档案标准体系建设的相关问题分析

文/四川大学公共管理学院 龙珊珊 满艺

档案标准体系建设的相关问题分析

文/四川大学公共管理学院 龙珊珊 满艺

本文针对我国档案标准体系建设问题，从《档案工作标准体系表》和标准采标率两个切入点进行探讨。针对《档案工作标准体系表》，结合我国的档案行业标准进行探讨；针对标准采标率，结合我国档案领域的国家标准进行探讨，并且对此与国外进行了对比。

档案标准体系；档案工作标准体系表；采标率

一、关于《档案工作标准体系表》和标准制定

在CNKI中检索文献，限定篇名关键词为“档案”+“标准体系”，总共得到36篇文献。剔除两篇与档案标准体系无关的文献，其余相关文献可分为四类：第一类是关于通用的档案标准体系，这类文献关注的标准体系可通用于各类档案，例如档案鉴定标准体系、档案安全标准体系等；第二类是关于某类档案的标准体系，这类文献关注的是针对某一特定种类档案的标准体系，例如科研档案的标准体系、城建档案标准体系等；第三类是关于国际或者国外标准体系的研究，例如国际档案著录标准体系、英国文件档案管理标准体系；第四类是与本文相关的，例如中国档案标准体系研究、档案工作标准体系表。总体说来与本文主题相关的文献最少，所占比例为6%；数量最多的是第一类文献，所占比例为80%。数据体现出学界对于档案工作标准体系从宏观全局的层面上研究的较少，从中观层面研究某一类标准体系的较多。

1991年国家档案局发布了《档案工作标准体系表》，目的在于从宏观上指导我国档案专业范围内的标准化工作，该体系表将档案工作标准划分为两大部分：基础标准和业务技术标准；其中基础标准包括档案专业基本术语标准、档案馆代码编制标准、档案种类划分标准、档案计量单位标准、档案统计工作标准；业务技术标准包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准、档案保管与保护标准。同时，《档案工作标准体系表》还列出了与档案工作关系密切，但又不完全属于档案工作领域的一些相关标准，包括文件制成材料质量标准、底图、蓝图制作规范、档案裱糊用料质量标准、立卷规则、技术文件格式、商业、金融、财政、外交等专门文件格式、国家机关公文格式、CAD文件管理标准和CAD电子文件光盘存储与归档标准等。

我国的标准体系一般分为如下几个层次：国家标准、行业标准、地方标准、企业标准，其中还包括国家标准化指导性技术文件。以《档案工作标准体系表》中的划分为例，对我国颁布的档案行业标准分类。我国档案行业标准工作进入法制化建设阶段以后，从1992年颁布DA/T 1-1992《档案工作基本术语》标准至今，已经发布了66项档案行业标准。在这些标准中，基础标准有3个，所占比例约为4.5%；业务技术标准有61个，所占比例约为92.5%；其他相关标准2个，所占比例约为3%。在基础标准中，有两个标准是替代关系，最终现行的标准有两个且这两个标准都是档案专业基本术语标准，它们分别是DA/T1-2000《档案工作基本术语》和DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》。在业务技术标准中，主要包含三类标准，分别是档案整理标准、档案编目与检索标准、档案保管与保护标准。其中档案整理标准共计14项，所占比例约为23%；档案编目与检索标准共计20项，所占比例约33%；档案保管与保护标准共计27项，所占比例约为44%。在其他相关标准中，共计两项标准，包括DA/T34-2005《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》和DA/T42-2009《企业档案工作规范》。

对照《档案工作标准体系表》可以发现，现有的档案行业标准覆盖了两大类标准，但是在两大类标准中进一步分类的标准则没有完全覆盖。在基础标准中，现有标准只覆盖了档案专业基本术语标准，没有覆盖档案馆代码编制标准、档案种类划分标准、档案计量单位标准、档案统计工作标准。在业务技术标准中，现有标准覆盖了档案整理标准、档案编目与检索标准、档案保管与保护标准，而没有覆盖档案收集标准、档案统计标准、档案鉴定标准。这说明我国档案行业标准与《档案工作标准体系表》的设定还存在不对应，现行的标准体系有待于进一步完善。例如基础标准中目前缺乏档案计量单位标准和档案统计工作标准。无论是对于传统载体档案还是电子文件，这两个标准有助于规范人们对于档案工作中的计量和统计工作，有利于全面掌握档案工作的发展情况，为进一步发展的规划和决策提供客观依据。在业务技术标准中，目前缺乏的档案收集标准也十分有必要。尤其在电子文件快速增长，格式多种多样的背景下，规范文件归档标准，有利于后续档案管理工作的顺利开展。不过类似的标准虽然没有档案行业标准，但是已有国家标准GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》。总体来说，我国现行的档案行业标准对照《档案工作标准体系表》而言，基本的、关键的标准已经具备，但是体系不够完善和健全。与信息通信技术对档案行业的影响日益加剧相比，《档案工作标准体系表》的演进则过于缓慢，没有及时的跟进时代的变迁。虽然《档案工作标准体系表》属于计划性、框架性的指导文件，本身具有一定的固定性，欠缺灵活性，但是在时代发生激烈变革，出现新事物、新方法、新技术的时候，这种宏观框架也应该将新的变化考虑其中。这一点上《档案工作标准体系表》则比较滞后。为了更有利于我国档案标准体系的建设，一方面从宏观指导层面，应该构建更合适、更能为当下和未来一段时间的档案工作提供有益支撑的标准体系；另一方面，从微观实践层面，制定标准时不仅要关注重点环节，也要关注其他的基础环节，使得形成的体系更加健全和完善，对于档案工作具有全方位的规范作用。

