浅议加强档案管理的科技化建设

龙海军

为了让档案管理工作更好的为社会发展多服务，我国档案部门不断的升级改进档案管理工作，加强了档案管理的建设和研究。这样能够满足档案管理工作在社会上的需求，便利很多工作的进行。在现代化建设中，为了更好的促进我国档案部门的发展和完善，必须将档案科技化和科技化建设作为一项基础性工作，管理部门应该对其足够重视。档案管理科技化建设是指对档案管理的信息资源的建设，对数据库的建设和对档案管理工作人员工作素养和工作能力的培养。在这些因素的帮助下，档案管理建设才能更好的步人正轨。

一、在社会背景下档案管理科技化建设的作用

（一）档案管理科技化建设让档案管理工作更轻松

档案管理科技化建设让档案管理工作摆脱了传统的档案管理工作模式，极大程度上方便了工作的进行，不仅减少了档案管理工作量，让档案管理工作效率更高，而且更加增强了档案管理的私密性和安全性。科技化建设让档案管理工作不再被种种因素所禁锢，变得更加自由多样化。在如今网络化社会的前提下，档案管理科技化建设也让档案管理工作更加透明，管理工作受到更多人的监督，可信度增加。在档案管理工作中一系列的事项中，从对档案的设立管理，到通过各种应用对档案信息的采集和总结，再到信息的贡献和服务，当档案管理科技化建设的应用后，档案管理工作变得简单易行不再那么繁琐，同时档案信息资源的利用和配置也更加的公平。这些优点都促进了档案管理工作的高效进行，让档案管理工作更好的服务于社会。

（二）档案管理科技化建设让档案更详细

科技化档案管理方式的建设不仅让档案管理工作更加的轻松易行，并且让档案信息总结的更加具体，有利于的档案信息的利用，为一些决策工作提供了极大的帮助。为了更好的让决策工作更正确，就需要让档案管理工作更加具体。科技化档案管理的建设让管理工作更加科学，档案信息的收集也更方便，收集得到的信息可靠性也更高。科技化让档案收集，查询，更改和信息查询利用更加方便，大大缩短了查找档案所耗用的时间，同时减少了由于储存档案而占据的空间。这些综合能力的提升都为档案管理工作更好的服务于人们做出了贡献。在实际的档案部门的档案管理中，档案管理科技化建设对档案管理工作有着非常有利的作用，让档案管理工作更具优势。

（三）档案管理科技化建设让档案信息能够更容易共享

档案管理信息科技化建设方便了科学研究，并且让档案管理知识更为普遍，档案管理也能更好的为人们提供服务。科技化的建设让档案信息共享变得简单易行，不再被时间地域所限制，档案信息收集整理好以后，直接存入网络进行存储，可以让很多人对该信息进行共享，不必再一次次的对一份档案进行重建，很大程度上提升了工作效率减少了工作量。当档案信息需要更新补充时只需要在网络上进行更改就好，不需要再将档案重新整理入库，具有很高的适用性，修改补充档案信息的时间也大幅度减少。档案管理科技化建设让档案信息更具有特色。

二、档案管理科技化建设对社会发展的意义

（一）档案管理科技化建设让档案管理工作效率更高

传统的档案管理工作需要很多人的参与才能完成，管理工作人员手工对档案进行整理，收集，录人，提取应用等工作，这些工作繁琐并且工作量特别大，是一项耗时耗力的工作，工作效率特别低。而现在档案管理科技化建设让档案管理工作不再那么耗时耗力，变得更加轻松。科技化建设后档案管理工作效率提升了好几个层次，其管理工作自动化程度增加，而网络化的应用则更好的方便了信息的共享，让档案管理工作不需要太多人就能轻松完成工作任务。档案管理网络化让档案信息只需要整理一次，不用重复整理浪费时间，整理好的档案可以让很多单位进行资源共享利用，并且可以进行好多次的提取工作，对于信息输出提供了很大的帮助。数据共享是档案管理科技化建设最大的优势，因为信息共享的方便性提高了档案管理工作的工作效率。当档案信息需要纸质版的时候，只需要从网络上调出档案资料，然后直接打印即可，完全不用让工作人员劳神劳力的到档案管理库去寻找档案，然后在手写重新整理一份临时档案，网络上的档案信息和传统的纸质版档案没有不同，能够非常完善的保留档案信息，避免了档案丢失或损坏造成的信息遗失。

（二）档案管理科技化建设让档案信息查询效率更高

档案管理科技化建设让档案信息查询更简单易行，只需要在搜索栏里面输人需要查询的档案名称，就可以点击搜索进行查找，不仅快速而且准确，大大缩短了传统查找档案信息所耗用的时间。传统方面的档案信息查找，需要档案管理工作人员根据档案编排的目录到档案存储库中进行一本一本的查找，效率非常低，而网络科技化建设则很好的避免了档案管理工作中的这一缺点。网络查询上包括模糊查询，仔细查询和分类查询，这些都比传统查找方式省时省力。

（三）档案管理科技化建设让档案管理工作更严密

传统的事业单位档案管理工作由于是靠人工进行的，存在很多的疏漏之处，并且工作效率和工作质量都不好，这种状态严重制约着事业单位档案管理的发展。而随着科技化社会的不断发展，科技成果越来越多的应用于事业单位的档案管理中，并且档案管理工作更加的严密，少了人工工作时的人为误差和漏洞，让工作质量和工作效率都很大程度的提升。

三、结语

档案管理科技化建设是档案管理工作中所必须要经历的道路，是在科学网络化社会的大背景下不断发展起来的，档案管理科技化建设是社会不断进步的象征。档案管理科技化建设为我国档案管理部门带来福音，不仅让档案管理工作数量减少，而且提高了档案管理工作的工作效率，所以说档案管理科技化建设对档案管理改革有非常大的帮助。档案管理科技化建设完全规避了传统方式档案管理中的缺点，更方便了对档案管理工作的进行，让档案存储查询工作效率都有非常大的提升。档案管理工作是社会快速发展所必须的。