浅谈准能公司档案信息化建设

文/神华准格尔能源有限责任公司　梁辉

浅谈准能公司档案信息化建设

文/神华准格尔能源有限责任公司梁辉

自2006年底到现在，神华准格尔能源有限责任公司档案馆与北京世纪科怡档案管理软件开发公司共同开发了神华准能公司档案信息管理系统与神华准能公司综合档案管理门户系统。档案管理系统的成功应用，标志着准能公司档案信息化建设已经迈上了新的台阶。

准能公司；档案管理；信息化建设

一、 准能公司综合档案信息管理系统开发的历史背景

神华准能公司档案馆是一个综合性的档案馆。目前，馆藏档案全宗33个，12大门类档案，共14万卷（件）档案。除煤炭企业档案外，还有铁路运输、电力生产按行业管理的档案，属多全宗管理，档案类别有：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、设备仪器类、会计类、特殊载体类、职工管理类及信用类档案。

档案馆现保存着准格尔煤田开发筹建处时期、指挥部时期、准煤公司时期、准能公司时期4个不同历史时期的档案，馆藏最早档案形成时间是1976年，最晚到现在。档案馆是准能公司档案信息资源开发和利用的管理中心。准能公司档案馆作为公司大型的档案存储机构认识到了重新开发档案信息管理系统的重要性，并积极开展大规模的技术升级改造，在原有3.0局域网的基础上，重新开发欲将其建设成为集网络化管理、数字化加工及信息化服务于一体的数字化综合档案馆。

二、准能公司新开发的综合档案信息管理系统的功能优势

对于神华准能公司(中国神华哈尔乌素煤炭分公司)这一集煤炭开采、坑口发电、铁路运输及粉煤灰提取氧化铝为一体的大型综合能源企业来说，日常繁琐的管理工作和信息传递，仅靠手工管理显然无法满足档案管理工作的需要，同时会造成工作效率低和准确性、保密性差。在信息飞速发展的今天，手工管理模式已经很难满足公司发展的进程，管理信息系统的建立势在必行。因此，根据分析档案部门现系统存在的问题，新开发的档案管理系统具有如下目标及功能：1.简化了手工管理，电脑可以实现的工作，不需要手工操作，可以减少很大程度的手工工作量，把员工从大量繁琐的工作中解脱出来，使管理工作更有效率，从而创造更大的效益。2.快速的信息检索，新系统可以方便、快捷地检索到所需要的信息和数据，方便了查询的工作。3.方便的统计分析，系统可对档案进行统计分析，使管理工作明了、快捷。4.数据的准确性和完整性，数据被输入电脑后，由系统统一管理，不会造成数据的丢失和错误，避免了手工操作可能造成的错误，可以保证数据的准确无误。5.系统的安全性，登陆系统要有一定的权限，可以保证档案、数据的安全性和保密性，只有被赋予了相应的权限，才能对其进行查询和修改。6.系统易于操作和维护，新系统的操作界面简单易于操作，系统可靠且易于维护。

三、准能公司新开发的综合档案信息管理系统实现的最终目标

在神华准能公司综合档案管理系统的开发过程中，档案管理人员加班延点，始终跟随，到目前为此，提出了多次业务需求100多条并不断测试。新开发的准能公司档案信息管理系统最终实现了符合我公司煤、电、路三个不同行业档案管理工作的实际情况，实现了多用户管理，公司档案馆工作人员除了网上管理本单位档案外，还可以通达网络对所属各单位档案立卷归档工作进行业务监督、检查与指导，接收所属各单位电子文档，实现了电子档案网上归档、网上查询。新增加的准能公司综合档案管理门户系统，实现了公司员工只要登录公司内部网站，就可以浏览和查（借阅）档案馆发布的公开档案，还可以在门户系统中发布文章、上传图片等，以供宣传及大家欣赏和交流。

普通员工可以借阅和查看档案，但是不能进行更改、添加或删除等操作；档案系统管理员可以对档案信息进行维护，进行档案信息的增加、修改或删除等操作。改变准能公司档案管理效率低下的现状，提高了企业管理效率，同时也避免了由于人工操作造成的错误和麻烦，提高了档案管理的准确性和保密性。

四、准能公司新开发的综合档案信息管理系统的总体评价

从经济效益方面看，新系统建设起来后，直接和间接地提高了公司的经济效益，避免了原手工管理造成的查找速度慢和损坏所带来的损失，同时也减少了原空间和人员的浪费，节省了人员方面的开资。档案的系统管理，提高了档案工作的效率和工作质量，对档案的有效管理，促使了公司的快速发展，对公司经济效益的回报也是长远和不可估量的。

从技术性能来看，新系统操作简单、方便，界面清晰，系统采用了面向对象的开发方法以及可视化的开发界面，让操作人员很轻松地管理系统，对人员进行简单的培训可以熟练地操作和管理，系统的维护方面的工作公司也可以完成。本系统在安全性、保密性和容错能力等方面的技术性能可以达到系统的目标。

从管理指标角度看，新系统节省了大量的管理时间，提升公司管理档次，新的档案管理系统界面友好，管理起来方便，管理科学。同时，人员年轻化，接受新事物能力强，管理上可以接受新系统。新系统的资源利用率很高，能有效地利用现有的资源。

准能公司档案馆与时俱进，开拓进取，求实创新，全面提高规范化和现代化管理水平，为准能公司各项工作作出了积极地贡献。