新时期石油企业办公室工作的科学管理及对策

王馨

摘 要：办公室工作在现代石油企业中通常发挥着沟通联系、监督指导的作用，其是为企业领导、机关部门以及基层单位、员工而服务的。办公室工作管理的科学性对企业管理效能的实现有着直接影响。因而石油企业应采取有效措施，将办公室工作管理中的每一细节掌握好，进行科学管理，进而促进企业经济效益和社会效益的提高。

关键词：石油企业；办公室工作；科学管理

现阶段，石油企业办公室在整个单位中占据着举足轻重的位置，其不仅是单位的服务中心、信息中心，还是参谋中心与指挥中心，其作为连接企业领导与企业所属基层单位的“中枢”神经，起着协调上下机关各部门的作用[1]。因此，每一环节都不能出现疏漏，否则将严重影响企业的运行，导致企业工作处于被动状态，造成较大的经济损失。

一、办公室工作对企业发展的作用

新时期，办公室工作要将自身职能充分发挥出来，以信息支持企业领导做出科学决策。因而，办公室工作必须立足于服务企业，将提供决策信息作为目标，将提醒改进作为手段，调研企业重点工作，以对单位重点和难点问题做到及时了解，掌握有效、准确的信息，进而更好的支持企业领导做出正确决策。同时协助企业领导督查、处理政务，并结合企业思想起草包括工作计划、总结与报告在内的文稿，组织安排各项会议和活动。其中，办公室的督查督办工作有助于企业各项重大决策的落实。同时借助督查督办工作，可对执行时出现的失误进行有效纠正，并且针对执行效果调整各个阶段目标，最终实现对企业全过程的管理。

二、提高石油企业办公室工作的科学管理的措施

（一）提高事前控制意识

对石油企业来说，应重视办公室工作事务的每一个细节，在管理中要树立事前控制高于一切的意识，如此才能有效掌控办公室工作。在起草文稿时，应结合企业既定的目标与运行节奏，做到周全的考虑与充分的准备，以让起稿有更充裕的时间。同时对上级的思想要懂得领会，并要下基层进行调研，以保证资料、信息的全面性、准确性，以更好起草文稿。另外，企业决策者还需评价与论证文稿，以形成纲要性的意见与政策。若在事务接待中，没有将事前控制落实好，没有制定完善的方案，就极易在事务接待中出现问题。为此，每一位办公室工作人员都应具备事前控制意识，以有效掌握全局。

（二）转变服务理念

日益普及的办公自动化，给办公室工作带来了严峻的考验。而衡量办公室工作的根本标准为服务工作是否做好，是否让包括领导、群众在内的多方满意[2]。古语有言“凡事预则立，不预则废”。办公室工作也是如此，必须具备一定的前瞻性，凡事要做到及早考虑，及早下手，在想领导之所想的同时，也要把领导未考虑到的想到，因此，应以主动服务代替被动服务，围绕重点工作进行调研，对辅助管理的信息进行梳理，以在领导制定决策时提供有效参考。除此之外，办公室服务需立足于全局，服务要体现在事前、事中与事后各个阶段，以可行性方案帮助领导做出科学决策，为其提供合理的参考与建议，以督查督办的方式落实各项业务工作，并在工作完成后及时把决策落实领导汇报。

（三）合理规范管理

俗话说：“无规矩不成方圆”。若要促进办公室工作效率与服务质量的不断提高，就必须对制度建设、内部管理和其它各项工作做进一步加强，使之更加规范。首先，应对行为规范予以健全，对岗位责任制予以完善，明确规定各岗位职责，让每一件事都有章可循。其次，制定工作规范，将国外管理学者提出的“六何追问法”引入办公室工作应控制的程序注意事项中，具体来说：（1）何处，即应办何事且这步是否妥当？（2）为何，即为何要采用这一步骤，若将其省去又有何后果？（3）何地，即应在何处完成这一步骤？（4）何时，即何时做这一步骤最为合适？（5）何人，即何人做这一步骤作为恰当？（6）何法，即以什么方法做这一步骤最好？以“六法”为标准，督促执行，促进工作效率的提高。除此之外，还可将一定的“柔性管理”融入管理之中，在对办公室工作人员的情绪、情感因素予以重视的基础上，利用多种柔性方式，如道德引导，理解、认同以及尊重、关爱等，将工作人员的积极性充分调动起来，让每个人的能力均能得到最佳发挥，最大化的实现自身价值。与此同时，还要把良好的选人、用人机制在办公室内部建立起来，引入竞争机制，将业务精湛、踏实肯干、深受领导群众信任的人员选拔到合适的岗位。最后。对于干部员工在工作、生活中出现的难题，应给予切实帮助，做到用事业、用感情、用待遇留人。

（四） 加强工作人员的培训力度

因为办公室工作涉及范围比较广，且具有很强的多变性与综合性。所以，若工作人员拥有的知识面较为狭窄，其服务全局的作用就无法实现。这就需要对工作人员加强专业培训，让其知识面不断扩宽，学习更多的知识，与时代接轨，促进自身综合素质的提高，最终让工作的科学管理得以实现。

三、结语

综上所述，只有全面分析当前石油企业办公室工作管理中存在的问题，并采取科学合理的措施对其做出有效解决，才能让办公室管理工作的科学管理得以实现，让其职能充分发挥出来，从而促进石油企业经济效益和社会效益的提高。

参考文献：

[1]张可心，栾虎，张峰，怀海宁，王碧琴. 试论新形势下石油企业办公室工作的科学管理及对策[J]. 办公室业务，2013，07：11-13.

[2]黎校江. 分析新形势下石油企业办公室工作的科学管理及措施[J]. 办公室业务，2014，05：179.