档案有可能形成在前

梁惠卿

摘 要：读刘东斌先生《档案直接形成论》后，联系档案工作中的一些现象和实际，运用对比的方法，认为严永官先生的《档案不可能形成在前》（《档案管理》2015年第5期）一文将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆，档案人的“人为”与社会主体人的“人为”并不相同，文章分析问题的方法有些过于片面。从而得出档案是有可能形成在前的结论。

关键词：档案形成；文件形成；档案功能；文件功能

按照经典的档案学理论观点：“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”，读了严永官先生的《档案不可能形成在前》（《档案管理》2015年第5期）一文后，觉得很有道理。然而读了河南大学出版社2016年4月出版的刘东斌先生所著《档案直接形成论》一书后，再联系到我们档案工作中的一些现象和实际，觉得档案是有可能形成在前，而严永官先生的《档案不可能形成在前》（以下简称《严文》）一文中的观点很值得商榷。

1 《严文》将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆

《严文》认为刘东斌的档案直接形成（档案形成在前）论中将“文件”与“档案”的“‘概念与‘事物混为一谈”，“将‘概念与其所指代的‘事物相互混淆”。[1]但是，笔者认为不是刘东斌将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆，而恰恰是《严文》将“概念”与其所指代的“事物”没有理清。

“文件”与“档案”是两个不同的概念，这一点应该没有什么异议，那么，“文件”与“档案”是不是两种不同的事物，这个是有争议的，主要有两种观点：“一种事物”说和“两种事物”说。以笔者的实际档案工作来看，应该是两种事物。就以我们单位最常见的文书档案（发文档案）为例，发文档案是由发文处理签+定稿+文件印本组成，而下发的“文件”只由文件印本本身。查看和询问底稿和发文处理单是否归档保存是档案行政管理部门检查指导的重点，也正如刘东斌在其《档案直接形成论》所说的：“每到一个单位指导档案工作，看的问的最多的也是底稿和发文处理单是否归档保存。”[2]

再看《严文》的论述：“就‘档案和‘文件而言，虽然它们在语义上是两个不同的概念，但就其针对的具体事物而言，却又是整体的、统一的。即在被人们认为是‘文件阶段，其草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本都被认定为是‘文件的一个整体；而在人们出于以备日后查考需要而归档保存，成为语义上的‘档案之后，这些草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本则又是一个作为‘档案的整体，且留下了档案工作者在对其进行整理过程中留下的印记。”[3] “被人们认为是‘文件阶段，其草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本都被认定为是‘文件的一个整体”中的“文件”，显然不是真正实际上的“文件”，而是严先生心中的“文件”或者是一些档案学者认为的“文件”。如果是“文件”，正如刘东斌在其《档案直接形成论》所问：“发文处理单是文件吗？发文底稿是文件吗？发文处理单、发文（文件）、发文底稿它们是一份文件？还是三份文件？实际上，发文处理单不是文件，也不是文件的一部分，如果是文件或者是文件的一部分，为什么不与文件（发文）一同发给收文单位呢？”[4]显然是《严文》将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆。也就是说《严文》中所说的“文件”与“档案”的“概念”与其所指代的“事物”是相互混淆，而且《严文》中所说的“文件”概念和“文件”事物在在现实社会工作中是不存在的。因为，我们在实际工作中从来没有将发文处理签+定稿+下发的正式文本作为“文件”的一个整体下发去的现象。显然。刘东斌将“文件”与“档案”这两个不同的概念不同的事物清晰化了，而且更符合客观实际了。