二、关于档案领域国家标准的采标情况

在CNKI中检索文献，限定篇名关键词为“档案”+“采标”没有检索出文献；限定关键词为“档案”+“采标”，关键词检索范围为全文可得到相关的文献。检索结果表明学界现已公布的文献里面没有专门以此为主题的，有一些文献在涉及档案标准问题时会谈到档案标准的采标。本文将针对档案标准的采标问题进行探讨。

就档案行业而言，行业标准对国际标准的采标率远远小于国家标准的采标率，因此本文针对此问题的讨论将范围限定在国家标准，资料来源包括国家档案局网和国家标准文献共享服务平台（中国标准网）。本文从国家标准中筛选出37项国家标准与档案管理相关，标准内容覆盖了《档案工作标准体系表》表中的两大类：档案工作基础标准和档案工作业务技术标准，并且后者居多。除了这两类标准国标还有一类标准属于档案工作业务技术标准，但是它并不是指针对某一个环节，如档案收集、整理等，而是针对档案管理的整个环节，本文在下面的讨论中将其视为档案工作业务技术标准。

在这37项国家标准中，有17项国家标准采用了国际标准（包含了修改采用和等效采用），所占比例为46%，有20项标准没有采用国际标准，所占比例为54%。总体而言，37项国家标准中采用国际标准的比率低于未采用国际标准的比率。

在采标的国家标准中，标准类别全部是档案工作业务技术标准，没有档案工作基础标准；标准中主要是国家推荐性标准和国家标准指导性技术文件，没有国家强制性标准；这些现行的标准发布时间为2003年至今，并且我国国家标准发布时间一般要晚于所采用的国际标准至少1年，多则8至9年，不存在像国外有的国家同步采用国际标准的情况。这些标准采用的国际标准包括ISO关于信息与文献的标准、缩微摄影技术标准、电子文件管理标准等。在没有采标的国家标准中，标准类别即有档案工作基础标准，也有档案工作业务技术标准，并且标准全部是国家推荐性标准，没有国家强制性标准和国家标准指导性技术文件。

从标准内容的角度看采标率可以发现，采标的标准主要是关于电子文件管理的相关标准，例如元数据标准、缩微摄影技术标准、电子文件管理系统标准等；没有采标的标准主要是本土特性比较明显的标准，例如全宗单标准、科学技术档案相关标准、古代壁画保护修复档案标准、社会保险业务档案标准、城市建设档案标准等，这些标准的适用范围没有合适的国际标准作为参考，因此并未采用国际标准。

为了更进一步的衡量我国国家标准的采标情况，针对电子文件管理的国家标准，选取了英、韩两国进行对比。在英国国家标准中，本文梳理出与电子文件管理相关的标准共计11项，其中10项标准采用了ISO国际标准，所占比例约为91%。在韩国国家标准中，本文梳理出与电子文件管理相关的标准共计12项，其中10项标准采用了ISO国际标准，所占比例约为83%。在我国国家标准中，本文梳理出与电子文件管理相关的标准共计13项，其中8项标准采用了ISO国际标准，所占比例为62%。根据数据可知，中国的采标率低于英国和韩国，英国的采标率最高。

总的来说，我国国家标准的采标率不高，并且采用国际标准相对滞后。这一方面是由于对于不适应于我国具体的档案管理实际情况的国际标准我们不予采用，一方面是由于我国在一些通用领域的发展上滞后于世界先进水平。对此，我国的标准制定工作一方面准确把握自身特色，根据本国特点，制定出符合自身情况的标准来规范和引导档案工作，一方面对于国际共通的领域，我们一边要加快实际工作的发展步伐，一边要在研究领域跟进国际动态，在理论研究和实际应用两个层面完善与提升档案标准体系建设和档案管理工作。

[1]张斌.论档案价值鉴定标准体系[J].中国档案,2000(04):38-40.

[2]单士艳.谈档案安全标准体系构建的原则[J].黑龙江档案,2012(02):67.

[3]朱文.如何加强科研档案管理标准体系建设[J].科技档案,2010(01):3-5.

[4]上海市城建档案馆召开《上海市规划国土资源技术标准体系研究——城建档案分体系研究》课题可行性方案专家论证会[J].城建档案,2015(10):11.

[5]王大青.国际档案著录标准体系研究[J].档案与建设,2013(03):23-27.

[6]陈丽霖.英国文件档案管理标准体系典型案例研究及其借鉴[J].山西档案,2007(06):12-15.

[7]贾文溪.中国档案标准体系研究[D].辽宁大学,2014.

[8]郑亦名.档案工作标准体系表的实施与完善[J].中国档案,1998(10)21-22.

[9]郑亦名.档案工作标准体系表的实施与完善[J].中国档案,1998(10)21-22.

[10]该标准被DA/T1-2000《档案工作基本术语》代替.

[11]中华人民共和国国家档案局国家标准目录[DB/ OL].[20160704].http://www.saac.gov.cn/xxgk/2012-01/11/ content_13780.htm.

[12]国家标准文献共享服务平台（中国标准网）[DB/OL]. [20160704].http://www.cssn.net.cn/.