高校档案利用信息反馈工作探析

2016-11-11李璞金

山西档案 2016年1期

文／贾正李璞金

高校档案利用信息反馈工作探析

文／贾正李璞金

目前研究“档案利用信息反馈”的文章数量较少，研究高校档案利用信息反馈工作的文章更是屈指可数。在分析、归纳1986～2015年相关研究论文的基础上，结合自己从事高校档案工作的实际感受与认知，总结出高校档案利用信息反馈工作的现状，并提出了改进措施，具体包括：档案部门要加大宣传力度；要建立档案利用信息反馈制度；要拓宽信息收集渠道；合理、有效处理反馈信息。

高校档案；利用信息；反馈工作

档案职业的构成要素主要包括：主体要素、客体要素、中介要素以及职业技能等。主体要素是指以档案为管理对象而形成的社会职业群体；客体要素指的是档案，包括三个子系统：档案实体管理、档案信息开发和档案工作反馈信息处理；中介要素是指由社会实践产生的对档案主、客体不断产生需要和满足需要，最终使档案职业得以存在的环境；职业技能是主体认识客体时借助的手段、掌握的认识工具。档案工作中的信息反馈作为客体要素三个子系统之一，其重要性不言而喻。控制原理将反馈定义为：把控制系统中输出的全部或部分信息送回到该系统的信息输入端，并对信息的再输出发生影响的过程。档案工作是包括形成收集、整理归档、保管统计和开发利用环节的完整过程。开发利用作为最后一个环节，是档案工作完整过程中根本目的之所在。所以在档案开发利用中实行反馈控制，其实质可以说是对整个档案工作的总反馈和总控制，对提高档案工作的质量、开发档案信息资源、增加档案部门知名度等都至关重要。

高校档案记录了学校招生、教学、科研、管理等活动的重要原生信息，是国家档案信息资源的重要组成部分，对学生、学校、社会具有重要价值。本文在分析、总结1986～2015年30年间相关论文研究情况的基础上，结合自己从事高校档案工作的实际感受与认知，力求有的放矢地提出高校档案利用中信息反馈工作存在的问题及改进措施。

一、资料统计结果与分析

以中国知网（CNKI）为检索范围，分别以档案职业构成要素中“客体要素”的三个子系统，即“档案实体管理”“档案信息开发”和“档案反馈”为主题进行检索，得到的相关文章数分别为：2158篇、6828篇和115篇，其中涉及“高校档案反馈”主题的仅有6篇文章。显见，谈档案利用中信息反馈问题的文章数量很少，这反映出人们对此问题关注不够，也反映出在此问题上仍有较大研究空间。

筛选得到的115篇论文，时间跨度为1986～2015。以每5年为一个时间段，表1是1986～2015年相关论文数量的年份分布情况（见表1）。

从表1可以看出，1986～2010年相关论文的数量整体呈上升趋势，表明研究者们对这个问题的关注是呈上升趋势的；2011～2015年研究热度有所降低。

表1 1986～2015年高校档案反馈类论文统计结果

在115篇文章中有77篇是泛谈档案利用中的反馈问题的，题目多为《档案利用信息反馈工作的分析》[1]、《浅谈如何做好档案利用信息反馈工作》[2]、《要重视档案利用信息反馈工作》[3]等等，其数量高达总数的67.0%。虽然档案工作中反馈信息的处理有共通之处，有放之四海皆准的原则，但30年间大量泛谈此问题文章的出现，容易造成研究内容的重复、陈旧，难以出新，影响文章产量。在研究初期的86～90年的14篇文章中，有12篇此类文章，占总数的85.7%，随后每个五年此类文章所占比例分别依次为：81.3%、60.0%、76.2%、59.4%、52.9%，可见此类泛谈文章的数量整体所占比例在下降，研究者们在努力挖掘新的、小的切入点来探讨这个问题。剩余38篇文章中，有的限定单位的类型来谈反馈问题，主要分成企业和学校两类，比如《做好企业档案利用效果信息反馈工作的几点思考》[4]、《反馈机制在高校档案工作中的应用与思考》[5]；有的限定档案的种类来谈，主要包括学生档案、科技或技术档案、城建档案、银行档案、在线网络档案，比如《高校毕业生信息反馈档案建设研究》[6]、《论科技档案开发利用中的反馈控制》[7]、《技术档案信息反馈》[8]、《加强城建档案利用信息反馈工作》[9]、《浅谈新时期银行档案信息的反馈控制》[10]、《档案用户网络利用反馈信息的收集》[11]；有的则限定理论来谈，比如《从科学发展观谈档案利用反馈的认识》[12]。较之前面泛谈类文章，这类文章针对性更强些。