2 档案人的“人为”与社会主体人的“人为”并不相同

《严文》认为：“人们通过对工作实践研究而产生的概念，所以人们把‘文件与‘档案这两个概念人为地认识为一个事物的不同阶段，这是完全符合人的认识过程的。”“‘文件和‘档案作为两个基本概念，难道它们在产生乃至指导实践的过程中就不会有‘人为的因素掺杂吗？”对于这一观点，这里的“人们”或者“人”的“人为”，如果定义为社会主体人的“人为”，那么，应该说上述有些认识还算正确。但是，这里说的“人”的“人为”，其实并不是社会主体的人的“人为”，而是“档案人”的“人为”。然而，“档案人”的“人为”是不能完全代表社会主体人的“人为”。“档案”是社会主体人在社会实践活动中“人为”产生的，“档案”不都是“档案人”在其工作活动中“人为”产生的，也就是说“档案的产生与档案工作的主体——档案工作者没有关系”，“档案的产生不依赖于档案工作者（档案工作者本身活动产生的档案除外）”。[5]而《严文》中的另两段论述明确无误地说明其“档案”就是“档案人”“人为”产生的。《严文》认为：“人们出于以备日后查考需要而归档保存，成为语义上的‘档案之后，这些草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本则又是一个作为‘档案的整体，且留下了档案工作者在对其进行整理过程中留下的印记。”[6] “从‘文件（还包括其他一些难以被称为文件的载体）到‘档案也同样只是人们认识的发展，并在具体事物上留存的人们在对其进行统一整理中形成的编号等一系列印记。”[7]这不是在说“档案”是“档案人”代表社会主体的“人们出于以备日后查考需要”而选择“归档保存”整理后的产物吗？而实际上，“档案人既没有权力主观地选择指定什么是‘档案，也没有权力代表社会主体的‘人主观地选择指定什么是‘档案”。[8]

另外，对于档案人的“人为”，《严文》还有矛盾的说法，一方面《严文》认为：“‘文件和‘档案作为两个基本概念，难道它们在产生乃至指导实践的过程中就不会有‘人为的因素掺杂吗？” [9]另一方面《严文》又认为：“作为‘文件和‘档案这两个概念所指代的具体事物的本身是无法也不应该掺入人为因素的，因为一旦掺入人为因素就会使其或脱离了‘档案的‘直接形成‘原始记录‘备以查考等档案的基本属性。”[10]一方面说“档案”的产生会有“人为”的因素掺杂，并进行“整理”留下“印记”，一方面又说“档案”是产生不能掺入人为因素，否则就脱离了“档案”的“直接形成”“原始记录”，这不是自相矛盾吗？

3 《严文》分析问题的方法有些过于片面

《严文》认为刘东斌的档案直接形成（档案形成在前）论中“将事实上在同一阶段为反映同一事物整体而貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割为‘文件与‘档案”，“分析问题的方法片面、孤立”，“这也许就是‘档案形成在前观之所以能提出的关键所在。”[11]但是，笔者认为不是刘东斌分析问题的方法片面、孤立，而恰恰是《严文》分析问题的方法过于片面。

“文件”与“档案”不仅是两个不同的概念，两种不同的事物，而且具有两种不同的功能和作用，两种不同的管理和使用方式。档案是记忆备忘的工具，文件是社会管理的工具。“政府机关的文件（公文）主要是为了管理管理对象的需要而产生，文件（公文）只有到了管理对象，也就是‘公文从发出之后就产生供形成单位之外的那里才有价值，才能发挥其价值作用，才是其主要价值所在。”[12]而档案是为了其产生单位自己备查用的。文件和文件管理与档案和档案管理分别是整个社会管理系统中的两个各自独立的子系统。《严文》认为：“当人们出于某种认识需要而进行针对性的社会实践时，便需要用于统一、指挥实践行为的工具，包括这一事物产生过程中形成的草稿、修改稿、定稿等各种材料（其实‘材料也是今人给子的称谓）和真正用于统一、指挥实践行为的工具，即今人所称的‘文件正本。此时这一整套反映这一事物整个过程的材料，今人就统称为‘文件。由于人们的社会活动又是连续不断以至永远的，所以为了便于记录和再现历史，就需要一种记忆的工具。于是人们将这一整套材料经过必要的整理保存成为今人所称的‘档案。而此时的这一整套材料同样又是不可分割的，其中的文件正本是档案，而这个文件的草稿、修改稿、定稿则是其不可裂割的附件。”[13]从《严文》的论述中可以看出《严文》只是站在档案人的角度孤立地看到和分析了档案和档案管理子系统，而对文件和文件管理子系统视而不见，其分析的“文件”其实并不是文件和文件管理子系统中的“文件”，而是将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆的“文件”。因为，这里我们看不到文件在其管理系统中运行的流程，看不到“文件”是如何在其管理对象那里成为“真正用于统一、指挥实践行为的工具”而发挥其功能和作用的。看到的只是那个将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆的“文件”是如何成为“档案”的。

