高校院（系）档案管理中的问题与对策探析

2016-11-19李银娟殷晓敏

新教育时代·教师版 2016年4期

李银娟　殷晓敏

摘要：在教育改革和高效管理的大背景下，二级院系的档案管理也迎来了新的挑战。高校院（系）档案在高校档案中扮演重要的角色。因此，做好高校院（系）档案管理工作势在必行。对于在高校院（系）档案管理工作中存在的问题，我们应采取相应的措施，把高校院（系）工作做得更好，同时将高校院（系）的作用发挥得更加淋漓尽致。

关键词：档案管理二级院系对策

高校院（系）档案是高校档案的基本单元，是高校档案管理信息的主要来源，详尽而真实得反应着高校院（系）的教学，社会服务活动以及科研的过程和结果，包括前一阶段的教学与科研人员的方法、经验、思想等，直接而客观地将院（系）发展进程和规模呈现出来。

高校院（系）档案是高校档案的基础。如果你想打开思路、开阔眼界，提高教学、科研等教学活动的质量，那么你就可以查阅详细地院（系）的档案资料，吸取前人的成果和经验。

一、高校院（系）教学档案管理中存在的问题

一些高校将部分的档案管理职能分配给二级院（系），改变了院（系）的档案管理工作。我们要对院（系）档案管理工作重新审视，加强院（系）管理的管理力度，深度挖掘档案的服务职能。切实发挥高校院（系）档案的作用，对于提高办事效率有很大的帮助，减少不必要的损失和资源浪费。

1.资料残缺不全。

二级院系教学管理工作的起步比较晚，一直在实践中摸索，并无健全合理的制度，也并未建立一套完备的规章制度。许多高校的二级院系，甚至没有建立资料室和档案室，也没有专职的档案员看管档案，职责混乱、不明晰，都导致了教学档案工作存在不完整、不及时和流失现象。在院（系）成立之初，并未对院（系）资料的收集和保存引起足够的重视，导致了资料残缺不全，许多原始资料散失而缺档，不能完整地反应院（系）地发展历史。

2.档案意识薄弱。

许多高校并未对档案管理工作给予足够的重视，二级院系注重从事教学活动，始终把教学工作摆在工作的首位，教学事务繁多，只把档案管理工作视为教学工作的一项附属工作。为了应付检查，往往临时突击、草率整理，应付公事。许多档案管理人员都是兼职人员，并未经过专业的培训，不具备专业技能，导致了档案资料的长期积压、杂乱无序。

3.管理手段落后，模式缺乏创新。

这是现在档案管理中存在的一大问题。作为学校教学档案管理的业务指导部门，学校档案室，对二级学院的监督指导还有所欠缺，高度集中的管理体制也在一定程度上妨碍了学院在档案管理方面的积极性与主动性的发挥，目前还不能够从统一领导和分级管理两个方面找到合适的衔接点。

二、高校院（系）管理的特点

1.规模小、内容不丰富。

作为高校基本档案基本单位的高校院（系）档案，它详细地向我们呈现了院（系）的教学、社会服务活动、科研等成果。但较之于学校档案中心，院（系）档案规模较小。内容也不丰富。

2.信息来源狭窄。

院（系）档案手机内容时只针对该院（系）的学生展开，包括科研、教学、学生工作完成情况等等，信息收集的来源较为狭窄。

3.有良好的服务性、针对性，利用率较高，方便快捷。

一般来讲，各个院（系）办公室内都会设有院（系）档案室，把档案进行规范地分编，同时管理纸质文档和电子文档，将档案提供和需求的距离大大缩短，为广大师生提供服务时更加方便快捷，进一步对科研、教学行为进行了规范，大大提升了教学质量，从某种程度上来讲，学生阅读院（系）档案资料，可以更好地约束和规范自己的行为，了解更多地规章制度，因此服务性和针对性良好，利用率高。

三、关于档案管理的思考

院（系）档案的重要性可见一斑，应加强档案管理工作，充分发挥院（系）档案的作用。

1.积极宣传档案工作。

许多师生档案意识薄弱，对档案工作认识不充分。因此，我们应该加大档案管理工作的宣传力度，帮助师生树立档案意识，培养自觉送档的好习惯。学校院（系）的档案管理人员应该多多学习档案工作的法律法规，完成师生和档案管理人员良好的衔接。

2.切实提高档案管理人员的基本技能。

档案管理工作的关键是培养高水平的档案管理人员。院校应该配备专业的档案管理人员，对他们进行专业的业务指导和辅导，使其掌握专业的技能和知识，提升业务水平。除此之外，要从思想方面对他们进行教育，使他们具备良好的思想品质，爱岗敬业、甘为人梯。

3.实现档案管理手段的现代化。

随着信息技术的迅猛发展，档案管理也从传统的手工管理逐步发展到以电子计算机为中心的现代管理方式。这对档案管理人员提出了更高的要求，掌握多媒体、计算饥技术是每个档案管理人员应该具备的最基本的职业素质，提高档案管理技术的水平，掌握电子档案管理。

逐步实现档案数字化化管理模式，档案数字化建设的最终目标是档案全文数字化。开发档案信息资源，把重要档案优先数字化，网络化、学校档案馆尽可能互联网化，那样就可以使用计算机查询、浏览。

4.加大档案管理的资金投入。

对院（系）档案进行统一规划，进行更多的资金投入，完善档案设施，配置更多高级的设备，实现档案和互联网资源的共享，提高档案资料的查询速度，提升工作效率。

近年来，高校教育改革逐渐深入，高校招生的规模也在不断扩大，从1998年到2009年十年间，招生人数就增长了500万人次，高等教育出现了大规模发展，是世界上在学学生人数最多的国家，被外媒贴切地形容为“中国高等教育的一次大跃进”。师生人数的激增，无疑加大了档案管理的难度，对当前档案工作提出了新的挑战。