二、高校档案利用信息反馈的现状

在前人研究基础上，结合在高校档案室工作的经验，笔者认为目前高校档案利用中的信息反馈主要存在以下问题：

（一）反馈意识薄弱。大部分师生利用完档案后不能认真填写档案利用效果登记表，或者干脆不填。

（二）缺乏制度保障。档案部门未将反馈信息的收集、处理纳入工作程序及有关的制度中，存在分工不明、互相推诿的情况。

（三）收集方法不够多元。一些高校档案室反馈信息的收集仅靠一张简单的“档案利用（效果）情况登记表”，从档案利用者留下的只言片语中获取信息，与利用者没有更多的互动。

（四）对反馈信息的处理不够合理。主要表现在：馆人员更多筛选出在档案利用效益方面的信息，而忽视利用者所提的意见、建议等；把反馈信息经过分类、登记造册等简单工序处理后，作为档案工作达标升级的材料束之高阁，对实际工作的指导意义不大。

三、加强高校档案利用信息反馈工作的措施

（一）档案部门要加大宣传力度。可以对校内利用档案的重点部门开展定向宣传；可以通过校园广播、校园网、校报、发放档案知识问卷、举办档案利用成果展等形式开展大规模宣传。

（二）档案部门要建立档案利用信息反馈制度。

1. 确定专人负责。责任到人，并进行考核，以确保这项工作在馆内能认真开展。由于高校档案馆一般包括人事档案室、学生档案室、科技档案室等，不同档案室的具体工作各有特点，因此给不同的档案室分别安排人员，会使反馈信息的收集、整理更完整、科学。

2. 建立专门档案。将收集到的反馈信息完整、真实地分类、编辑成册并入库。

3. 举行定期汇报。档案馆可以在每个学期末或年末定期开展反馈信息的汇报、讨论大会，形成反馈报告，在交流中促进今后工作的发展。

4. 监督执行再反馈。再反馈的强制执行能避免惰性，是信息反馈工作长久开展下去的活力之源。

（三）档案部门要拓宽信息收集渠道。在反馈工作中，首先档案部门的态度要由被动变为主动，积极采取各种方法收集更多、更全面的信息。

1. 设置封闭式用户意见箱。它最大的特点是随意性和自愿性，便于用户投诉、建议。

2. 召开用户会议。计财处、人事处、科技处、后勤处等众多部门以及在校学生、教师是高校档案固定的用户，档案馆定期或不定期与部门的代表、学生及教师代表召开座谈会，并配合电话、问卷等形式及时沟通，是收集反馈信息的有效手段。

3. 摆放利用情况登记表。它最大的特点是系统性和强制性。所收集的反馈信息在登记表所设的特点题目下和一定时间范围内，具有较强的联系性、可比性、参照性，便于分析、统计，找出规律，为日后常规查档工作提供依据性材料。

4. 开拓网络新渠道。网络渠道使反馈的信息量最大化。今天的大学生们更愿意采取这种方式。档案馆可以给利用者发电子邮件，可以在网站发布政策法律，可以开设“网上留言”“网上咨询”等栏，与利用者有更多互动。

（四）合理、有效处理反馈信息。

1. 完整、真实地保存反馈信息，将其制成专门档案。在此基础上，对所需的档案利用效益方面的信息可以另外整理成册，其中需要注意将有特色、有说服力、效益较大的档案利用实例进行汇编，防止千篇一律一般化。

2. 加强反馈信息的再反馈。将反馈信息实例及时汇编重返学校其他部门、社会，将反馈信息的执行情况及时向利用者通报，形式可以包括：回复网上的投诉、在档案馆网站上发布执行情况的说明、在召开用户会议时通报上次会议所提问题的解决情况等等。信息再反馈的有力执行，能防止档案人员“只收集资料不改变现实”的做法，能进一步宣传档案的作用和价值，提高档案部门的知名度，提高利用者的反馈积极性，形成良性循环。

高校档案利用中的信息反馈是搞活高校档案工作的重要手段。档案馆要改闭门单向搞档案信息研究，为走向相关部门、社会相结合。反馈信息越多，反映出人们的社会档案意识越强，档案工作的透明度、知名度越高。处理好反馈信息，最终能使档案工作受到人们的重视，档案资料得到充分利用，档案利用者得到优质服务。这是个双赢的过程。

（责任编辑：仝建平）

[1] 郑辉.档案利用信息反馈工作的分析[J].中国管理信息化,2015,(6).

[2] 冯敏.浅谈如何做好档案利用信息反馈工作[J].黑龙江档案,2007,(12).

[3] 梁成慧,么冬梅.要重视档案利用信息反馈工作[J].兰台世界,2006,(8).

[4] 戴丽霞.做好企业档案利用效果信息反馈工作的几点思考[J].黑龙江档案,2011,(10).

[5] 万丹.反馈机制在高校档案工作中的应用与思考[J].档案天地,2014,(11).

[6] 陈霞.高校毕业生信息反馈档案建设研究[J].档案,2007,(2).

[7] 宫晓东.论科技档案开发利用中的反馈控制[J].档案学通讯,1992,(12).

[8] 夏和平.技术档案信息反馈[J].档案管理,2000,(4).

[9] 曹敏.加强城建档案利用信息反馈工作[J].城建档案,1996,(5).

[10] 王继成.浅谈新时期银行档案信息的反馈控制[J].四川档案,1996,(8).

[11] 何苑璋.档案用户网络利用反馈信息的收集[J].中国现代教育装备,2009,(7).