方式，而相应的配套制度及管理制度落实，是实现管理目标的有效途径。

（二）以培训提高管理人员的综合能力。首先，以培训的方式提高相关管理人员的专业技能掌握能力，以此优化OA系统在地震文书档案管理中的有效应用，例如，培训活动以OA系统的工作原理、计算机技术应用、实际操作方法等方面为核心，以此提高管理人员都额专业技能掌握能力。其次，培训的内容应该注意培养管理人员都额责任感及使命感，地震文书档案的建立及管理，其主要的目的就是对自然灾害进行统计，以此为地质学、自然科学等方面的研究工作提供数据支撑，所以，培训的方式及内容应该注意管理人员的责任感提升。最后，管理人员的综合能力可以通过培训的方式进行优化及提高，但是，这并不能完全保证管理人员的工作质量及效率提高，所以，应该建立针对工作效率及质量的绩效考核制度，以此提高地震文书档案袋的准确性及安全性。

四、结语

档案是历史的真实记录,是不可再生的社会资源。作为历史档案永久保管的基地和中心,确保档案安全是档案馆的重要任务和基本职责。所以，地震文书档案的有效管理对学术研究及抗自然灾害的措施构建等方面有指向性作用。基于自动化OA系统的稳定性、安全性及准确性等方面都可以通过管理人员专业技能、综合素质等方面的提高而得到优化，进而提出针对管理人员本身及管理制度建立的一系列措施，提出建议的目的就是通过OA系统的高效率应用提高地震文书档案规范化管理工作的效率及质量。

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