工商企业档案资料在现实中的作用

胡顺根

一、何为工商企业档案资料

工商企业档案资料是指企业按照《中华人民共和国公司法》及《中华人民共和国公司登记管理条例》的要求，向工商行政管理机关提出登记申请时所提交的具有法律效应和具有保存、参考、凭证价值的各种文件、文本、资料、图表等不同形式的文字载体，其中包括：企业名称预先冠名、设立（开业）、变更、备案、年检、质押、被查处的违法、违纪行为等一系列登记材料及辅助性资料。其性质是记载商事领域中交易主体重要经济特征、与他人权益有重大影响、由工商行政管理机关予以保管的信息。工商企业档案资料被称为“经济户口”，又被称为“经营主体户口”，记载了某一经营主体（市场或企业）在经营活动过程中的痕迹，是存放于工商行政管理部门的企业“内部档案”，包括公司法人（负责人）、股东、出资方式及比例、公司章程、经营地址、对外投资情况、董事、监事任职、联系人、电话等，还包括变更、违法、违规被查处情况等档案资料。企业在进行冠名、设立、变更、备案、年检、质押等一系列登记活动过程中，事先必须得到公司全体股东一致同意并会议通过后再到工商行政管理机关进行登记备案。因此，它是企业最原始、最真实、最全面、最直接的历史记录。

工商登记档案资料的建立从商事法律角度来看，有着重要的现实意义。因为，商事交易活动在人类社会早期就已存在。当时是互通有无、满足简单生活需要以维持生存为前提，这是商事交易活动最初的目的。但当社会生产力逐步提高，商品贸易日渐发展，商事交易活动的范围开始渐渐扩大，涉及到陌生人的交易越来越多，商贸活动由此变得越来越不安全，出于降低交易风险、控制商业活动中税赋的目的，中央政权建立了登记管理制度，对从事商事交易活动的主体以及行为予以登记，从而进行监控。近现代民商法体系形成以后，更加强调商事主体和商事行为的登记，其中商事主体的公示法定原则（即公开商事主体的登记内容）构成了现代商事登记制度，登记过程中形成的文件材料，就是我们现在所说的工商登记档案资料。

二、工商企业档案资料有何现实作用

工商企业档案资料不但为企业之间的经济关系提供了法律依据，而且是企业资信的重要组成部分。别看它“不起眼”，但在现实中却已经绝不是过去计划经济下政府审批职能的体现，而是当今市场经济中法律关系的体现，是建立规范的市场经济体系的需要，更是大众创业、万众创新的大发展时代的需要。它主要表现在：一是企业与企业之间、企业与个人之间权利与义务的法律关系，工商登记档案资料是经济交往和纠纷案件中的重要文件和证据；二是为保证企业之间进行规范的合资合作、合同订立和商业往来，彼此通过查阅工商档案和其他渠道来了解对方的资信是必不可少的，这种信用调查可以消除不必要的交易风险，并维护了市场规范诚信的原则；三是通过工商档案资料，可以分析与提取大量行业信息、竞争对手的情况，从而为市场信息分析、企业经营决策提供科学依据；四是在与工商企业发生纠纷时，为能成功立案、赢得诉讼；五是了解对方企业规模、实力及对外投资的情况；六是了解股东及出资比例、高级管理人员，确定与对方的责任等。综合起来讲就是以下几方面的作用。

（一）诚信作用。诚信是市场经济的必然要求，是市场经济的基本价值理念。在市场经济条件下，市场经济是契约经济，参与交易的主体是具有平等的权利和义务，所以，诚信必然成为各经济主体的自觉行为。如果一方不遵守诚信、不讲信用，那么，交易就无法继续进行。在市场经济中，企业诚信度高，企业信誉度就好，而企业守德、守信誉的行为就无形当中为企业增添无形资产。反之，企业如果缺乏诚信，不守信用、不讲诚信，那么，它必将无法长期在市场中立足，也必将成为无本之木，无源之水。工商企业档案资料，是由工商行政管理机关所保管的企业“内部秘密”，是企业主体构成时的各个阶段的重要法律性依据，具有很强的法律效应。正是因为这些企业的“内部秘密”被工商行政管理机关所掌管，所以，这类工商企业档案资料中的文件材料等，必定不能有半点不诚信的信息在此。也正因为这些档案资料的真实性、完整性、原始性，才决定了这些工商企业档案资料的诚信性，可靠性。

（二）凭证作用。档案资料的凭证作用是指档案为现实工作、生活或科学研究活动中的某一问题提供了真实可信的证据和依据作用。档案是历史的真实凭证，具有重要的凭证作用。档案的这种凭证作用，是由档案的形成及其本身的特点决定的。工商企业档案资料的凭证作用，是由其本身形成的特点所决定。由于工商企业档案资料的产生，其主体资格的存在是市场经济建设发展的需要。为此，工商企业档案资料在市场经济建设大潮中，为各级公、检、法，纪检监察机关、律师事务所、社会团体、组织、企业、个人等，为打击市场经济领域犯罪活动，维护社会主义市场经济健康稳定地发展，我局工商信息查询窗口提供了数以万计的工商企业档案资料纸质凭证信息，强有力的保障了社会各类人员及组织对工商企业档案资料的取证与需求。最典型的案例莫过于为查清胡长清与某企业的关联，提供了最有力的凭证。

（三）参考作用。档案的参考作用是指档案为工作和生活提供某种参考，或向人们提供某种知识和信息，以供人们在认识或实践中做参考。正是因为档案资料具有参考作用，所以，工商企业档案资料的使用频率相当高。一是通过分析工商企业的注册数据，可以得出企业的注册数量和增加与减少的幅度，从而，为管理与决策提供依据。二是通过分析工商企业的行业领域，可以得出哪些行业是企业界普遍关注的热门行业，哪些行业是偏门的，哪些行业是冷门等。从而，使企业在经营过程中有个预先参考的数据，为决战市场把握机遇。三是通过分析注册资金，可以得出企业在市场经济活动中的资金状况，尤其是外商投资企业，分析其注册资金，更是可以得出我们国家对外资资金的进、出入与利用率占比市场份额进行科学管理和合理配置，从而，为科学使用和管理外资掌握第一手信息。四是通过研究企业公司组织机构的形成结构，组织者的年龄特征，可以分析出公司创业者们的组成形式大致是哪些人员比较多，哪类人比较喜欢哪些行业等。

（四）收藏作用。工商企业档案资料的形成，是由市场经济建设发展需要而产生的商事登记的主体，是直接记载了企业的组建过程、发展经历及各个阶段的原始记录，是不可多得的市场经济建设主体的最好载体，具有很强的凭证和参考作用。工商企业档案资料对国家和社会具有很强的参考和凭证作用，对国家和社会具有保存价值，同样具有收藏作用。如在赣登记的第一家工商企业的诞生，第一张《企业法人营业执照》的发出，第一家个体私营企业的出现，第一家外商投资企业的入赣等。所有这些工商企业档案资料，无不凝聚着党和国家、地方政府、行业部门对工商企业的关心与支持，无不凝聚着企业家们经营的心血与创业者们管理的心声。所有这些工商企业档案资料都是国家和社会不可多得的宝贵财富及无形资产。不管是现在依存的工商企业，还是已经走完自己历程成为“历史”的企业档案资料，都应好好保管，好好利用，把它们看成是有生命的“活体”，使它们为国家、为社会，为市场经济大发展，为大众创业、万众创新提供更多的信息资源，为中华民族伟大复兴、为国家经济发展做贡献。

（作者单位：江西省工商管理信息中心）