具体事物的客观情况到底如何呢？就以我们的实际工作实践来看，单位需要发的文件的流程，一般是将发文处理签+定稿和3份文件印本用于存档，然后，将若干份文件印本，发给有关部门执行实施。3份文件印本和发文处理签+定稿一同用于存档，就一直在档案人的视野和控制的范围内，或者说它并没有发挥“真正用于统一、指挥实践行为的工具”的作用，“真正用于统一、指挥实践行为的工具”而发挥的作用的是发给有关部门执行实施那些若干份文件印本。也就是说“文件”只有发给管理对象——有关执行部门去执行实施，才能发挥文件的功能和作用，才能实现其价值。再“比如国家人事部制发关于评聘专业职务的规定并不是为了人事部工作人员自身评职之用，而是为了给全国所有单位开展专业人员评聘职务工作之用，这个公文从发出之后就产生供形成单位之外使用的社会利用价值”。[14]也就是说，国家人事部制发的评聘专业职务规定的文件，并不是国家人事部自己用的，而是要发给管理对象用的，只有到形成单位之外——管理对象那里，才能发挥其功能和作用，才能实现其价值。而《严文》说的“这一整套反映这一事物整个过程的材料，今人就统称为‘文件”[15]的所谓“文件”，并没有发到管理对象——有关执行部门去执行实施，也没有发挥文件的功能和作用，也没有实现其“文件”价值。没有发挥文件的功能和作用的所谓“文件”还是文件吗？由此可见，《严文》的观点有“张冠李戴”之嫌。

4 档案应该有可能形成在前

对于刘东斌的档案直接形成（档案形成在前）的观点，作为一个基层档案工作者对档案实际工作情况的观察来看，我认为档案形成在前是比较符合档案实际工作情况。

首先，从档案的实体形成的顺序来看，上文已述，档案实体是由发文处理签+定稿+文件印本组成，这个档案实体形成后，才将文件印本发给有关执行部门去执行实施。发文处理签+定稿+文件印本组成存档的档案实体明显形成在前，而文件印本发给有关执行部门去执行实施在后。而且有的文件印本一般并不是档案实体形成后的就发给有关执行部门去执行实施，有的甚至若干天以后才发给有关部门执行实施。另外，我们有的单位还规定，不管是单位办公（下转56页）（上接8页）

室，还是单位其他业务部门，只要是以单位名义和发文字号发文的，必须到档案人员处登记发文字号，并印好的3份文件印本以及发文处理签、定稿一并交给档案人员存档，而后才能将印好的文件印本发给有关执行部门去执行实施。从档案的实体形成的顺序来看，明显地可以看出，是档案形成在前而文件形成在后。

其次，从档案发挥作用的顺序来看，档案实体形成并存档后，当即就可以发挥其档案的其功能和作用，实现其价值。但是，那些发给有关执行部门执行实施的文件，一般当时是不可能发挥其功能和作用，实现其价值的。因为，一般发给有关执行部门去执行实施的文件印本，有关执行部门肯定在文件传递过程延时以后才能收到。即便是当天能收到，也要经过收文处理，真正到执行者手里去实施，大都是若干天以后的事。也就在那刻这些文件才能被执行实施，发挥其功能和作用，实现其价值。因此，从档案发挥作用的顺序来看，是档案先实现其功能和作用。至于谁来查，什么时间来查，那是利用者的事，这时的档案已经具备了其功能和作用，随时都能发挥其功能和作用，实现其价值。而文件形成在后，实现其功能和作用也在后。虽然文件在形成后也具备了其功能和作用，但是，文件要发挥其功能和作用，则必须经过寄发和收文处理等程序，有的还需要执行部门研究执行实施意见后才能实施而发挥文件的功能和作用，管理对象和执行者再急也没有用，也要走完程序后才能实施，也才能发挥文件的功能和作用，实现其价值。

再次，我赞成刘东斌“作为延伸了人脑记忆功能的记忆工具——档案，继承了人脑记忆在前行动在后的这种特性。也就是先有直接形成的档案记忆工具进行记忆，而后有办事管理的工具——文件进行办事管理”[16]的认识，这既符合人们的行动行为，也符合档案作为记忆工具的实情。因为，我们作为个体的人，在进行行动行为时，首先思考要做什么行动行为，然后将所做的行动行为记忆下来，然后在将这一行动行为付诸现实。而“某单位要履行某项职责或开展某项活动，经过筹划形成决策，把此决策过程和结果记下来就形成档案，而要有关部门执行办理此决策，就要复制成若干文件发给有关部门执行办理”[17]的情况，只是将个体人的情况放大到单位，或者说是复制单位而已。