PDCA在市级档案部门安全评估中的应用*

摘 要：市级档案馆通过对基层档案部门进行档案安全风险评估，指导基层档案部门加强档案安全体系建设，采取安全防范措施，预防安全事故发生。将PDCA循环法应用在市级档案安全评估活动的每一个过程中，可使评估工作更具科学性、规范性、全面性和客观性，不仅可以全面提高市级档案行政部门的档案安全的科学管理水平，也可以提升档案工作安全保障能力。

关键词：基层档案部门；安全评估；PDCA循环法

基层档案安全工作千头万绪，如果不能厘清经纬、统筹兼顾，安全工作将存在着较大的安全隐患问题，这些安全隐患会成为诱发档案安全事故的潜在威胁。而解决该问题的核心就是在市级范围内对基层档案部门开展档案安全评估工作，建立有效的档案安全保障体系，引入切实可行的管理方法实现针对档案安全工作的科学指导和管理，减少安全隐患，降低安全风险。

1 PDCA概述

PDCA循环法作为一套行之有效的科学的质量控制管理方法，在各项质量管理活动工作中被广泛应用。PDCA循环理论由美国质量管理专家戴明博士在1950年挖掘出来并应用到全面质量管理中，主要用于质量管理的持续改进问题。PDCA是Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理）四个英语单词的缩写，其工作过程依次为P-D-C-A，工作原理为产品按照PDCA循环，且反复循环，下一个循环基于上一个循环的基础，形成一个周而复始的质量循环过程。应用PDCA循环法的可以规范工作流程和每一个工作过程。对于每一个循环过程中发现的问题要找出原因，并作为下一个循环中应该解决的目标，在新的循环中得到解决。质量通过多次循环后不断改进提高[1]。

2 PDCA循环法在档案部门安全评估中的应用

引入PDCA循环法应用在市级档案安全评估活动的整个过程中：包括确立评估内容、制定评估指标及实施执行评估活动。

2.1 建立基层档案安全风险评估体系（P策划阶段）。P阶段主要是制定市级档案安全评估的整体计划，主要包括组建安全评估机构、安全风险分析、制定评估标准等过程，其中最重要的环节就是风险分析。通过风险分析识别档案安全管理的风险，具体风险类别和风险要素见表1。

表1 基层档案部门安全主要风险清单表

风险分析是开展档案安全评估管理活动的首要步骤。市级档案主管部门首先分析整体基层档案部门的内外环境及管理现状，制定准确的目标定位、具体的应对实施计划、合理的时间节点安排、科学的技术手段等评估规划。风险分析内容包括确定评估范围和方针、明确安全目标、划定风险类别、确定风险要素。在档案安全评估中，可以确定五大安全目标：档案馆库安全、安防设施齐全、档案实体安全、档案信息安全、档案管理安全[2]。风险类别和风险要素是对五个安全目标的分解，分析每一个目标的风险类别，并分解出每一个类别对应的风险要素。在实际应用中，可以采用管理工具——鱼骨图分析风险类别和风险要素。

2.2 实施并运行市级档案安全管理体系（D实施阶段）。D实施阶段主要涉及基层档案单位按照评估体系的要求完成各项档案安全工作与档案行政管理部门对各档案单位开展评估、反馈工作。在评估工作实施执行前，首先培训评估专家组成员，明确评估流程、评估标准和评估细节。参加市级档案主管部门组织的培训、测试通过并取得评估证书后方可承担评估工作。市档案局建立档案安全评估人员和档案安全责任人数据库。评估小组应对出具的评估报告负责。

档案安全评估分为自查评估和检查评估两个过程。档案安全评估应以自查评估为主，自查评估和检查评估相互结合、互为补充。自查评估和检查评估可依托自身技术力量进行。在实施过程中，各基层档案单位对照评估标准，结合自身实际情况，自查评估，查找单位档案室存在的危险有害因素和重大危险源。检查评估阶段进行实地检查后，根据评估标准确定安全评估等级，提出安全对策措施，尤其对危险有害因素和重大危险源明确提出严格控制。

2.3 评估评审档案安全体系（C检查）。检查阶段是寻求改进机会的阶段，是PDCA循环的关键阶段。在阶段性开展档案安全评估工作后，检查各档案部门对评估体系执行的结果，并审查现有的档案安全评估体系是否存在问题。

2.4 改进市级档案安全评估体系（A措施）。经过以上3个步骤之后，评估小组报告该阶段所策划的方案，确定该循环是否给各基层档案单位档案安全带来明显的效果，是继续执行，还是改进措施、放弃该体系重新进行新的策划。

A阶段是总结评估体系开展过程中的成功经验，并把这些成功经验用标准化的方式呈现。汲取失败教训，将尚未解决或重新出现的问题转入下一个PDCA循环，从而不断完善档案安全工作评估体系。

图1 市级档案安全评估流程框图

3 结论

本文仅以PDCA在市级档案部门安全评估中的应用为例说明PDCA循环法使评估工作更具科学性、规范性、全面性和客观性，可以全面提高市级档案行政部门的档案安全的科学管理水平。基层档案部门也可以应用PDCA循环法，提升基层档案工作安全保障能力。

*本文系河南省档案局科技项目“PDCA循环法在市级档案馆安全评估中的应用研究” （项目编号：2014-R-11）研究成果之一。

参考文献：

[1]张艳枚.PDCA循环法在档案数字化加工工作中的应用[J].办公自动化，2014（11）：55～57

[2]李宝玲.对档案安全评估的思考[J].中国档案，2013（6）：66～67

（作者单位：开封市档案局 来稿日期：2016-07-26）